Справочник руководителя учреждения культуры

Документы для личного дела сотрудника учреждения культуры

  • 19 апреля 2019
  • 292

Список документов, которые должны быть в личном деле сотрудника учреждения культуры

Документы для личного дела сотрудника учреждения культурыКакие документы хранить в личном деле работника, закон не определяет. Исключение – личные дела госслужащих, на них дела ведут в обязательном порядке. В дела включают документы, персональные данные и иные сведения о поступлении на службу, ее прохождении и прекращении (ч. 3 ст. 42 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

При этом, если приобщить к личному делу документы, которые не вправе хранить, учреждение оштрафуют на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). В рекомендации рассказали, какие документы включить в личное дело работника культуры, а какие включать не следует.

Какие документы включить в личное дело

В личное дело включайте документы с того момента, когда сотрудника приняли на работу. В процессе работы сотрудника пополняйте личное дело новыми документами, которые связаны с его работой. Последним в папке личного дела будет копия приказа об увольнении (п. 4.20 Правил № 526). Так, включите в личное дело:

  • внутреннюю опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкету;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиографию;
  • заявление о приеме на работу;
  • должностную инструкцию;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления сотрудника;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии приказов по личному составу в отношении конкретного сотрудника;
  • аттестационные листы;
  • результаты медосмотров;
  • отзывы должностных лиц о сотруднике;
  • лист-заверитель дела

В каком случае необходимо требовать оригиналы справок об отсутствии судимости и административном наказании за употребление наркотиков

Читать разъяснения >>

Какие документы опасно хранить в личном деле

Не храните в личном деле копии документов, которые приносит сотрудник. Копируйте документы только для того, чтобы предоставить работнику гарантии и компенсации: пособия, путевки и пр. Используйте копии до тех пор, пока не достигли цели. Если копии документов уже не нужны, уничтожьте их.

Правила архивного хранения не предполагают, что в организации окажутся документы или их копии, которые вы не можете хранить. Поэтому нормативные акты не устанавливают правила, по которым вы должны уничтожить копии документов с персональными данными после того, как достигли целей их обработки. Поэтому порядок уничтожения установите самостоятельно.

Чек-лист. Какие документы хранить в личном деле

Документы для личного дела сотрудника учреждения культуры

Скачать чек-лист

Что делать с оригиналами и копиями документов, которые убрали из личных дел

Комментирует Анна Батура, заместитель главного редактора журнала «Справочник кадровика»:

— Оригиналы личных документов, если они вдруг у вас оказались, отдайте работнику. Копии тоже можете отдать работникам, чтобы они поступили с ними по своему усмотрению. За действия работников с личной информацией вы уже не отвечаете.

Процедура уничтожения документов, в ходе которой вы проводите экспертизу ценности документов и по результатам составляете акт об уничтожении документов, предусмотрена только для тех документов, у которых истек срок хранения.

Так как документы личного дела содержат персональные данные, то в макулатуру их сдать нельзя. Также нельзя сжигать документы, так как это нарушает в том числе и правила пожарной безопасности. Для уничтожения таких копий хорошо использовать шредеры, измельчители, то есть способы, которыми вы можете таким образом повредить бумажный носитель, чтобы информацию не могли восстановить и прочесть третьи лица, которые не имеют доступа к персональным данным.

Примеры из судебной практики:

  • Организацию оштрафовали за копию паспорта сотрудника в личном деле
  • Организацию оштрафовали за хранение в личном деле копий паспорта, свидетельств о браке и о рождении ребенка
  • Роскомнадзор оштрафовал организацию за копии паспортов сотрудников в личных делах

Изучить примеры >>

В полной версии рекомендации привели примеры из судебной практики и рассказали, как избежать подобных инцидентов.

Развернуть рекомендацию полностью >>


  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Культура» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

logo
×
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт для работников культуры!


Сultmanager.ru - профессиональный сайт, статьи здесь закрыты. Для работника культуры регистрация займет 1 минуту.

В подарок - инструкция, как составить заявку на грант и выиграть!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Культура»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.