text

🍁 Осенний ценопад: скидка 20%! УСПЕТЬ ➤➤➤

Справочник руководителя учреждения культуры

При подготовке большинства служебных документов часто возникает необходимость согласования их проектов с заинтересованными должностными лицами

  • 25 декабря 2015
  • 301

Вопрос

При подготовке большинства служебных документов часто возникает необходимость согласования их проектов с заинтересованными должностными лицами, работающими как в самой организации, так и в организациях-партнерах. Кто из должностных лиц может привлекаться к процессу согласования?...

Ответ

Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, с учетом конкретной ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся управленческих ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указать в Инструкции по делопроизводству, с кем согласовываются документы, оформляемые по тем или иным вопросам.

Информация о порядке согласования служебных документов, содержащаяся в Инструкции по делопроизводству, в дальнейшем должна быть внесена в положения о соответствующих структурных подразделениях организации (раздел "Функции") и в должностные инструкции работников этих подразделений (раздел "Должностные обязанности").

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Готовая инструкция по делопроизводству, Образец Приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству, Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется закрепить последовательность проставления на документе виз согласования, например:

  • ответственный исполнитель, подготовивший проект документа;руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
  • заинтересованные должностные лица других структурных подразделений организации (бухгалтерии, финансового отдела и др.);
  • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
  • коллегиальный орган общественной организации (при ее наличии и необходимости согласования документа с общественной организацией);
  • руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Необходимо учесть, что в случае согласования документа с коллегиальным органом общественной организации в грифе согласования должна быть сделана ссылка на протокол заседания данного органа, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.

Распространенной в практике ошибкой является неверное оформление факта согласования документа, например, с профсоюзным комитетом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома, отражающая его личное мнение по рассматриваемому вопросу, вместо ссылки на протокол заседания профкома, показывающий коллективное мнение членов профкома.

Для закрепления в Инструкции по делопроизводству порядка согласования документов с должностными лицами других организаций можно порекомендовать, например, такую последовательность согласования:

  • с организациями, интересы которых непосредственно затрагивает данный документ;
  • с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
  • с общественными организациями (при необходимости);
  • с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (противопожарный надзор, экологический надзор, санитарный контроль и т.п.);
  • с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Далеко не во всех организациях обращается внимание на предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76  формы согласования документов (визы и грифы согласования), а также порядок применения этих форм. В итоге, нередко, возникают или путаница при оформлении в документах результатов согласования (например, для внутреннего согласования документов используют грифы согласования вместо виз), или характерные ошибки (например, перед несколькими визами согласования сначала ставят слово СОГЛАСОВАНО). Полагаем, что в Инструкции по делопроизводству должен быть четко и однозначно решен вопрос об оформлении виз и грифов согласования и установлен порядок использования данных реквизитов.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»:
возможность скачивать шаблоны • доступ к видеотренингамкниги  для работников культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.