Как сделать мероприятие масштабным при недостаточном бюджете: примеры

196
Привлечь партнера с целью оказания им помощи при проведении культурно-массового мероприятия можно, заключив с ним соглашение или договор о сотрудничестве. В статье представлены примеры из опыта работы учреждений культуры о том, как провести масштабное событие при не достаточном бюджете

Как выделить средства В настоящее время практически каждое учреждение культуры испытывает дефицит бюджета. Сложна экономическая обстановка в стране не позволяет выделить достаточное количество денежных средств на реализацию тех или иных проектов. 

Однако многие культурные организации продолжают привлекать все большее количество посетителей, организовывая бесплатные мероприятия. Как же провести масштабное мероприятие при ограниченном бюджете? Рассмотрим  несколько примеров из опыта работы других учреждений культуры.

Необходимость просчета расходов на проведение мероприятия

Организация самого простого мероприятия требует вложения денежных средств. Поэтому, прежде чем приступить к реализации проекта, просчитываем, во сколько он обойдется. При этом учитываем даже незначительные нюансы.

Например, дворец культуры организовывает проведение юбилейного вечера, посвященного 70-летию известного писателя. Для этого планируется приобрести декорации, пригласить специалистов для праздничного оформления сцены, провести рекламу и прочее.

По окончании вечера все оборудование нужно убрать, а значит работникам, чей рабочий день заканчивается в 19.00, придется работать сверхурочно. Сверхурочная работа, как известно, оплачивается в повышенном размере. Как видим, проведение культурно-массового мероприятия обходится недешево.

Чтобы включить в централизованную закупку все необходимые материалы, требующиеся для проведения массовых мероприятий, нужно заранее представить их масштаб. Конечно учесть все без исключения невозможно, поскольку в процессе подготовки всегда могут возникнуть дополнительные расходы.

Кроме этого, может возникнуть и необходимость в проведении внепланового мероприятия, посвященного, например, победе коллектива в значимом конкурсе. Если это случилось, то закупка производится в экстренном порядке. Однако ее условия не всегда удобны для учреждения культуры.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Заключение договора с партнерами

Просчитав все затраты на культурно-массовое мероприятие, начинаем искать организации, у которых имеются необходимые ресурсы. Лучше всего, если с ними будет заключен договор или соглашение о сотрудничестве.

В данный документ обязательно включаем пункт о правах и обязанностях сторон. Четко прописываем, чем должно заниматься учреждение культуры и за что отвечает партнер.

Рассмотрим пример.  Дворец творчества детей и молодежи организовал масштабное мероприятие – легкоатлетический забег. Его участниками стали дети в возрасте от 4-х до 12 лет. Цель этой акции заключалась в привлечении детей и взрослых, не посещающих Дворец творчества, для участия в спортивных кружках и секциях.

Забег проводился на охраняемой территории данного учреждения культуры. Для его проведения использовались простые секундомеры, звуковое оборудование, летняя сцена.

Однако, чтобы придать мероприятию формат «Московского марафона» требовалось дополнительное оборудование:

  • электронная система хронометража;
  • номера участников с чипами, которые фиксируют время пересечения старта и финиша;
  • стартово-финишные ворота.

Помимо этого, требовалось приобрести призы для участников забега.

Дворец творчества обратился в столичный беговой клуб Wake and Run с предложением о сотрудничестве. Между организациями был заключен договор. В нем были прописаны обязанности сторон. К примеру, клуб выполнил обмер трассы, установил ворота. Также его сотрудниками была проведена разминка для тех, кто участвует в забеге.

Беговой клуб помог учреждению культуры в привлечении спонсоров. Они приобрели для победителей мягкие игрушки, а для каждого участника стартовые комплекты  с конфетами и газированной водой.

Еще одним партнером стала спортивная региональная общественная организация «Профессиональный спорт». Она дополнила пакет участника брелоками и купонами на скидки в ведущих магазинах спорттоваров. Мероприятие освещалось в столичных СМИ и социальных сетях.

В  договоре о сотрудничестве, который заключен между Дворцом творчества и его партнерами, было прописано какое оборудование и на каких условиях будет передано учреждению.

