Модули на внутреннем сайте учреждения

175
Иногда сотрудники учреждения допускают утерю важной информации, что, в свою очередь, тормозит работу учреждения. Сегодня руководители имеют возможность контролировать действия своих подчиненных из любого уголка мира. Каким образом это можно осуществить, мы расскажем в данной статье

Сотрудникам учреждения будет проще справляться со своими рабочими делами, если установить на внутреннем сайте специальные модули. Их наличие имеет множество преимуществ. К примеру, руководитель может осуществлять контроль за подчиненными. Он может следить за тем, кто и когда выполняет поставленные задачи.

Многие учреждения культуры уже воспользовались данной возможностью и уже успели убедиться в выгоде автоматизации рабочего процесса. Рассмотрим на примере издательского холдинга «Актион – МЦФЭР», какие удобные функции можно установить на внутреннем сайте.

Какая информация подлежит систематизации

На данном предприятии трудится более  24 тысяч человек, поэтому работникам того или иного отдела приходится работать с массой документов. Случается, что в ворохе рабочих дел работники и начальники отделов забывают важную информацию. Чтобы сотрудникам было легче разбираться со всеми делами, сведения решили систематизировать на внутреннем сайте.

Специалисты считают, что удобнее всего выполнить систематизацию такой информации:

  1. Дат и времени собраний, семинаров, конференций и других мероприятий.
  2. Дат отпусков работников учреждения.
  3. Дней рождения сотрудников.

Именно эту информацию чаще всего забывают работники и начальники отделов.

Если говорить о дате и времени собраний или других рабочих мероприятий, то большинство работников вспоминает о них в самый последний момент. А если еще нужно было подготовить отчет, то здесь неприятности гарантированы.

И главная причина возникновения вот таких не совсем приятных моментов заключается не в том, что сотрудников не вовремя информируют. Чаще всего сообщения отсылают по электронной почте, а работник просто его не прочитал. Возможно оно попало в спам. Какой бы ни была причина, в любом случае такое положение дел не приносит пользы.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Часто работнику приходится обращаться к сотрудникам учреждения, которые работают в других отделах. Но иногда случается, что кто-то из этих сотрудников пребывает в отпуске, а значит получить необходимую информацию не удастся. Поэтому систематизировать на внутреннем сайте даты отпусков работников других отделов просто необходимо.

Не менее важной является информация о днях рождения работников учреждения культуры. Если люди, работающие в одном коллективе, не владеют этой информацией, это может негативно отразиться на микроклимате. А создание положительной атмосферы, когда сотрудники внимательны друг к другу, очень важно для общего дела.

Какие модули стоит закрепить на внутреннем сайте учреждения

Чтобы не пропустить ни одной важной даты, в «Актион – МЦФЭР» используют автоматизированную систему управлениями задачами на внутреннем сайте. Здесь разработан отличающийся гибкостью сервис, в основе которого лежит модульная система.

Использовать все модули сайта не обязательно. Каждый из них включается тогда, когда это необходимо. Если тот или иной функционал не нужен, то модуль просто отключают. В процессе работы данной системы может возникать необходимость в создании нового функционала. Тогда разрабатывается и интегрируется новый модуль сайта.

Где бы ни находился руководитель организации, он в любое время суток может посещать сайт и выполнять определенные действия:

  • ставить задачи;
  • отслеживать действия сотрудников;
  • комментировать выполнение задач и другие.

На рабочие компьютеры сотрудников сервис не устанавливается. Хотя они могут начинать работать в системе на одном компьютерном устройстве, а продолжать на другом.

Войти в систему может войти только тот, кто знает ее закрытый адрес. Он не отображается в поисковой системе и видеть его могут те работники, которые знают о существовании адреса.

По каждому событию создается специальный файл – лог. По логам администратор и руководители осуществляют контроль сотрудников. Они могут видеть, кто из персонала находится в сервисе и чем именно занимается.

Внутренний сайт «Актион-МЦФЭР» имеет множество разделов, благодаря которым, стало намного легче осуществлять планирование.  Основными разделами являются:

  • заявки IT и АХО.  Этот сервис позволяет обратиться в нужный отдел с заявкой об установлении новой программы, устранения каких-либо сбоев в работе компьютера и так далее;
  • бронирование переговорных. Если работник планирует проведение переговоров или вебинара, то с помощью данного раздела он может заранее забронировать комнату на нужный день и время;
  • нужные документы. Здесь можно найти такие документы, как заявления на увольнение, принятие на работу, отпуск и прочее;
  • дни рождения.  На этом сервисе представлены дни рождения всех сотрудников учреждения. Также здесь имеется специальная кнопка, при помощи которой можно отправить поздравление имениннику;
  • новые сотрудники. В данном разделе размещен список новых работников с фотографиями и указанием должностей;
  • столовая. Посетив раздел, можно ознакомиться с меню на текущий момент. Здесь можно посмотреть видео из буфета. Оно позволяет узнать информацию о состоянии очереди. Благодаря данному сервису сотрудники могут оптимально спланировать обеденный перерыв;
  • мои задачи. В разделе зафиксированы задачи для каждого конкретного сотрудника и прописаны сроки их исполнения;
  • группы. Сервис объединяет сотрудников учреждения в рабочие группы. Им намного легче организовать деловую встречу, обсудить те или иные проблемы рабочего характера.

Читайте бесплатно в системе Культура:



На внутреннем сайте холдинга публикуются новости. Это дает возможность получить информацию об успехах того или иного отдела, об изменениях в режиме работы учреждения в связи с праздниками, о проведении благотворительной акции и так далее.

Сегодня рабочий день каждого сотрудника «Актион-МЦФЭР» начинается с модуля «Рабочий стол». Здесь представлены задачи, которые должен выполнить работник в течение дня или месяца, а также другие общие сообщения.

Модуль «Задачи» используется с целью управления задачами между работниками. Это проектная система, позволяющая распределить задачи, касающиеся долгосрочных проектов, и их исполнителей.

Большое значение имеет функционал модуля «Инвентаризация». Он предназначен для заведующих филиалами центральной библиотечной сети и отображает все имущество, находящееся на балансе. Все пункты доступны для посетителей, которые могут прикладывать фото и писать комментарии. Главным предназначением этого модуля является контроль за каждой позицией, числящейся на заведующих библиотеками.

В настоящее время учреждение работает над разработкой модуля «Система заявок». Благодаря его созданию, можно будет подавать заявки на выполнение различных работ в другие отделы.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2006–2018 ООО «МЦФЭР», медиагруппа «Актион-МЦФЭР»

      Журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» –
      практический журнал для руководителя учреждения культуры.

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Справочник руководителя учреждения культуры».
      Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
      Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС77-64198 от 25.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×