Справочник руководителя учреждения культуры

Типичные ошибки при оформлении личных дел сотрудников

1 августа 2019
370
Средний балл: 0 из 5
директор ГБУК г. Москвы «ДК "Смена"»

Разъяснения эксперта, в каких случаях учреждение обязано вести личные дела сотрудников и когда может отказаться, сколько, где и как хранить архивные личные дела, что делать с документами из закрытых дел

Типичные ошибки при оформлении личных дел сотрудниковНачальник отдела кадров столичной Дирекции культурных центров Дарья Аксютина ответила на наболевшие вопросы о личных делах сотрудников.

В статье эксперт рассказала, в каких случаях учреждение обязано завести личные дела сотрудников и когда может отказаться от этого права, сколько, где и как хранить архивные личные дела, что делать с документами из закрытых дел. Комментарии эксперта помогут привести личные дела сотрудников учреждения в порядок и избежать претензий контролеров по персональным данным.

Обязано ли учреждение культуры вести личные дела

Категории работников, на которых учреждение обязано вести личные дела, установлены законодательно. В основном это служащие, педагогические работники. Необходимо учитывать, что если в локальных актах самого учреждения есть отсылки к личным делам работников, это косвенно указывает на обязанность их вести.

Обязанность вести личные дела вправе установить вышестоящее учреждение. Например, для учреждений, подведомственных столичному департаменту культуры, управление документационного обеспечения и контроля направило разъяснения по ведению личных дел. Однако в разъяснениях есть оговорка «в случае их ведения», что предусматривает возможность не оформлять личные дела.

Если личные дела решили не вести, в номенклатуре дел учреждения необходимо предусмотреть дела со следующим составом — посмотреть перечень дел

К сведению

На сотрудников по срочным договорам (до года) можно оформлять отдельное общее дело — рекомендует столичный департамент культуры.

Что делать с документами из закрытых личных дел

Личные дела, как и любые документы, которые ведут в учреждении, отражают в номенклатуре дел. Чтобы перестать вести дело, необходимо внести изменения в номенклатуру. С даты, когда вводят новую номенклатуру, действовавшее дело закрывают. При этом закрытые личные дела хранят 50–75 лет, а документы, изданные после утверждения новой номенклатуры, подшивают в заведенные для этих целей папки. Например, в папку «Трудовые договоры с работниками и изменения к ним».

Важно: акты об уничтожении архивных документов хранят постоянно.

Памятка, какие документы подшить в личное дело работника

Приказ об обращении ПКУ препаратовСкачать документ

Нужно ли вести личные дела на совместителей

Если учреждение ведет личные дела, их придется заводить на всех сотрудников.

  • Внешний совместитель — такой же новый сотрудник, как и тот, что устроился по основному месту работы.
  • Внутренний совместитель — вовсе не тот сотрудник, который работает в учреждении на основном месте: у него другой трудовой договор, другой режим работы и оплата труда, другой табельный номер.

Чтобы принять внутреннего совместителя, издают приказ о приеме, чтобы уволить — приказ о прекращении (расторжении) трудового договора. И оформлять совместителей правильно как отдельных работников, со всеми вытекающими последствиями, в том числе формированием отдельного личного дела.

Узнать подробности >>

В полной версии статьи эксперт также разъяснила, что делать с личными делами уволенных сотрудников, нужны ли личные дела на посетителей клубных формирований, как уничтожить копии документов в личных делах, которых там не должно быть, поделилась чек-листом, который поможет выявить лишние документы в личных делах работников.

Читать полную версию статьи >>


  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Материал проверен экспертами Актион Культура

logo
×
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт для работников культуры!


Сultmanager.ru - профессиональный сайт, статьи здесь закрыты. Для работника культуры регистрация займет 1 минуту.

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Культура»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.