В организации, которой почти 10 лет, принято решение создать архив. С чего необходимо начать работу по созданию архива?

141

Вопрос

В организации, которой почти 10 лет, принято решение создать архив. С чего необходимо начать работу по созданию архива? Можно ли в архиве хранить текущие дела? На что требуется обратить внимание при организации архивного хранения документов?

Ответ

В организации, которой почти 10 лет, принято решение создать архив. С чего необходимо начать работу по созданию архива? Можно ли в архиве хранить текущие дела? На что требуется обратить внимание при организации архивного хранения документов?

Организация архива "с нуля" - это большой проект, который условно можно разбить на следующие этапы:

1. Предпроектное обследование:

  • составление номенклатуры дел, определение состава документов, сроков их хранения и объемов;

  • изучение законодательной и нормативно-методической базы;

  • разработка предложений по возможным вариантам организации хранения различных групп документов, определение вариантов оборудования, примерные расчеты стоимости организации хранения.

2. Принятие решения:

  • создание рабочей группы или проектной команды и коллегиальное определение перечня документов, которые будут храниться в архиве компании с учетом действующей законодательной базы, и требований по внутренней безопасности и действующих бизнес-процессов;

  • согласование подготовленных ранее вариантов и расчетов (какие документы и где их хранить, объемы предполагаемых к архивному хранению документов, необходимые площади, вид оборудования и его количество, численность персонала).

3. Реализация проекта:

  • выбор и оборудование помещения;

  • разработка и внедрение локального нормативного акта, регламентирующего работу архива компании;

  • подбор и обучение персонала;

  • составление графика и организация перемещения документов в места хранения.

В зависимости от сложившейся ситуации некоторые пункты можно исключить либо дополнить.

Поговорим коротко о каждом из этапов.

Предпроектное обследование

Перед тем, как приступить к реализации проекта по созданию архива и организации архивного хранения документов, необходимо провести предварительную работу (предпроектное обследование) для того, чтобы выяснить, какие документы и в каком объеме вы планируете разместить на архивное хранение, сделать расчет примерной площади помещения для организации хранения всего объема документов, определить количество необходимого оборудования и специалистов и т.д.

Определить состав документов, а также сроки хранения и предполагаемый к хранению объем документов возможно только на основании составленной номенклатуры дел за текущий и предыдущие годы работы компании.

Внимание

Если номенклатуры дел в компании нет, необходимо провести работу по ее составлению. Без проведения этой работы последующее создание архива просто невозможно, т. к. вы не будете знать, какие документы образуются в деятельности компании и сколько времени необходимо их хранить.

В целях избежания ошибок при организации хранения документов, снижения рисков, минимизации расходов компании, настоятельно рекомендую изучить действующую законодательную и нормативно-методическую базу в области архивного дела, а также внутренние бизнес-процессы компании.

Внимание

Возможно, к вашей организации применимы нормативные документы регуляторов, например, Банка России, в которых также могут содержаться требования и ограничения по организации архивного хранения тех или иных групп документов. К данной работе следует привлекать юристов компании, а также руководителей функциональных подразделений, документы которых планируется разместить на хранение в архиве компании.

При изучении законодательной и нормативной базы станет возможным выяснить, хранение каких документов вы обязаны организовать в архиве организации, а какие вы сможете, например, передать на хранение в сервисную компанию.

Важно

На хранение сервисной компании лучше передавать закрытые дела, к которым практически нет обращения. Если не соблюдать это условие, то постоянные запросы документов из хранилища приведут к значительному удорожанию проекта.

Желательно предварительно определить все возможные варианты организации хранения документов, рассмотреть их сильные и слабые стороны, рассчитать примерную стоимость каждого из них, что в дальнейшем позволит выбрать оптимальный вариант. При проведении расчета объема документов требуется получить данные от финансового или маркетингового подразделения по динамике развития бизнеса вашей компании, чтобы можно было спрогнозировать изменение объема документов на пятилетнюю перспективу. Если вы не возьмете эти данные в расчет, то через год-два может оказаться, что организованный с таким трудом архив компании полностью заполнен, и придется проводить аналогичную работу по созданию еще одного архива.

При определении перечня дел, которые планируется хранить в архиве компании, нельзя забывать, что предархивной обработке и архивному хранению, как правило, подлежат дела длительного (10 лет и более) и постоянного срока хранения. Если в компании есть потребность в размещении на архивное хранение документов с иными сроками хранения, то эти документы также необходимо включить в расчет, но при организации хранения желательно соблюдать следующие условия:

  • на архивное хранение принимать только сформированные закрытые дела за предыдущие годы;

  • к принимаемым на архивное хранение делам должно быть минимальное количество обращений.

Внимание

Если не будут соблюдаться указанные условия, то расходы на организацию архивного хранения таких документов могут быть в несколько раз выше, чем организация хранения непосредственно в подразделениях.

Также стоит решить вопрос передачи документов ликвидируемых подразделений на архивное хранение (если речь идет именно о ликвидации, а не о реорганизации). Как правило, в указанном случае ответственными сотрудниками подразделения производится подготовка и передача документов ликвидируемого подразделения в архив.

