Справочник руководителя учреждения культуры

Способы восстановления недостающих кадровых документов в учреждении культуры

  • 17 мая 2019
  • 179

Порядок восстановления недостающих кадровых документов в учреждении культуры

Способы восстановления недостающих кадровых документов в учреждении культурыЛокальные акты, личные карточки сотрудников, трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, документы об отпусках, трудовые книжки, график отпусков, табель учета рабочего времени, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учета проверок — эти документы должны быть в учреждении культуры, их спросят проверяющие.

Если не нашли требуемые документы на бумаге, поищите их в компьютере. В противном случае недостающие дела придется восстанавливать с нуля. В рекомендации привели способы восстановления отдельных документов.

Локальные акты

Если вы обнаружили, что каких-то обязательных локальных актов нет, поставьте вопрос об их разработке и утверждении перед руководителем учреждения. В ряде случаев при принятии локального акта учитывайте мнение профсоюза, если он есть (ст. 8, 372 ТК).

Личные карточки

Проверьте, правильно ли ведутся личные карточки и полностью ли они заполнены (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Если карточки велись в электронном виде, распечатайте их и ознакомьте работников под подпись с внесенными сведениями. В случае если карточки вообще не оформлялись, необходимо их завести.

Трудовые договоры

Если вы не нашли договор с работником, нужно его составить в двух экземплярах и один выдать на руки работнику (ст. 67 ТК). Дату заключения указывайте текущую на момент подписания договора, при этом в текст документа внесите реальную дату начала работы.

Если трудовой договор был заключен при приеме на работу, а затем его условия менялись, но это нигде не фиксировалось, то отразите изменения в дополнительном соглашении. Укажите, когда начали действовать новые условия.

Приказы о приеме и увольнении

Проверьте в приказах о приеме на работу и увольнении, проставлена ли подпись работника. Если подписи нет, то необходимо ознакомить работника (ст. 68, 84.1 ТК). Правильнее ставить реальную дату ознакомления с документом.

Что делать, если работник успел уволиться или отказывается подписать приказ

Узнать >>

Если в приказе о приеме указано структурное подразделение, в которое принят работник, то проверьте, вносилась ли соответствующая запись о подразделении в трудовую книжку и в раздел III личной карточки формы Т-2.

Документы об отпусках

Приказы об отпуске могут храниться в бухгалтерии. Если их нет в программе кадрового учета, проверьте бухгалтерскую – в ней могут сохраниться записки-расчеты, по которым легко восстановить сами приказы. Возможно, в учреждении есть заявления сотрудников с просьбой предоставить отпуск, подписанные руководителем. На их основании вы также можете создать в программе приказы. После в личную карточку необходимо внести сведения обо всех отпусках, которые предоставлялись работнику.

Список типичных нарушений по оформлению сотрудников и инструкция, как их устранить

Открыть >>

Трудовые книжки

Попросите сотрудников, на руках у которых находятся трудовые книжки, вернуть их в отдел кадров. Проверьте, соответствуют ли бланки установленным образцам, правильно ли они заполнены. Если книжки отсутствуют как в учреждении, так и на руках у сотрудников, которые трудятся у вас по основному месту работы, оформите дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

  • Как вносить записи о работе в трудовую книжку
  • Как внести изменения в трудовую книжку

Изучить алгоритм

График отпусков

Документ хранится один год (ст. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. То есть график отпусков, составленный на 2019 год, нужно хранить до 31 декабря 2020 года. Поэтому составьте его на текущий год. Если учреждению предстоит проверка ГИТ, то имеет смысл восстановить график и за предыдущий год.

Табель учета рабочего времени

Необходим для начисления зарплаты, поэтому может храниться в бухгалтерии вместе с зарплатными ведомостями. Его легко распечатать из программы.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Ее нужно восстановить по утвержденной форме (приложение № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69). За отсутствие книги учреждению грозит административная ответственность (ст. 5.27 КоАП).

Какую дату ставить в графах 2–4 указанной книги

Читать разъяснение

Журнал учета проверок

Работодатели вправе вести этот журнал (ст. 16 Закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ). В нем проверяющие делают записи о проведенных проверках. Ответственность за отсутствие журнала законом не предусмотрена, но в интересах учреждения его вести – он поможет при проблемах с проверяющими.

В полной версии рекомендации привели развернутый алгоритм в 5 шагов, который поможет проверить кадровый учет в учреждении культуры и подготовиться к проверке.

Развернуть рекомендацию полностью >>


  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

logo
×
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт для работников культуры!


Сultmanager.ru - профессиональный сайт, статьи здесь закрыты. Для работника культуры регистрация займет 1 минуту.

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Культура»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.