text

День рождения 💖 журнала! Супер-скидка 🎁 🎁 🎁

Справочник руководителя учреждения культуры

Как выглядит и из каких частей состоит регистрационный индекс служебного письма?

  • 27 декабря 2015
  • 106

Вопрос

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через...

Ответ

Получаемым и отправляемым письмам присваивают сложные номера, состоящие из нескольких частей. Это необходимо для последующего деления всей переписки на отдельные группы (массивы), что облегчает поиск документов, особенно при обращении к ним через несколько лет. Письма по различным вопросам и от разных организаций подшивают в отдельные папки (дела), которые тоже нумеруются. Поэтому индекс письма включает не только очередной порядковый номер документа с начала календарного года, но и номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и исполненный документ, или номер дела, куда будет помещена копия отправленного документа, например:

Пример

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Готовая инструкция по делопроизводству, Образец Приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству, Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

В филиале было получено письмо из вышестоящей организации, поступившее 25.08.2007. С начала календарного года это было, например, 1825-е входящее письмо по счету (по порядковому номеру). Допустим, что переписка с вышестоящей организацией подшивается в дело № 01-14. Таким образом, входящее письмо будет иметь регистрационный индекс (номер): 1825/01-14. Ответ на это письмо будет иметь, например, такой индекс: 01-14/1913, где 01-14 – это номер, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 1913 – очередной порядковый номер исходящего письма.

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды из классификаторов: корреспондентов, структурных подразделений, направлений деятельности и т.д., например:

Пример

Классификатор корреспондентов:

01 – ЗАО "Орбита"

02 – ОАО "Энергомаш"

03 – ООО "Полюс"

Классификатор структурных подразделений:

01 – канцелярия

02 – планово-экономический отдел

03 – бухгалтерия

04 – отдал кадров

Классификатор направлений деятельности:

01 – оперативное управление

0101 – организация системы управления

0102 – распорядительная деятельность

0103 – координация и контроль

02 - планирование и прогнозирование

0201 – текущее планирование

0202 – перспективное планирование

0203 – прогнозирование

03 – …

Классификаторы разрабатываются по усмотрению организации исходя из ее потребностей. Коды из разных классификаторов отделяются друг от друга, как правило, косой чертой. Последовательность расположения в индексе документа кодов из различных классификаторов закрепляется в Инструкции по делопроизводству, например, индекс поступившего письма может иметь следующую структуру:

Пример

Порядковый номер с начала календарного года / номер дела по номенклатуре дел / код по классификатору корреспонденции / код по классификатору направлений деятельности (например, 263/06-18/15-0711).

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»:
возможность скачивать шаблоны • доступ к видеотренингамкниги  для работников культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.