Справочник руководителя учреждения культуры

Ведение, уничтожение, хранение личных дел работников

15 августа 2019
48
Средний балл: 0 из 5
директор ГБУК г. Москвы «ДК "Смена"»

Инструкция, как поступать с делами уволенных работников, нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований, как уничтожать ненужные копии документов в личных делах

Ведение, уничтожение, хранение личных дел работниковЗа ошибки в ведении, хранении, уничтожении личных дел сотрудников предусмотрены штрафы.

Дарья Аксютина, директор ГБУК г. Москвы «ДК "Смена"» в статье рассказала, как поступать с делами уволенных работников, разъяснила, нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований, рассказала, как уничтожать ненужные копии документов в делах, привела лист с вопросами для самопроверки, который поможет выявить и устранить нарушения до прихода контролеров.

Что делать с личными делами уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников оформляют как любое другое дело по номенклатуре: на них проставляют дату окончания ведения, нумеруют и прошивают страницы, создают опись дела и лист-заверитель. Количество листов в деле не должно превышать 250 листов. Иначе их разбивают на тома с нумерацией и аналогичным оформлением. После чего личные дела отправляют в архив: если позволяют площади вашего учреждения — в архив учреждения, если нет — заключают договор с организацией, которая принимает дела на хранение.

Сколько хранить дела уволенных

Нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований

Посетители не являются работниками учреждения, поэтому к ним сложно применить формулировку «личные дела». Данный вопрос никак не регламентирован и остается на усмотрение учреждения. Если в учреждении принимается решение вести такую работу, необходимо обеспечить правильное хранение, защиту от несанкционированного доступа и соблюдение законодательства в области персональных данных.

Особое внимание рекомендую обратить на отношение проверяющих к информации, избыточной для целей обработки персональных данных, что как минимум требует издать локальный акт учреждения о том, зачем, кем, каким образом и на основании чего эта работа проводится.

Как уничтожить копии документов в личных делах, которых там не должно быть

Если документов изначально не должно быть в личных делах и они отсутствуют в описи, их можно изъять. Порядок уничтожения зависит от типа документа и может разниться от «порвать и выбросить» до «провести заседание экспертно-проверочной комиссии».

Если документы изначально подразумевались, а потом, например, в связи с изданием нового порядка ведения личных дел перестали подшиваться — старые надо оставить, а новые уже можно не подшивать.

Если документы изначально подшивались в соответствии с законодательством, а затем законодательство изменилось и документы необходимо изъять, лучше сделать опись дела с указанием этих документов. После этого в описи напротив документа придется сделать пометку об изъятии, его причинах и лице (организации), которое изъяло бумагу. Сами документы изъять и в зависимости от ситуации — обеспечить им правильное хранение или грамотное уничтожение.

Чек-лист для самопроверки по личным делам сотрудников

Приказ об обращении ПКУ препаратовСкачать документ

В полной версии статьи эксперт назвала типичные ошибки при оформлении личных дел сотрудников.

Читать полную версию статьи >>


  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Материал проверен экспертами Актион Культура

logo
×
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
Сайт для работников культуры!


Сultmanager.ru - профессиональный сайт, статьи здесь закрыты. Для работника культуры регистрация займет 1 минуту.

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
×
×

Гость,

 

Вам предоставлен персональный
доступ к «Система Культура»

Активировать

Гость,
редакция выбрала Вас!

Заберите свежий номер журнала
«Справочник руководителя учреждения культуры»

Забрать журнал

Гость,

начните обучение на новом курсе
Школы менеджера культуры
«Управление учреждением культуры»

Посмотрите программу
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.