text

🍁 Осенний ценопад: скидка 20%! УСПЕТЬ ➤➤➤

Справочник руководителя учреждения культуры

Сохранность и конфиденциальность документов в учреждении культуры

  • 11 сентября 2018
  • 17

Инструкция, которая поможет соблюсти требования контролеров к условиям и срокам хранения кадровых документов в учреждении культуры

 как правильно хранить кадровые документы Статья расскажет, как правильно хранить кадровые документы, чтобы избежать санкций при проверке.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Готовая инструкция по делопроизводству, Образец Приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству, Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству

Как хранить кадровые документы

В соответствии с обязательными требованиями в сфере архивного законодательства учитывать, регистрировать и хранить документы, имеющие разные сроки хранения, надо раздельно. Посмотрите таблицу.

Сколько хранить документы

Вид документа

Срок хранения

Приказы по основной деятельности

Постоянно

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Приказы по личному составу

50 (75) лет/5 лет

Сервис. Электронные и бумажные документы

Сервис: электронные и бумажные документы

Воспользоваться сервисом >>

Что служит основанием для приказа

Вид приказа

Документ-основание

Приказ о приеме на работу

Личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор

Приказ о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска

Личное заявление или график отпусков

Приказ об увольнении

Личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости от причины увольнения

Приказ об изменении личных данных работника

Личное заявление и копии регистрационных документов, подтверждающих такие изменения, выданных органами загса

Приказ о переводе по инициативе работника

Личное заявление

Приказ о командировании

Докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки


Какие документы надо регистрировать в электронной системе

Документы на бумажных носителях, которые заносят в СЭД, обязательно должны иметь регистрационный номер, дату документа, подпись должностного лица.

Кому из сотрудников открыть доступ к системе электронного документооборотаКому из сотрудников открыть доступ к системе электронного документооборота
посмотреть/скачать>>

Документы по личному составу. В СЭД регистрируют справки, доверенности, гарантийные письма, оформленные на официальных бланках учреждения. Доверенности из бухгалтерии, справки формы 2-НДФЛ, приказы по личному составу в СЭД не регистрируют.

Приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Такие документы обязательно регистрируют в СЭД.

совместительство в учреждении культурыК системе электронного документооборота (СЭД) обязательно должны быть подключены все сотрудники учреждения, осуществляющие организационно-управленческие функции — это руководитель учреждения, его заместители, главный бухгалтер, бухгалтер, инспектор по кадрам, главный инженер, секретари учебной части, документоведы, помощники руководителей учреждений.

Подключение к СЭД и работа в ней для органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им учреждений (за исключением унитарных предприятий города Москвы) осуществляются бесплатно.

ТОП-5 ошибок в хранении документов в учреждении культуры

  1. Документы с разными сроками хранения, хранятся вместе.
  2. Приказы по личному составу регистрируются в системе электронного документооборота.
  3. Справки по форме 2-НДФЛ регистрируются в системе электронного документооборота.
  4. Ошибки при регистрации справок, доверенностей, гарантийных писем.
  5. Ошибки при регистрации конфидециальных документов.

Как правильно — узнать из презентации по хранению кадровых документов.

Презентация по хранению кадровых документов

Презентация по хранению кадровых документов

Пролистать >>

Читать далее:

Как хранить приказы, справки, расписание >>

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

×

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»:
возможность скачивать шаблоны • доступ к видеотренингамкниги  для работников культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.