Обычно организация собственного архива включает следующие расходы:

  • аренда (или покупка) помещения;

  • приобретение стеллажей;

  • установка вентиляции;

  • установка пожарной и охранной сигнализации;

  • приобретение средств (или системы) пожаротушения;

  • оборудование рабочих мест персонала;

  • содержание персонала (заработная плата, налоги, канцтовары и т.п.).

Расчет требуемого количества оборудования (стеллажей) можно провести самостоятельно, для чего необходимо знать:

  • длину полки стеллажа (L);

  • количество полок в одном стеллаже (N);

  • среднюю ширину корешка одной архивной папки (H);

  • количество томов дел, которое планируется разместить на хранение в течение 5 лет (Nf).

  • Получаем следующую формулу расчета:

Примерное количество стеллажей = Nf /(L/H*N)

Пример

Например, вам необходимо разместить на архивное хранение 1500 томов архивных дел.

Для хранения документов вы выбираете, например, стеллаж, длина полки которого – 1 метр (100 см); определяете, что средняя ширина корешка архивного тома – 8 см, а количество полок в одном стеллаже – 5 шт.

1500/ (100/8*5)=240 стеллажей.

При расчете площади архива нужно учесть не только площади стеллажей, но и проходов между ними, а также мест хранения средств пожаротушения, площадь для организации рабочего места специалистов архива и т.д. Кроме того, следует знать, каков будет предполагаемый объем документов, а также определить, какое оборудование будет использоваться: стационарные или раздвижные (мобильные) стеллажи.

Внимание

Использование стационарных односторонних или двусторонних стеллажей потребует в дальнейшем на 30-40% большего количества площадей под архив. Применение же мобильных стеллажей (при значительных объемах хранимых документов) поможет сэкономить площадь помещения, а значит, уменьшить итоговые затраты на проект.

Принятие решения

Несмотря на то, что вопрос организации архивного хранения документов, как правило, входит в ведение подразделения документационного обеспечения управления, не будет правильным вести проект по созданию архива только силами данного подразделения. Желательно создать рабочую группу или проектную команду, в состав которой следует включить юристов компании, руководителей функциональных подразделений, документы которых предполагается разместить на хранение в архиве, а также руководителя финансового подразделения компании (или главного бухгалтера).

Решение о выборе того или иного варианта хранения документов компании лучше принимать коллегиально на основании предоставленной информации, содержащей все необходимые расчеты и обоснования (в т. ч. с обязательным учетом требований законодательной базы).

Реализация проекта

После принятия решения можно приступать к поиску помещения. Идеальным вариантом организации архива компании является одиночное одноэтажное здание, однако такой вариант не всегда возможно найти. Поэтому при подборе помещения для архивного хранилища советуем учитывать следующие рекомендации:

  • архивное помещение желательно размещать на нижних этажах здания, либо здание должно быть оборудовано грузовым лифтом;

  • помещение архива должно быть сухим (важно отсутствие плесени и грибка), иметь отопление и вентиляцию;

  • электропроводка в помещении должна быть хорошо изолирована;

  • желательно, чтобы материал, которым покрыты стены и потолок (а также перегородки, если они имеются), соответствовал Техническому регламенту о требованиях пожарной безопасности;

  • помещение обязательно должно надежно запираться (металлические двери и решетки на окнах, если это первый этаж); по возможности, должна быть установлена охранная сигнализация;

  • межэтажные перекрытия здания должны быть достаточно надежными, чтобы выдержать значительную нагрузку (стеллажи с документами);

  • рекомендуется исключить близость продуктового склада, столовой или кафе, чтобы потом постоянно не бороться с насекомыми и грызунами, а также близость склада с горюче-смазочными материалами.

Организации архивного хранения документов обязательно должна предшествовать работа по разработке локального нормативного акта, подбору и обучению персонала архива, по обучению ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях (поскольку предархивная подготовка документов, как правило, производится в подразделениях с привлечением персонала архива для консультаций).

Совет

Локальный нормативный акт должен содержать требования к подготовке документов для передачи на архивное хранение, а также порядок передачи-приема документов и правила их размещения в архиве.

Внимание

Передача документов на архивное хранение должна проходить не стихийно, а согласно разработанному и утвержденному графику заранее назначенными и обученными ответственными сотрудниками, работающими непосредственно в функциональных подразделениях.

Если учет документов, передаваемых на архивное хранение, будет автоматизирован (согласование актов, учет переданных дел, топология размещения дел в архиве, заявки на выдачу дел и документов, контроль возврата ранее выданных дел и документов и др.), то это в дальнейшем в значительной степени позволит оптимизировать работу всех подразделений компании с архивными документами (например, даст возможность работать с электронными копиями документов с учетом уровня доступа), а также минимизировать сроки предоставления подлинников документов и снизить риск утраты архивных документов.

К сведению

Еще одно важное правило организации работы с документами, размещаемыми на архивное хранение: физический доступ к ним должны иметь только сотрудники архивного подразделения. В противном случае вы не сможете гарантировать надлежащую сохранность документов.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×