❅ ЗАМОРАЖИВАЕМ ЦЕНЫ ДО 20%! Подписаться »

Справочник руководителя учреждения культуры

Ошибки деловой переписки в учреждении культуры

  • 29 октября 2018
  • 10

Секреты и запреты переписки по электронной почте, рекомендации, как упростить процесс деловой переписки и держать корреспонденцию в порядке

деловая переписка

В учреждении культуры ведется не только внешняя переписка, но и внутренняя — между коллегами и подчиненными. От того, насколько грамотно будет организован процесс деловых электронных сообщений, зависит, как много времени сотрудники будут тратить на разбор корреспонденции.

Опытный консультант в сфере кадрового дела поделилась секретами переписки по электронной почте, рассказала о табу в этой сфере, дала рекомендации, которые помогут упростить процесс и позволят держать корреспонденцию в порядке.

Правила работы с деловыми письмами

Всего 6 простых правил помогут грамотно оформить письмо в деловой переписке.

Алгоритм подскажет:

  • как поступить, если вы получили письмо, адресованное другому получателю;
  • как разобраться с ворохом электронных писем;
  • как быть уверенным, что важное сообщение дошло до адресата;
  • как по письмам отслеживать выполнение поручений;
  • как правильно подписывать письма

Изучить алгоритм

Какие документы нельзя отправлять по электронной почте

Не отправляйте по электронной почте документы, в которых есть персональные данные или важная корпоративная информация. В качестве ориентира возьмите постановление Правительства от 25.12.2014 № 1494. В нем описаны правила обмена документами в электронном виде для госорганов. Документы, которые названы в постановлении, нельзя отправлять по общедоступной электронной почте.

Вы можете использовать отдельный защищенный канал связи, если он у вас установлен. По нему отправляют с использованием методов шифрования документы, письма и информацию с персданными, а также задания, инструкции, иные документы от учредителя.

Отсканированные копии продублируйте для учета и бухгалтерских операций.

Если вы отправляете по электронной почте документы в рамках взаимоотношений между сторонами, оговорите это в договоре сотрудничества. Получите от сотрудников письменные подтверждения их личных адресов, чтобы вы могли обмениваться с ними данными. Это поможет исключить рассылку посторонним лицам.

Будьте осторожны при ответах на запросы сторонних организаций. Особенно если речь идет о списочной численности, паспортных сведениях, иных персональных данных работников. Нельзя распространять такие сведения по электронной почте. Исключение — если вы согласовали это с сотрудником. Например, в рамках передачи информации для выступлений. Заранее уточните с сотрудниками такие моменты. Например, при приеме на работу подпишите с ними соглашение (ст. 9 Закона о персональных данных).

Пример

Минтруд разъяснил, в каком виде можно выдавать расчетные листки без опасения получить штраф по статье 5.27 КоАП в размере до 50 тыс. руб. (письмо от 21.02.2017 № 14–1/ООГ-1560). Закрепите электронную форму своим приказом. Определите в коллективном договоре возможность отправки электронного письма с расчетным листком каждому работнику. Тогда вы не нарушите трудовое законодательство. Обязательно получите заявление от работника, в котором он просит использовать конкретный электронный адрес.
Минтруд взял за основу позицию судов (апелляционные определения Омского областного суда от 24.07.2013 по делу № 33–4740/2013, Новосибирского областного суда от 24.06.2014 № 33–5183/2014).

Вы можете наделить юридической силой документы, направленные по электронной почте. Завизируйте их электронно-цифровой подписью. Порядок пользования электронно-цифровой подписью определили Законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Отправленные электронные документы с такой подписью равнозначны подписанным на бумаге.

Обязательные блоки делового письма

Памятка. Блоки делового письма

Скачать памятку >>

Читать полную версию статьи >>


Активируйте доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры» и читайте проверенные экспертами статьи:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Гость, бесплатные книги по  по управлению

учреждением культуры для Вас:



Гость, вам предоставлен VIP-доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»:
возможность скачивать шаблоны • доступ к видеотренингамкниги  для работников культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.