Справочник руководителя учреждения культуры

Хранение кадровых документов в учреждении культуры

  • 21 сентября 2018
  • 192

Сроки и правила хранения приказов по личному составу, организационных документов, штатных расписаний, положений, справок

Как хранить кадровые документы По Москве прокатились кадровые проверки в учреждениях культуры. До конца 2018 года обойдут все организации.

Статья поможет провести ревизию в архиве учреждения до прихода контролеров, разъяснит, как следует хранить кадровые документы с учетом требований законодательства.

Готовая к скачиванию памятка и онлайн-сервис будут полезны в работе.

Также в статье приведена подробная схема сроков хранения документов, которую можно распечатать и использовать в качестве плаката.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу документируют трудовые отношения — прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Долгосрочно — 50 лет (или 75 лет, если документы оформили до 2003 года) хранят приказы:

  • о приеме на работу;
  • прекращении действия трудового договора;
  • переводе на другую работу;
  • предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • направлении в длительную зарубежную командировку;
  • направлении в длительную командировку внутри страны;
  • поощрении работника;
  • совмещении профессий/должностей.


Пять лет хранят приказы:

  • о направлении работников в краткосрочные внутрироссийские командировки;
  • направлении работников в краткосрочные зарубежные командировки;
  • предоставлении основных и дополнительных отпусков;
  • предоставлении учебного отпуска;
  • дежурствах;
  • наложении дисциплинарного взыскания;
  • снятии дисциплинарного взыскания.

Подобная классификация приказов следует из статьи 19 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Сроки хранения документов в культуре

сроки хранения документов в культуре

Скачать плакат >>

Организационные документы

Организационные документы (уставы, положения, инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.) утверждает руководитель учреждения или заседание коллегиального органа. Когда организационные документы утверждают приказом учреждения, их оформляют в виде приложения к данному распорядительному документу: на листах формата А4 без грифа утверждения, подписи и оттиска печати. Если организационные документы утверждает руководитель учреждения, их оформляют с проставлением грифа утверждения, наименования должности, подписи руководителя учреждения, даты и при необходимости — оттиска печати учреждения. Оттиск печати проставляют на следующих организационных документах: положение, штатное расписание, структура и штатная численность.

Обязательны согласования в словах «Утверждено положение», никак не «Утверждено правила». Если правила — тогда они утверждены. Если порядок — он утвержден. Организационный документ, который утверждают приказом учреждения, является его неотъемлемой частью. Хранят такой документ вместе с приказом. При необходимости работы с приложением структурные подразделения используют возможности СЭД — после регистрации и сканирования приказ с приложением направляется в заинтересованные структурные подразделения (должностным лицам) учреждения.

Организационный документ, являющийся приложением к приказу и содержащий конфиденциальную информацию, в СЭД не сканируют. При необходимости работы в структурных подразделениях с таким приложением создают его копию. При этом факт наличия в структурном подразделении копии приложения отражается в номенклатуре дел учреждения.

Если организационные документы утверждает руководитель учреждения, их отражают в номенклатуре отдельными делами с присвоением самостоятельных индексов.

Штатные расписания и положения

Когда учреждения вводят новые штатные расписания, пишут: «Признать утратившим силу штатное расписание, утвержденное приказом от… № ». Нельзя отменить или признать утратившим силу само штатное расписание. Утрачивает силу приказ, которым было утверждено штатное расписание.

Также нельзя отменить положение — организационный документ, который является приложением к приказу. Можно отменить приказ, которым это положение было утверждено.

Справки

Сведения о выданных работникам справках надо фиксировать в журнале учета таких справок. В электронном виде вести такой журнал нельзя. Ведь человек должен расписаться в получении документа.

Срок хранения журнала — три года. Через три года вы не найдете никаких следов, но, по крайней мере, знаете, что выданные справки, доверенности имеются в электронном архиве СЭД.

совместительство в учреждении культурыПодведомственные учреждения свои номенклатуры дел согласовывают с Экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры города Москвы один раз в пять лет.
Уточняют номенклатуру дел ежегодно. Итогом уточнения номенклатуры дел является приказ учреждения о ее введении в действие с 1 января следующего года.
При реорганизации или изменении организационно-штатной структуры учреждения номенклатура дел подлежит обязательному согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры города Москвы.

Читать далее:

Какие документы надо регистрировать в электронной системе >>

Онлайн-сервис сроков хранения документов в культуре >>

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.