Реклама культурно-массового мероприятия

Сделать культурно-массовые мероприятия бесплатными, это еще не значит, им заинтересуется огромное количество посетителей.

Чтобы оно вызвало интерес, должны совпадать несколько факторов:

  • целевая аудитория;
  • время;
  • место.

Хорошо, когда о событии узнает большое количество людей. Однако результат будет  намного эффективнее, если о нем будут знать интересующиеся данной темой потребители.

Одну и ту же информацию лучше размещать в разное время суток. Так о ней узнает большее количество пользователей. Если, например, информация касается проведения мероприятия для детской аудитории, то ее размещение рано утром может собрать всего несколько десятков «лайков».

А вот в обеденное и вечернее время ее смогут «лайкнуть» до тысячи пользователей. Именно в это время они выходят с детьми на прогулку, отдыхают или возвращаются с работы.

Очень важным фактором является место размещения информации о мероприятии. Вряд ли ее прочитает огромное количество людей, если она будет размещена на информационной доске возле учреждения или на его сайте. Оптимальным вариантом является размещение сообщений в соцсетях, на страницах периодической прессы, в телепрограммах.

Многие учреждения обращаются за помощью к специалистам, которые занимаются профессиональным продвижением в социальных сетях. Они создадут настоящую контентную и контекстную рекламу, сопровождающуюся текстом, картинками и ключевыми словами.  

Созданная таким образом реклама будет увидена пользователями, попавшими в критерии выборки. Эти критерии учреждение определяет самостоятельно.

Целевые показатели развития сферы культуры, установленные

Целевые показатели развития сферы культуры, установленные "дорожной картой"
посмотреть/скачать>>

Рассмотрим следующий пример. Дворец культуры разработал критерии для рекламы «ВКонтакте»:

  • район проживания;
  • пол и возраст.

Что касается района, то здесь речь идет местах, находящихся вблизи здания дворца творчества. Пол и возраст был разграничен таким образом:

  • женщины 21–34 лет;
  • женщины 35–45 лет;
  • девушки и юноши 12–18 лет.

Такие параметры взяты потому, что именно эти категории населения посещают секции и кружки.

Читайте бесплатно в системе Культура:



Рекламная акция данной учреждения культуры длилась полгода. В результате среднемесячное число посещений официального сайта увеличилось почти вдвое.

Самостоятельно созданные рекламные материалы, как правило, уступают разработанным специалистами. Ведь рекламщики знают все нюансы, которые нужно учесть, чтобы макет стал максимально информативным и привлекательным для целевой аудитории.

Но не каждое учреждение культуры может воспользоваться услугами профессионалов, так как эта услуга не из дешевых. Поэтому, чтобы избежать лишних расходов, направляем усилие на поиск информационных партнеров, например, СМИ. Он может включить сведения о проведении мероприятия в базу рассылки, а также опубликовать новость о данном событии в соцсетях на своем сайте.

Пример. Несколько лет назад в столице проводился фестиваль «День открытых миров». Его организаторами стали команда «КомМиссия» и Культрный центр ЗИЛ. Городской Департамент культуры поддержал данную инициативу.

Мероприятие проводилось на площадке Культурного центра ЗИЛ. В течении трех дней было проведено:

  • конкурс костюмов;
  • выставка комиксов;
  • встречи с реконструктарами и косплеерами.

«Ком Миссии» была выделена субсидия для реализации проекта. КЦ ЗИЛ внес часть оплаты за печать полиграфической продукции. Сотрудники учреждения культуры вручили флаера и программки своим партнерам.

В результате о мероприятии написали:

  1. «Известия».
  2. Портал о досуге.
  3. РИА «Новости».
  4. Специализированный отраслевой журнал .
  5.  «Интерфакс».
  6. Профильные порталы для детей и родителей.
  7. «Афиша Daily».

Важным моментов в работе по организации масштабных культурно-массовых мероприятий является привлечение партнеров из других сфер деятельности. Это поможет привлечь внимание людей из этой аудитории, которые в дальнейшем смогут записать своих детей и других родственников в секции или кружки.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2006–2018 ООО «МЦФЭР», медиагруппа «Актион-МЦФЭР»

      Журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» –
      практический журнал для руководителя учреждения культуры.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник руководителя учреждения культуры».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС77-64198 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×