Как выдавать сотрудникам деньги под отчет

229
В августе 2017 года вошли в силу изменения, касающиеся вопросов получения работниками подотчетных денег. В статье представлены разъяснения по данному вопросу, которые помогут работодателям правильно подходить к решению данного вопроса

Выдача денежных средствСотрудник учреждения культуры вправе получить деньги под отчет. Для этого руководитель издает приказ и включает в него все необходимые сведения. Ранее процедура выдачи подотчетных денежных средств осуществлялась только на основании заявления работника.

Об оформлении документов на выдачу подотчетных денег

С августа прошлого года начали действовать новые нормы, касающиеся выдачи денег под отчет. Сегодня работнику не придется писать заявление, так как основным документом в данном случае является приказ руководителя учреждения.

В него включаются следующие данные:

  • ФИО подотчетника;
  • размер выдаваемой суммы наличных денег;
  • срок, на который выдаются денежные средства.

На каждую выдачу наличных издается новый приказ. На нем обязательно проставляется дата и номер, а также ставится подпись руководителя.


После принятия новых норм деньги под отчет может получить даже тот работник, у которого имеется задолженность по предыдущей сумме. Раньше это было запрещено законодательством. И если руководитель допускал данное нарушение, то при проверке налоговая инспекция привлекала учреждение к административной ответственности.  Размер штрафа достигал сорока тысяч рублей.

В некоторых случаях учреждению удавалось избежать штрафа, так как в процессе судебных разбирательств действия признавались правомерными. Однако такие случаи были не частыми.

Формы бюджетной отчетности для финансового органа

Формы бюджетной отчетности для финансового органа
посмотреть/скачать>>

Рассмотрим пример.  Руководитель учреждения культуры регулярно выдавала деньги под отчет одной из сотрудниц. Подотчетные средства возвращались в кассу на следующий же день. Однако во время проверки подобные действия были восприняты налоговиками как нарушение, за что на учреждение были наложены штрафные санкции.

Основанием для принятия таких мер стало фактическое хранение подотчетником сверхлимитного остатка. Учреждение подало встречный иск. Однако суд признал действия налоговой инспекции правомерными и оставил решение без изменения.

Сколько денег можно выдавать под отчет

В нормативно-правовых документах нет конкретных указаний по поводу суммы, которую можно выдавать под отчет. Не указан также и срок. Поэтому руководитель учреждения вправе самостоятельно принимать решение о сроках и количестве.

Однако не стоит забывать об Указании №3073-У, изданном Центральным банком. В нем указано, что максимальная сумма расчета наличными между юрлицами и индивидуальными предпринимателями по одному договору может равняться 100 000 рублей. 

Работник может получить деньги под отчет двумя способами:

  1. Наличными из кассы.
  2. Перечислением на банковскую карту.

При использовании второго способа обязательно указывается, что данная сумма предназначена «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». У сотрудника может быть и корпоративная банковская карта, однако, она не играет роль выдачи подотчетной суммы.

Если работник получил деньги под отчет, то для предоставления отчета об их использовании отводится не более, чем три рабочих дня. Срок исчисляется со дня выхода на работу или же по истечении срока, на который эти средства были выделены.

Рассмотрим пример. Преподаватель детской школы искусств  Северинов А.В. получил деньги под отчет на  срок  до 29 декабря 2017 года. После новогодних праздников учреждение начало работать 9 января 2018 года.

Но поскольку еще до наступления праздничных дней Северинов оформил отпуск, то его первый рабочий день пришелся на 17 января. Это значит, что срок возврата подотчетных денег истекает 22 января. До наступления этого момента он обязан не только вернуть денежные средства, но и отчитаться за них.

Как действовать, если работник не возвратил деньги и не отчитался

Чтобы удержать подотчетную сумму, необходимо действовать по следующему алгоритму:

  • в течение месяца, начинающегося со дня окончания срока, установленного для возврата денег, руководитель издает приказ;
  • работника ознакомляют с данным документом под подпись;
  • получают от работника письменное подтверждение его согласия с указанной в приказе суммой и основаниями ее удержания.

Если работник не согласен, то учреждению придется обратиться в суд. В случае признания действий работодателя правомерными, он вправе удерживать из заработной платы сотрудника сумму, размер которой не превышает 20%.  Если задолженность значительно превышает установленную норму – 20 процентов, то долг будет удерживаться из нескольких зарплат.


Иногда работник, получивший подотчетные деньги, не может предоставить отчет. Причины могут быть разными.

Например, при совершении авиаперелета он потерял посадочный билет.  В этом случае вопрос будет решен положительно, если человек обратиться к авиаперевозчику с просьбой предоставления справки с информацией о полете. Такой документ будет выполнять роль подтверждающего.

Если работник не может вовремя предоставить отчет за использование подотчетной суммы, то с его согласия работодатель сможет удержать задолженность из зарплаты.

Случается, что работник не соглашается с предложением работодателя, или же работодатель принимает письменное решение не удерживать долг. В таком случае данная сумма будет выступать в качестве дохода работника. Поэтому из нее будет удержан налог и начислены страховые взносы.

Если сотрудник предоставит авансовый отчет и подтверждающие документы после того, как будут удержаны налоги и взносы, то бухгалтерия вправе выполнить их перерасчет. Хотя, если дело рассматривается судом, то он трактует задолженность совсем по-другому.

Суд считает, что несвоевременное возвращение денег и предоставление отчета не может перейти из категории долга в категорию дохода. В качестве дохода эта сумма может выступать лишь тогда, когда учреждение простит работнику задолженность и спишет ее.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2006–2018 ООО «МЦФЭР», медиагруппа «Актион-МЦФЭР»

      Журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» –
      практический журнал для руководителя учреждения культуры.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник руководителя учреждения культуры».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС77-64198 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×