Каким образом оформляются письма-заявки просьбы?

38

Вопрос

Предлагаем вам оформить письмо-заявку. Оно как раз составляется в том случае, если компании или лицу необходимо обратиться в организацию, специализирующуюся в определенной сфере деятельности, c просьбой выполнить какие-либо действия...

Ответ

Предлагаем вам оформить письмо-заявку. Оно как раз составляется в том случае, если компании или лицу необходимо обратиться в организацию, специализирующуюся в определенной сфере деятельности, c просьбой выполнить какие-либо действия. В практике деловой переписки существует множество разновидностей писем-заявок. Управленческие ситуации, дающие повод для составления таких писем, возникают в деятельности различных организаций - как органов власти и управления, так и негосударственных организаций.

Разновидности писем-заявок. В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами, письмо-заявка может использоваться как первичный документ, на основании которого проводится предварительное рассмотрение вопроса, после чего оформляется заказ или составляется договор, а также как документ, необходимый на стадии исполнения сделки, например, при транспортировке груза, проведении экспертизы товара и в других ситуациях.

Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы власти и управления в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и др. Такие документы, часто называемые заявками, по сути своей являются заявлениями и, как правило, сопровождаются обязательным комплексом документов.

Письма-заявки условно можно разделить на:

  • заявки, составляемые на бланке письма организации в свободной форме;

  • заявки, составляемые на бланке письма организации по установленной форме;

  • заявки, составляемые по установленной форме, но не имеющие реквизитов бланка организации.

Унифицированные формы заявок, как правило, разрабатываются организациями при проведении мероприятий, рассчитанных на привлечение широкого круга организаций и лиц, а также в системе электронной торговли. Получение заявок от организаций и лиц, проявивших интерес к мероприятию, необходимо для последующего планирования мероприятия.

Как правило, унифицированные формы заявок рассылаются заинтересованным лицам в качестве приложения к инициативному информационному письму или размещаются на интернет-сайте организации.

Унифицированные формы заявок, как правило, представлены в виде текста-анкеты или в виде трафаретного текста.

Внимание

Текст-анкета построен по принципу "вопрос-ответ", трафаретный текст содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, сохраняя при этом грамматическую связность, присущую текстам на естественном языке.

Заявки, составляемые на бланке письма организации в свободной форме. Письмо-заявка может быть инициативным, а может быть ответом на предложение, сделанное заинтересованной организацией. Инициативная заявка составляется в тех случаях, если информация об услугах (товарах), проводимых мероприятиях уже известна автору из каких-либо источников.

Инициативная заявка и заявка, являющаяся ответом на предложение, могут составляться как обычное деловое письмо на бланке организации. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах.

Пример

Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме …

Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей организации в конференции …

Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля … и т.п.

Как составить и оформить письмо-заявку?

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.

Пример

Если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

  • название мероприятия;

  • дата его проведения;

  • форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

  • фамилия, имя и отчество участника (участников);

  • место работы, должность;

  • почтовый адрес, телефон для связи, адрес электронной почты;

  • потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если проводятся творческие мероприятия (фестивали, конкурсы и т.п.), то в письме-приглашении, как правило, оговаривается обязательное представление результатов творческой деятельности в той или иной форме (на видеокассете, аудиокассете, в виде фотографий, компакт-диска и др.).

Внимание

В этом случае одновременно с заявкой в адрес организаторов мероприятия высылаются необходимые материалы, о чем в тексте заявки обязательно должно быть сказано.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все требуемые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь.

Внимание

В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.

Авторы заявок должны иметь в виду, что если заявка составляется на бланке письма, ни название разновидности письма ("заявка"), ни название разновидности самой заявки ("гарантийная заявка") в письме не указываются - это не принято в практике деловой переписки и не предусмотрено формуляром письма.

Подписывается заявка так же, как любое деловое письмо – руководителем организации или одним из его заместителей. Если заявка содержит гарантию, она должна удостоверяться как гарантийное письмо: двумя подписями (руководителя организации или заместителя и главного бухгалтера) и печатью организации.

Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×