text

🎁 УЛЁТНЫЕ СКИДКИ 30%! Поймать »

Справочник руководителя учреждения культуры

Каким документом можно уведомить коллег о проведении конференции, семинара или сообщить им какую-то важную новость?

  • 26 декабря 2015
  • 54

Вопрос

Для сообщения информации в управленческой деятельности широко используются деловые письма. К сведению Это может быть информация о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.), о каких-либо действиях...

Ответ

Для сообщения информации в управленческой деятельности широко используются деловые письма.

К сведению

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Готовая инструкция по делопроизводству, Образец Приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству, Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Это может быть информация о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.), о каких-либо действиях, которые может или должен совершить корреспондент, либо об особенностях применения законодательных или иных нормативных правовых актов и др. Такие письма в совокупности относят к письмам информационного характера.

Существует несколько разновидностей писем для которых именно информационная функция является главной. Это письма-сообщения, извещения и уведомления.

Определить четкие границы между этими разновидностями писем достаточно трудно. Можно даже сказать, что выбор той или иной разновидности письма во многих случаях определяется традициями, сложившимися в определенной сфере делового общения.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Пример

Сообщаем Вам, что …

Информируем Вас о том, что …

Доводим до Вашего сведения, что …

Извещаем Вас о …

Считаем необходимым поставить Вас в известность о …

Письмо-сообщение может состоять из двух частей (обоснование – заключение) или только одной части (заключения). В первом случае письмо-сообщение составляется по следующей схеме:

Пример

В связи с … (или: В соответствии с …; В целях … и др.)… сообщаем Вам, что … (или: …сообщаем Вам о том, что…).

В управленческой деятельности письма-извещения и письма-уведомления, как правило, используются для информирования организаций, учреждений, предприятий, лиц о каких-либо мероприятиях или действиях с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях или к осуществлению каких-либо ответных действий.

Внимание

В зависимости от конкретной ситуации эти разновидности писем могут только сообщать информацию о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую дополнительную информацию.

Письма-извещения и уведомления могут иметь приложения - программу мероприятия, анкету участника или иные информационные материалы.

В извещениях и уведомлениях практически не используются вступительные обращения этикетного характера: "Уважаемый …!" или "Уважаемые …!" , в отличие от писем-приглашений, в которых, напротив, должны присутствовать и вступительные обращения, и заключительная этикетная фраза "С уважением", а в качестве ключевой фразы выступает глагол "приглашаем".

Извещения и уведомления обычно начинаются указанием даты, времени, места проведения мероприятия:

Пример

"15 ноября 2012 г. в 15.00 в конференц-зале академии состоится …" или "Сообщаем, что 11 октября 2012 г. в 10.00 состоится заседание…".

В письмах-уведомлениях, как правило, используется ключевая фраза:

Пример

"Уведомляем Вас о ….", "Уведомляем, что …" и т.п.

Извещения и уведомления, направляемые широкому кругу адресатов, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются извещения и уведомления руководителем организации, заместителем руководителя или непосредственно лицом, отвечающим за организацию и проведения мероприятия. Эти письма могут подписываться руководителями нескольких организаций, если мероприятие - совместное.

Письма-извещения и уведомления могут рассылаться по факсу, электронной почте, при этом в большинстве случаев не требуется направлять корреспонденту подлинник письма по почте. Для писем-извещений и уведомлений организации могут использовать унифицированные формы с трафаретным текстом.

Для информирования широкого круга адресатов письма-извещения и уведомления могут публиковаться в печати, например, извещения (уведомления) о проведении годовых собраний акционеров в акционерных обществах.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Справочная сиистема
Вы выиграли отличный подарок!
Получите доступ к Системе «Культура» на 3 дня!

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к системе «Культура»:
возможность скачать документы • доступ к тренингамжурналы для работников учреждения культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.