text

🎁 УЛЁТНЫЕ СКИДКИ 30%! Поймать »

Справочник руководителя учреждения культуры

Какие этапы проходят входящие документы в организации?

  • 27 декабря 2015
  • 35

Вопрос

Движение входящих документов включает следующие этапы: первичную обработку (проверка правильности доставки, вскрытие конвертов, постановка регистрационного штампа и т.п);

Ответ

Движение входящих документов включает следующие этапы:

Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Целесообразно иметь в организации трафаретный текст такого письма.

В некоторых случаях отсутствие документов в конвертах или бандеролях (договоров, актов экспертизы, технических документов) может приводить к конфликтным ситуациям, поэтому факт отсутствия наиболее важных документов лучше подтвердить составлением акта.

Второй экземпляр составленного акта высылается для информации в организацию – отправитель корреспонденции.

До настоящего времени большинство организаций получают входящую корреспонденцию в основном в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций не принято вскрывать - их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты распечатываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержащимся в них документам.

Конверты целесообразно сохранять лишь тогда, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Обязательно сохраняют конверты в случае значительного временного разрыва между датой регистрации документа в организации – отправителя и датой его получения организацией – адресатом, а также не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и жалобы граждан.

Предварительно рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

  • предназначенные для рассмотрения руководителю организации;

  • направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Важно

Правильное распределение поступившей корреспонденции необходимо для выделения документов по оперативным вопросам, не требующих рассмотрения руководителем организации. Выбор оптимального маршрута движения входящего документа обеспечивает быстрое решение содержащегося в нем вопроса, а также экономит рабочее время руководителя организации.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, нужную для принятия управленческих решений, например:

Пример

  1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

  2. Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

  3. Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

  4. Документ, поступивший из вышестоящей организации (из органов местного самоуправления и надзорно-контрольных органов и т.п.).

Целесообразно направить на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации следующие документы:

Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

Письмо-запрос, полученное от торгового дома о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по конкретному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы направляются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Передавать документы исполнителям принято под роспись для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации. При передаче документов делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Оригинал входящего документа передается ответственному исполнителю, заверенные копии – другим исполнителям.

В крупных организациях при передаче в структурные подразделения большого количества поступивших документов во избежание потерь документов, путаницы с их передачей и конфликтных ситуаций желательно составлять реестр (опись) переданных на исполнение документов.

Ход исполнения документов контролируется службой ДОУ. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Дополнительную информацию см. в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 в разделе 3.4. Организация документооборота.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Справочная сиистема
Вы выиграли отличный подарок!
Получите доступ к Системе «Культура» на 3 дня!

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к системе «Культура»:
возможность скачать документы • доступ к тренингамжурналы для работников учреждения культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.