Как правильно зарегистрировать в небольшой организации документацию, присланную сначала по факсу, а затем по почте, в частности, письма, бухгалтерские

27

Вопрос

Как правильно зарегистрировать в небольшой организации документацию, присланную сначала по факсу, а затем по почте, в частности, письма, бухгалтерские документы (счета, платежные поручения, счета-фактуры, товарные накладные, соглашения и др.)...

Ответ

Как правильно зарегистрировать в небольшой организации документацию, присланную сначала по факсу, а затем по почте, в частности, письма, бухгалтерские документы (счета, платежные поручения, счета-фактуры, товарные накладные, соглашения и др.), договоры, дополнительные соглашения к договорам?

Если документ, поступивший по факсу, подлежит исполнению или использованию в справочных целях, он должен регистрироваться. Поступившие по факсу письма регистрируются как входящие документы, отправляемые, - соответственно, как исходящие. В организациях нередко возникают проблемы при регистрации поступающей переписки из-за того, что подлинник документа, поступившего ранее в виде факса, регистрируется под новым номером (а нередко и вновь направляется на резолюцию), так как в традиционных условиях трудно отслеживать факсы и подлинники. Такой проблемы не возникает в организациях, использующих автоматизированные информационные системы для регистрации и учета документов, так как в этом случае при попытке зарегистрировать документ, факсимильная копия которого уже была зарегистрирована ранее, система выдает соответствующее сообщение. Если вы ведете регистрацию в журналах, то факсы (поступающие и отправляемые) лучше регистрировать в отдельном журнале, так легче будет проверить при поступлении подлинника документа, не регистрировался ли уже такой документ в виде факса.

Такие документы как счета, платежные поручения, договоры и др. служба делопроизводства, как правило, не регистрирует, а передает в соответствующие подразделения, где и может вестись их учет.

Пример

Например, бухгалтерии ведут журналы учета поступающих к ним документов: счетов, счетов-фактур и др.

Но если в вашей организации бывают случаи утери документов на этапе передачи в подразделения (ответственность за это, как правило, ложится на службу делопроизводства) вы можете вести учет этих документов, цель которого – зафиксировать факт поступления документов в организацию.

Для каждого вида документов нужно вести отдельные учетные формы (журналы): журнал учета счетов, журнал учета договоров и др. Поскольку основными функциями этих журналов является фиксация факта поступления документа в организацию и факта передачи в структурное подразделение для работы, в журналы достаточно вносить следующие сведения: дата поступления документа, № документа (если он имеется), название документа, организация-автор (от кого получен документ), подразделение, в которое передан документ.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×