Справочник руководителя учреждения культуры

Ведение, уничтожение, хранение личных дел работников

15 августа 2019
32
Средний балл: 0 из 5
директор ГБУК г. Москвы «ДК "Смена"»

Инструкция, как поступать с делами уволенных работников, нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований, как уничтожать ненужные копии документов в личных делах

Ведение, уничтожение, хранение личных дел работниковЗа ошибки в ведении, хранении, уничтожении личных дел сотрудников предусмотрены штрафы.

Дарья Аксютина, директор ГБУК г. Москвы «ДК "Смена"» в статье рассказала, как поступать с делами уволенных работников, разъяснила, нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований, рассказала, как уничтожать ненужные копии документов в делах, привела лист с вопросами для самопроверки, который поможет выявить и устранить нарушения до прихода контролеров.

Что делать с личными делами уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников оформляют как любое другое дело по номенклатуре: на них проставляют дату окончания ведения, нумеруют и прошивают страницы, создают опись дела и лист-заверитель. Количество листов в деле не должно превышать 250 листов. Иначе их разбивают на тома с нумерацией и аналогичным оформлением. После чего личные дела отправляют в архив: если позволяют площади вашего учреждения — в архив учреждения, если нет — заключают договор с организацией, которая принимает дела на хранение.

Сколько хранить дела уволенных

Нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований

Посетители не являются работниками учреждения, поэтому к ним сложно применить формулировку «личные дела». Данный вопрос никак не регламентирован и остается на усмотрение учреждения. Если в учреждении принимается решение вести такую работу, необходимо обеспечить правильное хранение, защиту от несанкционированного доступа и соблюдение законодательства в области персональных данных.

Особое внимание рекомендую обратить на отношение проверяющих к информации, избыточной для целей обработки персональных данных, что как минимум требует издать локальный акт учреждения о том, зачем, кем, каким образом и на основании чего эта работа проводится.

Как уничтожить копии документов в личных делах, которых там не должно быть

Если документов изначально не должно быть в личных делах и они отсутствуют в описи, их можно изъять. Порядок уничтожения зависит от типа документа и может разниться от «порвать и выбросить» до «провести заседание экспертно-проверочной комиссии».

Если документы изначально подразумевались, а потом, например, в связи с изданием нового порядка ведения личных дел перестали подшиваться — старые надо оставить, а новые уже можно не подшивать.

Если документы изначально подшивались в соответствии с законодательством, а затем законодательство изменилось и документы необходимо изъять, лучше сделать опись дела с указанием этих документов. После этого в описи напротив документа придется сделать пометку об изъятии, его причинах и лице (организации), которое изъяло бумагу. Сами документы изъять и в зависимости от ситуации — обеспечить им правильное хранение или грамотное уничтожение.

Чек-лист для самопроверки по личным делам сотрудников

Приказ об обращении ПКУ препаратовСкачать документ

В полной версии статьи эксперт назвала типичные ошибки при оформлении личных дел сотрудников.

Читать полную версию статьи >>


  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Материал проверен экспертами Актион Культура

logo
×
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт для работников культуры!


Сultmanager.ru - профессиональный сайт, статьи здесь закрыты. Для работника культуры регистрация займет 1 минуту.

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Культура»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.