text

🍁 Осенний ценопад: скидка 20%! УСПЕТЬ ➤➤➤

Справочник руководителя учреждения культуры

Каким образом осуществляется контроль исполнения документов в организации?

  • 27 декабря 2015
  • 129

Вопрос

Если организация небольшая и контролируемых документов в ней немного, то контроль исполнения осуществляется в традиционном (ручном) режиме с исполнением регистрационно-контрольных карточек (РКК). Для ведения контроля службой ДОУ изготавливается ...

Ответ

Если организация небольшая и контролируемых документов в ней немного, то контроль исполнения осуществляется в традиционном (ручном) режиме с исполнением регистрационно-контрольных карточек (РКК). Для ведения контроля службой ДОУ изготавливается дополнительный экземпляр карточки. В случае журнальной регистрации документов создается контрольная карточка на документы, поставленные на контроль (т.е. проводится вынужденная повторная регистрация документа на карточке).

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Готовая инструкция по делопроизводству, Образец Приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству, Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

При формировании сроковой контрольной картотеки целесообразно предусмотреть как минимум 33 раздела (ячейки):

  • 1-31 ячейки заполняются контрольными карточками со сроками исполнения документов по числам текущего месяца;

  • в 32 ячейку помещают карточки документов, неисполненных в установленный срок (просроченных); после определения нового срока их исполнения карточки переносятся в соответствии с этим сроком в одну из ячеек с 1 по 31;

  • в 33 ячейку помещают карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующие месяцы.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

  • простановка на документе отметки о контроле;

  • направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

  • выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);

  • напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

  • получение информации о ходе и результатах исполнения;

  • запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

  • регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

  • сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

  • подготовка материалов для снятия документов с контроля;

  • снятие документов с контроля по указанию руководителей;

  • формирование картотеки исполненных документов.

Следует подчеркнуть, что контроль исполнения документов, особенно при значительном их количестве, целесообразней вести в автоматизированном режиме, создавая соответствующие контрольные файлы и используя локальную сеть для разностороннего взаимодействия с исполнителями (напоминание о сроках, получение сведений о состоянии исполнения документа, оказание методической помощи исполнителям и т.п.).

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

×

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к системе «Культура»:
возможность скачать документы • доступ к тренингамжурналы для работников учреждения культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.