При подготовке большинства служебных документов часто возникает необходимость согласования их проектов с заинтересованными должностными лицами

301

Вопрос

При подготовке большинства служебных документов часто возникает необходимость согласования их проектов с заинтересованными должностными лицами, работающими как в самой организации, так и в организациях-партнерах. Кто из должностных лиц может привлекаться к процессу согласования?...

Ответ

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, с учетом конкретной ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся управленческих ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указать в Инструкции по делопроизводству, с кем согласовываются документы, оформляемые по тем или иным вопросам.

Информация о порядке согласования служебных документов, содержащаяся в Инструкции по делопроизводству, в дальнейшем должна быть внесена в положения о соответствующих структурных подразделениях организации (раздел "Функции") и в должностные инструкции работников этих подразделений (раздел "Должностные обязанности").

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется закрепить последовательность проставления на документе виз согласования, например:

  • ответственный исполнитель, подготовивший проект документа;руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
  • заинтересованные должностные лица других структурных подразделений организации (бухгалтерии, финансового отдела и др.);
  • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
  • коллегиальный орган общественной организации (при ее наличии и необходимости согласования документа с общественной организацией);
  • руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Необходимо учесть, что в случае согласования документа с коллегиальным органом общественной организации в грифе согласования должна быть сделана ссылка на протокол заседания данного органа, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Распространенной в практике ошибкой является неверное оформление факта согласования документа, например, с профсоюзным комитетом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома, отражающая его личное мнение по рассматриваемому вопросу, вместо ссылки на протокол заседания профкома, показывающий коллективное мнение членов профкома.

Для закрепления в Инструкции по делопроизводству порядка согласования документов с должностными лицами других организаций можно порекомендовать, например, такую последовательность согласования:

  • с организациями, интересы которых непосредственно затрагивает данный документ;
  • с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
  • с общественными организациями (при необходимости);
  • с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (противопожарный надзор, экологический надзор, санитарный контроль и т.п.);
  • с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Далеко не во всех организациях обращается внимание на предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76  формы согласования документов (визы и грифы согласования), а также порядок применения этих форм. В итоге, нередко, возникают или путаница при оформлении в документах результатов согласования (например, для внутреннего согласования документов используют грифы согласования вместо виз), или характерные ошибки (например, перед несколькими визами согласования сначала ставят слово СОГЛАСОВАНО). Полагаем, что в Инструкции по делопроизводству должен быть четко и однозначно решен вопрос об оформлении виз и грифов согласования и установлен порядок использования данных реквизитов.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×