Общение по электронной почте: правила переписки

190
Соблюдение правил делового общения по электронной почте способствует утверждению позитивного имиджа отправителя и положительно отражается на общении в дальнейшем. Из статьи вы узнаете, каких правил нужно придерживаться при общении в цифровой среде

Электронные сообщенияВ последнее время электронная почта заняла одну их самых важных ячеек в деловом общении.

Вряд ли сегодня можно встретить бизнесмена, руководителя или сотрудника любого учреждения, не использующего «электронку» в своей практике межличностных коммуникаций.

Большинство деловых людей начинают свой рабочий день с проверки электронной почты.

Но, несмотря на актуальность этого средства общения, собеседники не всегда соблюдают правила этикета. Поэтому иногда невозможно понять, с какой целью прислан документ, и кто его автор.

Какие правила общения по электронной почте

Сообщения, которые не носят личный характер, должны составляться в деловом стиле. Написание электронного письма в соответствии с правилами этикета создает позитивное мнение об авторе и имеет непосредственное влияние на ход дальнейшего общения. Рассмотрим более подробно, какие  правила деловой переписки по электронной почте необходимо соблюдать.

Правило 1. Оформление письма нужно начинать с заполнения всех без исключения полей:

  • электронный адрес и имя отправителя;
  • тема письма;
  • письмо.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Текст письма должен начинаться с приветствия и заканчиваться подписью отправителя. Если тема письма не будет указана, то получатель может не заинтересоваться документом и просто отправить в спам. 

Правило 2. Адрес получателя стоит вставлять в последнюю очередь. Это поможет избежать риска преждевременной отправки документа, который может быть еще не дописан или не проверен.

Правило 3. Перед отправкой нужно проверить правильность написания адреса назначения. Таким образом человек убеждается, сто письмо отправляется именно тому, кому предназначено.

Правило 4. Приветствие должно стоять перед основным текстом и включать приветствие, которое состоит из приветственного слова и имени получателя. Его правильное написание говорит о воспитанности отправителя. Цель общения описывается после приветствия.

Правило 5. Чтобы текст письма был читабельным и легко воспринимался, его нужно разбить на несколько абзацев. Предложения должны быть короткими и содержать не более 15-20 слов. Каждый абзац лучше всего отделить от другого пустой строкой.

Правило 6. Цель письма должна быть четко сформулированной и излагаться в первом предложении, которое следует за приветствием.

Правило 7. Текст письма должен быть кратким. Если в письмо необходимо включить большой объем информации, то ее можно отправить как вложение.  Оно присоединяется к письму с самого начала. Таким образом появляется возможность избежать риска отправки письма без необходимой информации;

Правило 8. Если в письме содержится несколько вопросов, то отвечать необходимо на каждый из них. Игнорировать тот или иной вопрос не стоит, так как это, прежде всего, неэтично. Человек, который ставит вопросы, всегда надеется получить на них ответы. В противном случае его мнение о собеседнике может измениться в худшую сторону.

Правило 9. Все фразы, используемые при деловой переписке, должны строиться грамотно, с отсутствием орфографических и грамматических ошибок.  Проверку орфографии можно осуществить в режиме онлайн.

Правило 10. Электронная почта – это способ взаимосвязи с партнерами, сотрудниками и другими. Согласно правилам этикета, ответ на электронное письмо является обязательным. Для этого должно уйти не более трех суток. Отсутствие ответа в течение этого времени, является доказательством отказа от общения. Не отвечать можно только на незатребованные письма или те, которые поступают от незнакомых отправителей.

Правило 11. Написание письма прописными буквами может вызвать раздражение или негативное мнение адресата. Поэтому в текст можно включить всего несколько слов, написанных таким шрифтом. Это позволит выделить наиболее важное место.

Правило 12. Не стоит пересылать по электронной почте номера банковских карт или другую конфиденциальную информацию, поскольку всегда существует риск вскрытия «электронки». Злоумышленники могут воспользоваться этим в корыстных целях.

Правило 13. Этика общения по деловой электронной почте исключает использование смайлов. Также не допускается частое употребление аббревиатур.

Если при написании электронного письма выдержаны все нормы делового этикета, это является подтверждением того, что отправитель с уважением относится к получателю.

Несколько советов касательно правильного поведения в цифровой среде

Некорректное поведение в цифровом пространстве может привести к снижению авторитета не только отправителя, но и учреждения в целом. Уважительное отношение к адресату, наоборот, способствует созданию позитивного мнения.

Читайте бесплатно в системе Культура:



Если, к примеру, электронное письмо будет отправлено в ночное время, то приложение на смартфоне оповестит об этом получателя. В результате он может остаться недовольным, что его разбудили. Такие обстоятельства могут оказать негативное влияние на дальнейшее общение.

Электронная почта для деловых контактов не должна содержать в составе адреса игривых слов  типа shalunishra@mail.ru  или  kroshka@qmail.com. Такие названия можно использовать только для тех ящиков, которые используются с целью переписки личного характера.

Что касается темы письма, то она должна отвечать следующим требованиям:

  1. Быть конкретной.
  2. Не содержать грамматических ошибок и опечаток.
  3. Раскрывать цель письма.

Прикрепленные к письму приложения также должны иметь конкретные названия. Если использовать такие названия, как, например, «договор.doc»., то файл всегда может просто затеряться.

Иногда человек получает письмо, адресованное нескольким людям. Если в письме поступило предложение обсудить группой какую-то проблему, то отправлять ответ также нужно всем. Если обсуждение не требуется, ответ отсылается лично отправителю.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2006–2018 ООО «МЦФЭР», медиагруппа «Актион-МЦФЭР»

      Журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» –
      практический журнал для руководителя учреждения культуры.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник руководителя учреждения культуры».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС77-64198 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×