Справочник руководителя учреждения культуры

Правила оформления личных дел сотрудников учреждений культуры

  • 9 апреля 2019
  • 70

По каким правилам оформлять личное дело работника, как заполнить обложку и внутреннюю опись, как подшивать, нумеровать и размещать документы в личном деле

Правила оформления личных дел сотрудников учреждений культурыТрудинспекторы и Роскомнадзор штрафуют учреждения культуры, если в личные дела сотрудников подшиты лишние документы.

В рекомендации привели официальный комментарий начальника отдела трудовых отношений департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России, как безопасно вести личные дела.

По каким правилам оформлять личное дело работника

Общие правила оформления дел Минкультуры утвердило приказом от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526). В нем определены правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Основные правила работы архивов организаций также установлены Росархивом 06.02.2002.

Правила ведения личных дел может определить учредитель. Например, столичные учреждения культуры используют Порядок оформления личных дел сотрудников, подведомственных Департаменту культуры города Москвы.

На основании общих правил разработайте порядок формирования личных дел сотрудников по учреждению. Утвердите его приказом начальника отдела кадров или руководителя. Также вы можете прописать правила ведения личных дел в специальной инструкции.

Собственный локальный акт выручит в спорных ситуациях. Например, в законе нет ни запрета, ни предписания хранить копии паспортов в личных делах сотрудников. Но, если учреждению нужны паспортные данные сотрудников и вы хотите избежать штрафов, рекомендую прописать порядок хранения документов в локальном нормативно-правовом акте. Укажите в нем, какие документы и на каком основании вы храните. Например, у вас в учреждении особый режим пропусков. Внесите в список обязательных документов копии паспортов сотрудников. В этом случае проверяющие не обвинят вас в хранении в личных делах избыточных данных.

  • Можно ли не вести личные дела работников
  • Где хранить документы на работников, если личные дела не ведут

Читать ответы эксперта >>

Как заполнить обложку и внутреннюю опись личного дела

На обложке личного дела укажите:

  • наименование организации и ее подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • номер дела;
  • фамилию, имя, отчество сотрудника;
  • дату открытия личного дела (день приказа о приеме на работу);
  • дату окончания личного дела (день увольнения);
  • количество листов (при обработке дела для сдачи в архив);
  • срок хранения дела;
  • фамилию ответственного кадровика.

Даты указывайте так: число, месяц и год. Число и год напишите арабскими цифрами, название месяца – словом.

Бланк обложки приведен в приложении 28 к Правилам № 526.

К личному делу приложите опись документов из него. Опись можно оформлять по шаблону из приложения 27 к Правилам № 526 или применять свою форму (см. образец ниже).

Образец описи документов личного дела

Правила оформления личных дел сотрудников учреждений культуры

Скачать шаблон

Как подшивать, нумеровать и размещать документы в личном деле

Для каждого личного дела заведите отдельную папку. Подшивайте документы в хронологическом порядке, но не более 250 листов (4 см). Если листов больше – оформите второй том (п. 4.20 Правил № 526).

Пронумеруйте листы дела – страницы нумеровать не нужно. Проставьте арабские цифры в правом верхнем углу листа простым графитным карандашом или нумератором. Чернила или цветные карандаши использовать нельзя (п. 4.22 Правил № 526).

Листы каждого тома дела нумеруйте отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруйте так: вначале конверт, а затем каждое вложение.

Листы в виде фотографий, чертежей, диаграмм и других иллюстративных нумеруйте на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенные листы разверните. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруйте как один лист. Если лист подшит за середину, переподшейте.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруйте как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруйте отдельно.

Если в нумерации обнаружите много ошибок, перенумеруйте листы дела. Если нашли отдельные ошибки, можно использовать литерные номера листов.

Сведения о подшитых документах, включая нумерацию страниц, зафиксируйте во внутренней описи. Внутреннюю опись пронумеруйте отдельно, количество листов внутренней описи укажите в листе-заверителе дела. Его шаблон приведен в приложении 8 к Правилам № 526. Посмотрите образец ниже.

Образец листа-заверителя дела

Правила оформления личных дел сотрудников учреждений культуры

Скачать шаблон

В полной версии рекомендации также рассказали, какие документы включить и хранить в личном деле, привели список документов, которые опасно хранить в личном деле, разъяснили, как изымать документы из личного дела, выдавать и хранить личные дела.

Развернуть рекомендацию полностью >>


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

×

Нам — 25!
Дарим квартиру за подписку

Получить квартиру

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.