Какие этапы проходят входящие документы в организации?

20

Вопрос

Движение входящих документов включает следующие этапы: первичную обработку (проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, постановка регистрационного штампа и т.п);

Ответ

Движение входящих документов включает следующие этапы:

  • первичную обработку (проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, постановка регистрационного штампа и т.п);

  • предварительное рассмотрение (распределение документов на потоки с учетом дальнейшего рассмотрения и исполнения);

  • регистрацию документов в учетных формах;

  • рассмотрение документов руководителем и принятие управленческих решений (постановка резолюции);

  • передачу на исполнение;

  • исполнение документов;

  • контроль за исполнением;

  • направление исполненного документа в дело.

Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Целесообразно иметь в организации трафаретный текст такого письма.

В некоторых случаях отсутствие документов в конвертах или бандеролях (договоров, актов экспертизы, технических документов) может приводить к конфликтным ситуациям, поэтому факт отсутствия наиболее важных документов лучше подтвердить составлением акта.

Второй экземпляр составленного акта высылается для информации в организацию – отправитель корреспонденции.

До настоящего времени большинство организаций получают входящую корреспонденцию в основном в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций не принято вскрывать - их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты распечатываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержащимся в них документам.

Конверты целесообразно сохранять лишь тогда, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Обязательно сохраняют конверты в случае значительного временного разрыва между датой регистрации документа в организации – отправителя и датой его получения организацией – адресатом, а также не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и жалобы граждан.

Предварительно рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

  • предназначенные для рассмотрения руководителю организации;

  • направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Важно

Правильное распределение поступившей корреспонденции необходимо для выделения документов по оперативным вопросам, не требующих рассмотрения руководителем организации. Выбор оптимального маршрута движения входящего документа обеспечивает быстрое решение содержащегося в нем вопроса, а также экономит рабочее время руководителя организации.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, нужную для принятия управленческих решений, например:

Пример

  1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

  2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

  3. Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

  4. Документ, поступивший из вышестоящей организации (из органов местного самоуправления и надзорно-контрольных органов и т.п.).

Целесообразно направить на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации следующие документы:

Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

Письмо-запрос, полученное от торгового дома о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по конкретному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы направляются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Передавать документы исполнителям принято под роспись для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации. При передаче документов делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Оригинал входящего документа передается ответственному исполнителю, заверенные копии – другим исполнителям.

В крупных организациях при передаче в структурные подразделения большого количества поступивших документов во избежание потерь документов, путаницы с их передачей и конфликтных ситуаций желательно составлять реестр (опись) переданных на исполнение документов.

Ход исполнения документов контролируется службой ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Дополнительную информацию см. в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 в разделе 3.4. Организация документооборота.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль