Какие журналы регистрации документов и в каком количестве необходимо завести в новой организации?

30

Вопрос

Как правило, отдельно регистрируются следующие основные массивы документов: поступающие документы (входящие); отправляемые документы (исходящие); внутренние документы.

Ответ

Как правило, отдельно регистрируются следующие основные массивы документов:

Однако следует иметь в виду, что в зависимости от количества документов и внутренних потребностей организации могут отдельно регистрироваться и другие массивы документов. Отдельная регистрация возможна для групп документов в зависимости от их вида, автора или содержания.

Пример

Например, приказы руководителя организации по основной деятельности, по личному составу, копии приказов вышестоящей организации, документы, поступившие из правительства Российской Федерации. Также обычно отдельно регистрируют обращения граждан. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи или по электронной почте, также могут регистрироваться отдельным массивом.

Регистрация может быть централизованной и децентрализованной. В случае децентрализованной регистрации подобные журналы могут быть заведены в разных подразделениях, которым будет дано право самостоятельно регистрировать документы.

К сведению

Особенно это уместно для регистрации исходящих документов на тех участках, где у руководителя подразделения есть право их подписывать.

Таким образом, определение необходимого количества журналов регистрации – это обязанность и право работников службы делопроизводства.

На начальном этапе определение количества журналов регистрации производится на основе анализа функций и структуры организации, но в дальнейшем количество журналов может быть изменено с учетом данных об объеме и составе документов.

Также, отвечая на заданный вопрос, нельзя не сказать о том, что ведение журналов сегодня, в эпоху повсеместного распространения компьютеров, выглядит достаточно архаично. Даже если в организации нет возможности внедрить какую-либо специальную делопроизводственную программу, то можно использовать стандартные редакторы Word и Excel, создав с их помощью аналог бумажного журнала. Главное, о чем нужно помнить: для корректного ведения журналов или базы данных требуется, чтобы передача документов от одного лица (подразделения) другому осуществлялась через службу делопроизводства с фиксацией этих передач, вплоть до списания документа в дело с указанием номера дела и номера тома.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×