Справочник руководителя учреждения культуры

Документы для личного дела сотрудника учреждения культуры

  • 19 апреля 2019
  • 282

Список документов, которые должны быть в личном деле сотрудника учреждения культуры

Документы для личного дела сотрудника учреждения культурыКакие документы хранить в личном деле работника, закон не определяет. Исключение – личные дела госслужащих, на них дела ведут в обязательном порядке. В дела включают документы, персональные данные и иные сведения о поступлении на службу, ее прохождении и прекращении (ч. 3 ст. 42 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

При этом, если приобщить к личному делу документы, которые не вправе хранить, учреждение оштрафуют на 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП). В рекомендации рассказали, какие документы включить в личное дело работника культуры, а какие включать не следует.

Какие документы включить в личное дело

В личное дело включайте документы с того момента, когда сотрудника приняли на работу. В процессе работы сотрудника пополняйте личное дело новыми документами, которые связаны с его работой. Последним в папке личного дела будет копия приказа об увольнении (п. 4.20 Правил № 526). Так, включите в личное дело:

  • внутреннюю опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкету;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиографию;
  • заявление о приеме на работу;
  • должностную инструкцию;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления сотрудника;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии приказов по личному составу в отношении конкретного сотрудника;
  • аттестационные листы;
  • результаты медосмотров;
  • отзывы должностных лиц о сотруднике;
  • лист-заверитель дела

В каком случае необходимо требовать оригиналы справок об отсутствии судимости и административном наказании за употребление наркотиков

Читать разъяснения >>

Какие документы опасно хранить в личном деле

Не храните в личном деле копии документов, которые приносит сотрудник. Копируйте документы только для того, чтобы предоставить работнику гарантии и компенсации: пособия, путевки и пр. Используйте копии до тех пор, пока не достигли цели. Если копии документов уже не нужны, уничтожьте их.

Правила архивного хранения не предполагают, что в организации окажутся документы или их копии, которые вы не можете хранить. Поэтому нормативные акты не устанавливают правила, по которым вы должны уничтожить копии документов с персональными данными после того, как достигли целей их обработки. Поэтому порядок уничтожения установите самостоятельно.

Чек-лист. Какие документы хранить в личном деле

Документы для личного дела сотрудника учреждения культуры

Скачать чек-лист

Что делать с оригиналами и копиями документов, которые убрали из личных дел

Комментирует Анна Батура, заместитель главного редактора журнала «Справочник кадровика»:

— Оригиналы личных документов, если они вдруг у вас оказались, отдайте работнику. Копии тоже можете отдать работникам, чтобы они поступили с ними по своему усмотрению. За действия работников с личной информацией вы уже не отвечаете.

Процедура уничтожения документов, в ходе которой вы проводите экспертизу ценности документов и по результатам составляете акт об уничтожении документов, предусмотрена только для тех документов, у которых истек срок хранения.

Так как документы личного дела содержат персональные данные, то в макулатуру их сдать нельзя. Также нельзя сжигать документы, так как это нарушает в том числе и правила пожарной безопасности. Для уничтожения таких копий хорошо использовать шредеры, измельчители, то есть способы, которыми вы можете таким образом повредить бумажный носитель, чтобы информацию не могли восстановить и прочесть третьи лица, которые не имеют доступа к персональным данным.

Примеры из судебной практики:

  • Организацию оштрафовали за копию паспорта сотрудника в личном деле
  • Организацию оштрафовали за хранение в личном деле копий паспорта, свидетельств о браке и о рождении ребенка
  • Роскомнадзор оштрафовал организацию за копии паспортов сотрудников в личных делах

Изучить примеры >>

В полной версии рекомендации привели примеры из судебной практики и рассказали, как избежать подобных инцидентов.

Развернуть рекомендацию полностью >>


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к системе «Культура»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.