❅ ЗАМОРАЖИВАЕМ ЦЕНЫ ДО 20%! Подписаться »

Справочник руководителя учреждения культуры

Правила деловой переписки по электронной почте в учреждении культуры

  • 15 октября 2018
  • 21

Организация деловой электронной переписки в учреждении культуры в соответствии с нормами законодательства

правила деловой переписки в электронной почте Электронная переписка в организации помогает сэкономить время, с ее помощью можно контролировать выполнение заданий. Однако существуют в электронной деловой переписке и свои ограничения, а некоторые документы и вовсе лучше не отправлять по электронной почте, чтобы не быть оштрафованным проверяющими.

Статья научит быть кадровым профи в деловой переписке, работать в соответствии с нормами законодательства.

Статья расскажет, какие правила и запреты существуют при ведении переписки с помощью электронной почты, за пересылку каких документов в электронном виде учреждение могут оштрафовать на 50 тыс. рублей.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Готовая инструкция по делопроизводству, Образец Приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству, Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Какой адрес почты использовать


Помните, что официальная почта зарегистрирована в домене, который предоставлен учредителем. Используйте только этот домен для общения c внешними получателями. Вы можете отправлять информацию и по другим каналам. Но исключительно внутри вашей организации. При этом строго соблюдайте требования Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О защите персональных данных».

Организуйте работу с электронной почтой по единым для всего учреждения культуры правилам. Сотрудники не должны использовать для рабочих целей личную почту.

Адрес электронной почты должен иметь официальное название. Вы можете сформировать его двумя способами.

Схема. Как сформировать адрес электронной почты

Как сформировать адрес электронной почты

Если у вас нет официальной почты на отдельном домене, обратите особое внимание на личные адреса ваших сотрудников. Мы часто не задумываемся, как видит получатель наш адрес и как он подписан в почтовых системах. Попросите сотрудников завести почту специально для работы, если у вас нет общекорпоративной.

как назвать почту видео

Посмотреть видеопамятку >>

Какие правила работы с письмами соблюдать

Соблюдайте в работе с электронной почтой баланс между эпистолярным жанром и привычным способом связи в виде текстовых сообщений (СМС). Придерживайтесь шести простых, но важных правил работы с электронной почтой.

  1. Не открывайте письмо, которое адресовано другому получателю, или помечайте его непрочтенным и перенаправляйте на адрес получателя.
  2. Назначьте одного сотрудника ответственным за работу с электронной почтой и удаление писем. Сделайте для него должностную инструкцию.
  3. Отправляйте важные сообщения получателю не только по электронной почте, но и другим способом связи.
  4. Ведите учет и контроль исполнения писем, в которых есть задачи, поручения и вопросы к учреждению.
  5. Направляйте ответ на внешнее письмо с использованием официального доменного имени.
  6. Подписывайте каждое письмо фамилией, именем, отчеством и должностью отправителя. Причем даже в переписке с коллегами. Для этой цели разработайте и утвердите требования к шаблонам электронных писем и правила их составления.

Таблица. Блоки делового письма

Раздел

Рекомендация

Тема письма, отражающая суть и цель сообщения

Тема должна отражать цель переписки. В случает ответа тему повторяют, чтобы облегчить поиски писем

Приветствие и вводная фраза

Помимо приветствия, поставьте еще имя и отчество получателя. Начните с позитивной фразы. Рекомендую найти, за что коротко поблагодарить адресата. Исключение — письма, в которых вы налаживаете первый контакт.

Суть письма с описанием его вложения при наличии

Суть должна быть короткой, логичной и адресной. Два-три предложения. Если в письме есть вложение, опишите его в этом разделе. Укажите степень срочности письма.

Запрос-задача или короткая инструкция к действию

Поставьте задачу или попросите о чем-то адресата. Укажите сроки исполнения.

Подпись отправителя

Добавьте контактные телефоны.

Вложение (если необходимо)

Проверьте, присоедини ли вы файлы.

Читать полную версию статьи >>

Активируйте доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры» и читайте проверенные экспертами статьи:

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Гость, бесплатные книги по  по управлению

учреждением культуры для Вас:



Гость, вам предоставлен VIP-доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»:
возможность скачивать шаблоны • доступ к видеотренингамкниги  для работников культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.