Справочник руководителя учреждения культуры

Типичные ошибки при оформлении личных дел сотрудников

1 августа 2019
397
Средний балл: 0 из 5
директор ГБУК г. Москвы «ДК "Смена"»

Разъяснения эксперта, в каких случаях учреждение обязано вести личные дела сотрудников и когда может отказаться, сколько, где и как хранить архивные личные дела, что делать с документами из закрытых дел

Типичные ошибки при оформлении личных дел сотрудниковНачальник отдела кадров столичной Дирекции культурных центров Дарья Аксютина ответила на наболевшие вопросы о личных делах сотрудников.

В статье эксперт рассказала, в каких случаях учреждение обязано завести личные дела сотрудников и когда может отказаться от этого права, сколько, где и как хранить архивные личные дела, что делать с документами из закрытых дел. Комментарии эксперта помогут привести личные дела сотрудников учреждения в порядок и избежать претензий контролеров по персональным данным.

Обязано ли учреждение культуры вести личные дела

Категории работников, на которых учреждение обязано вести личные дела, установлены законодательно. В основном это служащие, педагогические работники. Необходимо учитывать, что если в локальных актах самого учреждения есть отсылки к личным делам работников, это косвенно указывает на обязанность их вести.

Обязанность вести личные дела вправе установить вышестоящее учреждение. Например, для учреждений, подведомственных столичному департаменту культуры, управление документационного обеспечения и контроля направило разъяснения по ведению личных дел. Однако в разъяснениях есть оговорка «в случае их ведения», что предусматривает возможность не оформлять личные дела.

Если личные дела решили не вести, в номенклатуре дел учреждения необходимо предусмотреть дела со следующим составом — посмотреть перечень дел

К сведению

На сотрудников по срочным договорам (до года) можно оформлять отдельное общее дело — рекомендует столичный департамент культуры.

Что делать с документами из закрытых личных дел

Личные дела, как и любые документы, которые ведут в учреждении, отражают в номенклатуре дел. Чтобы перестать вести дело, необходимо внести изменения в номенклатуру. С даты, когда вводят новую номенклатуру, действовавшее дело закрывают. При этом закрытые личные дела хранят 50–75 лет, а документы, изданные после утверждения новой номенклатуры, подшивают в заведенные для этих целей папки. Например, в папку «Трудовые договоры с работниками и изменения к ним».

Важно: акты об уничтожении архивных документов хранят постоянно.

Памятка, какие документы подшить в личное дело работника

Приказ об обращении ПКУ препаратовСкачать документ

Нужно ли вести личные дела на совместителей

Если учреждение ведет личные дела, их придется заводить на всех сотрудников.

  • Внешний совместитель — такой же новый сотрудник, как и тот, что устроился по основному месту работы.
  • Внутренний совместитель — вовсе не тот сотрудник, который работает в учреждении на основном месте: у него другой трудовой договор, другой режим работы и оплата труда, другой табельный номер.

Чтобы принять внутреннего совместителя, издают приказ о приеме, чтобы уволить — приказ о прекращении (расторжении) трудового договора. И оформлять совместителей правильно как отдельных работников, со всеми вытекающими последствиями, в том числе формированием отдельного личного дела.

Узнать подробности >>

В полной версии статьи эксперт также разъяснила, что делать с личными делами уволенных сотрудников, нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований, как уничтожить копии документов в личных делах, которых там не должно быть, поделилась чек-листом, который поможет выявить лишние документы в личных делах работников.

Читать полную версию статьи >>


  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Материал проверен экспертами Актион Культура

logo
×
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
Сайт для работников культуры!


Сultmanager.ru - профессиональный сайт, статьи здесь закрыты. Для работника культуры регистрация займет 1 минуту.

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
×
×

Гость,

 

Вам предоставлен персональный
доступ к «Система Культура»

Активировать

Гость,
редакция выбрала Вас!

Заберите свежий номер журнала
«Справочник руководителя учреждения культуры»

Забрать журнал

Гость,

начните обучение на новом курсе
Школы менеджера культуры
«Управление учреждением культуры»

Посмотрите программу
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.