Справочник руководителя учреждения культуры

Порядок восстановления и уничтожения документов в учреждении культуры

  • 28 февраля 2019
  • 76

Какие документы из утраченных учреждение обязано восстановить в обязательном порядке, каким способом это можно сделать, какие документы подлежат уничтожению

Порядок восстановления и уничтожения документов в учреждении культурыЕсли в ходе кадрового учета в учреждении культуры некоторые документы не удалось найти ни на бумаге, ни в компьютере, их придется восстанавливать. Отсутствие документа на момент проверки может стоить учреждению дорого.

В статье рассказали, какие документы из утраченных учреждение обязано восстановить в обязательном порядке, каким  способом это можно сделать, какие документы подлежат уничтожению и в какие сроки организация должна это осуществить.

Какие документы требуют восстановления

При организации кадрового контроля в учреждении культуры, необходимо проверить на наличие/отсутствие следующие типы документов:

  • Локальные акты
  • Трудовые договоры
  • Приказы о приеме
  • Документы об отпусках
  • Трудовые книжки
  • График отпусков
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Журнал учета проверок

Локальные акты

Когда по-новому принимаете локальный акт, учитывайте мнение профсоюза, если он есть (ст. 8, 372 ТК).

Трудовые договоры

Трудовой договор составьте в двух экземплярах и один выдайте работнику (ст. 67 ТК). Какую дату заключения договора указать? На момент подписания, при этом в текст документа внесите реальную дату, когда сотрудник начал работать в учреждении. Если в учреждении меняли условия трудового договора с сотрудником, но это нигде не фиксировали, лучше отразить изменения в дополнительном соглашении. Но придется указать, когда новые условия начали действовать.

Приказы о приеме

В приказах о приеме на работу правильнее ставить реальную дату, когда сотрудника ознакомили с документом. Если работник успел уволиться или отказывается подписать приказ, отразите это в соответствующем акте. На приказе придется сделать отметку о невозможности получить подпись сотрудника.

Документы об отпусках

Приказы об отпуске могут храниться в бухгалтерии. Если их нет в программе кадрового учета, проверьте бухгалтерскую — в ней могут сохраниться записки-расчеты, по которым легко восстановить сами приказы. Возможно, в учреждении есть заявления сотрудников с просьбой предоставить отпуск, подписанные руководителем. На их основании вы также можете создать в программе приказы. После в личную карточку необходимо внести сведения обо всех отпусках, которые предоставлялись работнику.

Бывает, что сотрудники ходят в отпуска без официального оформления. При этом в табеле работнику ставят явку и выплачивают должностной оклад. Это нарушение, которое может открыться.

Узнать, чем грозит

Трудовые книжки

Если в учреждении потеряли трудовые книжки сотрудников, оформляют дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

График отпусков

График хранят один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Срок исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Так, график отпусков на 2018 год нужно хранить до 31 декабря 2019 года. Поэтому составьте утерянный документ на текущий год. Если учреждению предстоит проверка ГИТ, имеет смысл восстановить график и за предыдущий год.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книгу нужно восстановить по утвержденной форме (приложение № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69). При этом нельзя однозначно сказать, какую дату ставить в графах 2–4 книги. Формулировка «Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее» позволяет ставить дату приема на работу или фактического заполнения трудовой книжки. Но так как при увольнении работника запись в книге ищут по дате начала трудовой деятельности, удобнее указывать именно ее.

Журнал учета проверок

Ответственность за отсутствие журнала законом не предусмотрена, но в интересах учреждения его вести — он поможет при проблемах с трудинспекторами.

Как хранить и уничтожать документы

Бумаги, выведенные из кадрового оборота, надо передать в архив или уничтожить, если срок хранения истек.

Сроки хранения посмотрите в памятке

Порядок восстановления и уничтожения документов в учреждении культуры

Скачать памятку >>

Когда уничтожаете документы, составьте акты. Так у проверяющих органов будет меньше поводов, чтобы привлечь руководителя и учреждение к ответственности.

Сервис поможет узнать сроки хранения электронных и бумажных документов

Порядок восстановления и уничтожения документов в учреждении культуры

Воспользоваться сервисом >>


Читать полную версию статьи >>


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
×

×

Нам — 25!
Дарим квартиру за подписку

Получить квартиру

Гость,
заберите Ваш подарок!

Активировать

Доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.