Каковы особенности оформления докладных записок? В чем разница в оформлении докладных и служебных записок?

80

Вопрос

Докладные записки и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию руководства. С точки зрения оформления докладные и служебные записки очень близки друг другу. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения ...

Ответ

Докладные записки и служебные записки создаются по инициативе работника или по заданию руководства.

С точки зрения оформления докладные и служебные записки очень близки друг другу. Они имеют одинаковый состав реквизитов: наименование подразделения – автора документа, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Поскольку мы говорим о внутренних документах, место составления не указывается. При оформлении реквизитов следует придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов и установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Заголовок к тексту докладной или служебной записки составляется не всегда. Если текст небольшого объема (4-5 строк), заголовок можно не составлять.

Для составления докладных и служебных записок удобно использовать электронные шаблоны, содержащие реквизиты заголовочной части. Учитывая, что в докладных и служебных записках всегда указывается адресат, лучше использовать шаблоны с угловым расположением реквизитов, например:

Пример 

Отдел планирования и отчетности

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

[ ]

____________ № _______

[ ]

Отдел планирования и отчетности

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

[ ]

____________ № _______

[ ]

В некоторых организациях сложилась такая форма докладных и служебных записок, в которой наименование подразделения – автора документа в заголовочной части документа не указывается, но в подписи должностного лица наряду с должностью указывается название структурного подразделения, например:

Пример 

Руководитель Департамента

валютных операций

Подпись

И.О. Фамилия

Оба варианта оформления приемлемы, главное, чтобы можно было определить автора докладной или служебной записки и чтобы в организации все подразделения оформляли эти документы одинаково.

В некоторых организациях для составления докладных и служебных записок используется шаблон по типу шаблонов для факсимильных сообщений, например:

Пример

Кому:

От:

Дата:

Тема:

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Далее – текст.

Докладные и служебные записки изготавливаются с помощью компьютерной техники. Название вида документа желательно печатать прописными буквами. Если нет возможности напечатать документ, можно написать от руки. Докладная или служебная записка, написанная от руки, если есть подпись составителя, – такой же полноценный документ, как и напечатанный с помощью технических средств.

Дата – обязательный реквизит докладной или служебной записки. Датой для этих документов является дата составления и подписания составителем. Если в организации докладные и служебные регистрируются, то регистрационный номер проставляется рядом с датой, как, например, это делается в деловых письмах.

Регистрируются докладные и служебные записки или в подразделении по месту создания, или централизованно в службе ДОУ.

Требования, предъявляемые к текстам докладных и служебных записок, аналогичны требованиям к текстам деловых писем. Не случайно докладные и служебные записки называют внутренней перепиской.

В организациях, которые представляют собой группу компаний (холдинг), в случаях, когда руководитель отдельной компании обращается к руководителю группы компаний, а также при переписке компаний между собой следует использовать не докладные и служебные записки, а деловые письма. Как правило, каждая компания имеет собственный бланк письма, и переписка с руководством группы компаний и компаний между собой рассматривается как внешняя переписка.

Докладные и служебные записки используются только как внутренняя переписка исключительно внутри каждой компании.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×