Чем выписка из документа отличается от копии документа? Как правильно оформить выписку, например из протокола?

141

Вопрос

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если документ имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию.

Ответ

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если документ имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию.

К сведению

Выписка из документа – это способ извлечь из документа только ту информацию, которая важна для конкретного работника и к которой работнику разрешен доступ.

Для заверения копий документов в делопроизводстве используется реквизит "Отметка о заверении копии документа". Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов" (далее – Стандарт). Стандарт устанавливает следующее:

"При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Пример 

Верно

Инспектор службы кадров

Дата

Личная подпись

Т.С. Левченко

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации".

Поскольку выписка из документа – разновидность копии документа, этот реквизит (отметка о заверении копии документа) мы можем использовать и при заверении выписок из документов, но только в том случае, если для конкретного вида выписок не установлен иной порядок заверения. Кроме части (частей) текста документа, которые переносятся в выписку, в выписке полностью воспроизводится заголовочная часть документа, но вместо наименования вида документа указывается: выписка из приказа, выписка из протокола, выписка из постановления и др. Под текстом выписки указывают должность (должности) лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию.

Пример

Если оформляется выписка из протокола заседания, в выписку переносятся сведения о председателе (председательствующем), секретаре, лицах, присутствовавших на заседании, в повестке дня указывается только тот вопрос (вопросы), информация о котором переносится в выписку.

Для заверения выписки используется отметка о заверении копии, хотя в практике работы с документами нормативными актами организации может быть предусмотрено правило подписания выписки из документа (протокола, решения) тем должностным лицом, которым подписан документ.

Отметка о заверении копии оформляется также в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 . Состав реквизитов протоколов отражен в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×