Справочник руководителя учреждения культуры

Обеспечение сохранности библиотечного фонда

  • 29 апреля 2019
  • 32

Сохранность библиотечного фонда – основная задача в сфере удовлетворения информационных запросов населения. Регулярная проверка фонда и профилактические мероприятия по его сохранности позволяют раскрыть весь информационный потенциал современных библиотечно-информационных учреждений

Мероприятия по сохранности книжного фонда в библиотекеВ статье представлены рекомендации по обеспечению максимальной сохранности фонда, обозначены основные причины выбытия изданий.

Библиотечный фонд –это упорядоченная совокупность документов библиотечно-информационного учреждения, призванных удовлетворить информационные запросы населения и сформировать устойчивые читательские интересы.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Положение о библиотеке, Положение о МЦБ, Должностная инструкция библиотекаря

Сохранность библиотечного фонда –центральная функция, реализуемая специалистами библиотеки для развития и сохранения информационного потенциала, а также максимального раскрытия содержания и тематики фонда.

В качестве свойств сохранности документа рассматривают эксплуатационные характеристики:

  • прочность;
  • эластичность;
  • износостойкость.

Система работы по сохранности фонда библиотеки включает в себя целый комплекс профилактических мероприятий, делающих возможным постоянное обращение пользователей к документам и их долговременное хранение.

Отклонение от норм сохранности фондов может стать причиной частичной или полной утраты документов.

В таком случае удовлетворить информационные потребности читателей в полной мере не представляется возможным.

Как провести проверку библиотечного фонда, как, в какие сроки и какими методы использовать, узнайте в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Проблема сохранности библиотечных фондов

Проблема сохранности фондов–одна из самых исследуемых библиотековедческих тем. Сегодня существует ряд научных и методических работ, авторы которых предлагают эффективные рекомендации для решения данной проблемы.

По мнению ведущих отечественных библиотековедов, сохранность книжного фонда в библиотеке достигается при соблюдении следующих мер:

  • поддержка оптимальных физических и санитарно-гигиенических условий в помещении библиотеки;
  • своевременное обновление материально-технической базы, ее реставрация и стабилизация;
  • увеличение площадей книгохранений пропорционально росту объема фонда;
  • организация системной работы квалифицированных специалистов по защите, хранению и использованию фонда.

Выполнение данных рекомендаций позволяет поддерживать стабильный режим хранения, организовывать грамотное размещение и использование фонда, а также предупреждает возникновением чрезвычайных ситуаций.

Формы учета библиотечного фонда

Учёт и сохранность библиотечного фонда–процессы, находящиеся в тесной взаимосвязи. Все документы, поступающие в библиотеку подлежат строгому учёту, в рамках которого определяются и сроки их хранения.

Каждая партия изданий, поступивших в библиотечно-информационное учреждение, учитывается в документах индивидуального и суммарного учёта.

Индивидуальный учёт поступлений фиксируется в инвентарной книге, регистрационной карточке или учетном каталоге. В документации указывается информация о поступлении и выбытии издания.

! В Порядок учета документов библиотечного фонда внесли изменения, какие, узнайте в Системе Культура

Суммарный учёт, предполагает ведение записей в Книге или на листках суммарного учёта, а также в специальном журнале. Все эти виды документов содержат три обязательных пункта, в которые заносятся сведения о поступлении, выбытии и итогах движения библиотечного фонда.

В целях обеспечения защиты изданий в крупных библиотеках учет документов ведётся каждым структурным подразделением отдельно.

Таким образом, в зависимости от формата расстановки фонда в отделах организуется алфавитный, систематический или топографический каталог, в том числе в электронном виде.

Основанием для учета выступают виды и категории библиотечных документов. Отдельно учитываются электронные носители информации.

Выбытие документов из библиотечного фонда

Акт на выбытие документов из библиотеки составляется специалистами по ряду причин, каждая из которых напрямую связана с вопросами сохранности фонда.

Списание изданий производится в результате утери, физического износа, дефектов, потери актуальности, непрофильности.

В целях контроля за состоянием фонда в библиотеках проводится регулярная проверка библиотечного фонда. Данный способ позволяет своевременно выявить потери, определить ветхие и информационно-устаревшие издания, проанализировать систему учёта документов, устранить заставки, выявить задолженности и устранить ошибки предыдущих форм контроля.

Процесс исключения из библиотечного фонда сопровождается актами, накладными, товарными чеками. Акт на списание – официальная форма документа для выбытия любых типов изданий, используемая во всех отечественных библиотеках.

Проверка библиотечного фонда по контрольным талонам, пошаговый алгоритм в Системе Культура

Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда

В целях ведения эффективного делопроизводства в рамках учёта библиотечных документов необходимо соблюдать следующие правила:

  • вести четкие и разборчивые записи в документах;
  • избегать исправлений, заклеиваний и подчисток;
  • неверную информацию необходимо зачеркивать, над зачеркнутым вписывать правильный текст, заверять подписью;
  • сохранять первичную учётную документацию в течение 5 лет (накладные, акты на поступления);
  • до ликвидации библиотеки сохранять все учётные документы (КСУ, инвентарные книги).

Рекомендуется также сохранять акты на списание и документацию, составленную в ходе проверок библиотечного фонда.

  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Подведение итогов и оформление результатов

Мероприятия по сохранности книжного фонда в библиотеке должны быть регулярными и эффективными, тогда и результаты очередной проверки фонда будут положительными.

В том случае, если выборочный просмотр фонда показал явные расхождения с учётными документами, требуется проведение полной сверки. Все несоответствия фиксируются в Акте проверки, заверяемом членами комиссии и руководителем учреждения.

На заключительном этапе проверки составляется служебная записка, где указывается результаты проверки, причины выявленных несоответствий, а также меры по устранению проблем.

logo
×
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт для работников культуры!


Сultmanager.ru - профессиональный сайт, статьи здесь закрыты. Для работника культуры регистрация займет 1 минуту.

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Культура»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.