Справочник руководителя учреждения культуры

Сохранность и конфиденциальность документов в учреждении культуры

  • 11 сентября 2018
  • 22

Инструкция, которая поможет соблюсти требования контролеров к условиям и срокам хранения кадровых документов в учреждении культуры

 как правильно хранить кадровые документы Статья расскажет, как правильно хранить кадровые документы, чтобы избежать санкций при проверке.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Готовая инструкция по делопроизводству, Образец Приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству, Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Как хранить кадровые документы

В соответствии с обязательными требованиями в сфере архивного законодательства учитывать, регистрировать и хранить документы, имеющие разные сроки хранения, надо раздельно. Посмотрите таблицу.

Сколько хранить документы

Вид документа

Срок хранения

Приказы по основной деятельности

Постоянно

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Приказы по личному составу

50 (75) лет/5 лет

Сервис. Электронные и бумажные документы

Сервис: электронные и бумажные документы

Воспользоваться сервисом >>

Что служит основанием для приказа

Вид приказа

Документ-основание

Приказ о приеме на работу

Личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор

Приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска

Личное заявление или график отпусков

Приказ об увольнении

Личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости от причины увольнения

Приказ об изменении личных данных работника

Личное заявление и копии регистрационных документов, подтверждающих такие изменения, выданных органами загса

Приказ о переводе по инициативе работника

Личное заявление

Приказ о командировании

Докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки

Активируйте доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры» и читайте проверенные экспертами статьи:

Какие документы надо регистрировать в электронной системе

Документы на бумажных носителях, которые заносят в СЭД, обязательно должны иметь регистрационный номер, дату документа, подпись должностного лица.

Кому из сотрудников открыть доступ к системе электронного документооборотаКому из сотрудников открыть доступ к системе электронного документооборота
посмотреть/скачать>>

Документы по личному составу. В СЭД регистрируют справки, доверенности, гарантийные письма, оформленные на официальных бланках учреждения. Доверенности из бухгалтерии, справки формы 2-НДФЛ, приказы по личному составу в СЭД не регистрируют.

Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Такие документы обязательно регистрируют в СЭД.

совместительство в учреждении культурыК системе электронного документооборота (СЭД) обязательно должны быть подключены все сотрудники учреждения, осуществляющие организационно-управленческие функции — это руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер, бухгалтер, инспектор по кадрам, главный инженер, секретари учебной части, документоведы, помощники руководителей учреждений.

Подключение к СЭД и работа в ней для органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им учреждений (за исключением унитарных предприятий города Москвы) осуществляются бесплатно.

ТОП-5 ошибок в хранении документов в учреждении культуры

  1. Документы с разными сроками хранения, хранятся вместе.
  2. Приказы по личному составу регистрируются в системе электронного документооборота.
  3. Справки по форме 2-НДФЛ регистрируются в системе электронного документооборота.
  4. Ошибки при регистрации справок, доверенностей, гарантийных писем.
  5. Ошибки при регистрации конфидециальных документов.

Как правильно — узнать из презентации по хранению кадровых документов.

Презентация по хранению кадровых документов

Презентация по хранению кадровых документов

Пролистать >>

Читать далее:

Как хранить приказы, справки, расписание >>

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к системе «Культура»:
возможность скачать документы • доступ к тренингамжурналы для работников учреждения культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.