Справочник руководителя учреждения культуры

Обеспечение сохранности библиотечного фонда

  • 29 апреля 2019
  • 8

Сохранность библиотечного фонда – основная задача в сфере удовлетворения информационных запросов населения. Регулярная проверка фонда и профилактические мероприятия по его сохранности позволяют раскрыть весь информационный потенциал современных библиотечно-информационных учреждений

Мероприятия по сохранности книжного фонда в библиотекеВ статье представлены рекомендации по обеспечению максимальной сохранности фонда, обозначены основные причины выбытия изданий.

Библиотечный фонд –это упорядоченная совокупность документов библиотечно-информационного учреждения, призванных удовлетворить информационные запросы населения и сформировать устойчивые читательские интересы.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Положение о библиотеке, Положение о МЦБ, Должностная инструкция библиотекаря

Сохранность библиотечного фонда –центральная функция, реализуемая специалистами библиотеки для развития и сохранения информационного потенциала, а также максимального раскрытия содержания и тематики фонда.

В качестве свойств сохранности документа рассматривают эксплуатационные характеристики:

  • прочность;
  • эластичность;
  • износостойкость.

Система работы по сохранности фонда библиотеки включает в себя целый комплекс профилактических мероприятий, делающих возможным постоянное обращение пользователей к документам и их долговременное хранение.

Отклонение от норм сохранности фондов может стать причиной частичной или полной утраты документов.

В таком случае удовлетворить информационные потребности читателей в полной мере не представляется возможным.

Как провести проверку библиотечного фонда, как, в какие сроки и какими методы использовать, узнайте в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Проблема сохранности библиотечных фондов

Проблема сохранности фондов–одна из самых исследуемых библиотековедческих тем. Сегодня существует ряд научных и методических работ, авторы которых предлагают эффективные рекомендации для решения данной проблемы.

По мнению ведущих отечественных библиотековедов, сохранность книжного фонда в библиотеке достигается при соблюдении следующих мер:

  • поддержка оптимальных физических и санитарно-гигиенических условий в помещении библиотеки;
  • своевременное обновление материально-технической базы, ее реставрация и стабилизация;
  • увеличение площадей книгохранений пропорционально росту объема фонда;
  • организация системной работы квалифицированных специалистов по защите, хранению и использованию фонда.

Выполнение данных рекомендаций позволяет поддерживать стабильный режим хранения, организовывать грамотное размещение и использование фонда, а также предупреждает возникновением чрезвычайных ситуаций.

  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Формы учета библиотечного фонда

Учёт и сохранность библиотечного фонда–процессы, находящиеся в тесной взаимосвязи. Все документы, поступающие в библиотеку подлежат строгому учёту, в рамках которого определяются и сроки их хранения.

Каждая партия изданий, поступивших в библиотечно-информационное учреждение, учитывается в документах индивидуального и суммарного учёта.

Индивидуальный учёт поступлений фиксируется в инвентарной книге, регистрационной карточке или учетном каталоге. В документации указывается информация о поступлении и выбытии издания.

! В Порядок учета документов библиотечного фонда внесли изменения, какие, узнайте в Системе Культура

Суммарный учёт, предполагает ведение записей в Книге или на листках суммарного учёта, а также в специальном журнале. Все эти виды документов содержат три обязательных пункта, в которые заносятся сведения о поступлении, выбытии и итогах движения библиотечного фонда.

В целях обеспечения защиты изданий в крупных библиотеках учет документов ведётся каждым структурным подразделением отдельно.

Таким образом, в зависимости от формата расстановки фонда в отделах организуется алфавитный, систематический или топографический каталог, в том числе в электронном виде.

Основанием для учета выступают виды и категории библиотечных документов. Отдельно учитываются электронные носители информации.

Выбытие документов из библиотечного фонда

Акт на выбытие документов из библиотеки составляется специалистами по ряду причин, каждая из которых напрямую связана с вопросами сохранности фонда.

Списание изданий производится в результате утери, физического износа, дефектов, потери актуальности, непрофильности.

В целях контроля за состоянием фонда в библиотеках проводится регулярная проверка библиотечного фонда. Данный способ позволяет своевременно выявить потери, определить ветхие и информационно-устаревшие издания, проанализировать систему учёта документов, устранить заставки, выявить задолженности и устранить ошибки предыдущих форм контроля.

Процесс исключения из библиотечного фонда сопровождается актами, накладными, товарными чеками. Акт на списание – официальная форма документа для выбытия любых типов изданий, используемая во всех отечественных библиотеках.

Проверка библиотечного фонда по контрольным талонам, пошаговый алгоритм в Системе Культура

Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда

В целях ведения эффективного делопроизводства в рамках учёта библиотечных документов необходимо соблюдать следующие правила:

  • вести четкие и разборчивые записи в документах;
  • избегать исправлений, заклеиваний и подчисток;
  • неверную информацию необходимо зачеркивать, над зачеркнутым вписывать правильный текст, заверять подписью;
  • сохранять первичную учётную документацию в течение 5 лет (накладные, акты на поступления);
  • до ликвидации библиотеки сохранять все учётные документы (КСУ, инвентарные книги).

Рекомендуется также сохранять акты на списание и документацию, составленную в ходе проверок библиотечного фонда.

Подведение итогов и оформление результатов

Мероприятия по сохранности книжного фонда в библиотеке должны быть регулярными и эффективными, тогда и результаты очередной проверки фонда будут положительными.

В том случае, если выборочный просмотр фонда показал явные расхождения с учётными документами, требуется проведение полной сверки. Все несоответствия фиксируются в Акте проверки, заверяемом членами комиссии и руководителем учреждения.

На заключительном этапе проверки составляется служебная записка, где указывается результаты проверки, причины выявленных несоответствий, а также меры по устранению проблем.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Культура»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.