Бухгалтерия на аутсорсинг: риски и преимущества

162
В современных учреждениях культуры некоторые услуги должны предоставляться на аутсорсинге. То есть музей или театр может передавать другой организации, которая работает в нужной сфере, определенные функции или виды деятельности

Экономия финансовых средствВ современных учреждениях культуры некоторые услуги должны предоставляться на аутсорсинге.

То есть музей или театр может передавать другой организации, которая работает в нужной сфере, определенные функции или виды деятельности.

Осуществляется это на основании договора. Данные задачи утверждены постановлением Правительства №2606-р и направлены на экономию финансовых средств.

Многие руководители культурных учреждений начали задумываться над тем, чтобы перевести на аутсорсинг бухгалтерию. Такой подход имеет как преимущества, так и сложности.

В чем выгода аутсорсинга

Как известно, аутсорсинг является выгодным, когда обеспечивает экономию денег или оптимизацию деятельности организации. Именно это взято за основу чиновниками, которые, работая над «дорожной картой», заклали в нее требование перехода.

Практика подтверждает, что преимущества аутсорсинга будут очевидны в том случае, если будут обеспечиваться определенные условия. Если, к примеру, на рынке действует монополист, то вряд ли учреждению удастся на него воздействовать.

Ведь других поставщиков услуг здесь нет, а значит организациям-заказчикам никуда от него не деться. Поэтому выгода от аутсорсинга будет лишь при наличии большого количества учреждений, оказывающих необходимые услуги.

Вторым обязательным условием является наличие технического задания на оказание услуги аутсорсингового характера. Это дает возможность не только отобрать наиболее подходящего поставщика, но и обеспечить контроль за исполнением условий договора. Главное, чтобы в техзадании была предусмотрена возможность внесения изменений в договор.

Если культурная организация будет иметь возможности выбрать услуги аутсорсинга по качественным критериям, то это также принесет определенную выгоду.

Полезным является и условие, когда учреждение обеспечивает контроль за деятельностью аутсорсера. И хотя выполнить это намного сложнее, чем в отношении штатных работников, все же выгода от этого немалая.

Перечень услуг и работ, которые можно перевести на аутсорсинг, представлен ниже:

Бухгалтерия на аутсорсинг: риски и преимущества

Особенности передачи на аутсорсинг бухгалтерии

В Законе №402-ФЗ прописано право передачи на аутсорсинг бухгалтерии учреждения. Несмотря на то, что ведением бухучета занимается другая организация, ответственность за учет все равно возлагается на руководителя учреждения.

Для культурных организаций перевод бухгалтерии на данную систему влечет за собой множество сложностей. Объясняется это в первую очередь разноплановостью учреждений. Одним их них требуется обновить состав музыкальных инструментов, другим необходимо кассовое оборудование, а третьи нуждаются в реквизите для новой пьесы.

Рассмотрим на примере таких учреждений культуры, как театры. Все спектакли отличаются друг от друга.

Проект приказа о порядке определения предельно допустимых значений просроченной кредиторской задолженности

Проект приказа о порядке определения предельно допустимых значений просроченной кредиторской задолженности
посмотреть/скачать>>

Если для постановки одного будет достаточно двух стульев, лестницы и стола, то другие требуют множества костюмов, декораций, бутафории. Кроме этого, каждое из данных учреждений ведет учет сценично-постановочных средств по каждому отдельному спектаклю.

То есть любой новой постановке присваивается определенный номер, под которым она проходит в бухучете. А это уже не однотипные проводки, на которых основывается и аутсорсинг, и централизованная бухгалтерия.

Например, по решению режиссера все артисты, задействованные в постановке, должны выйти на аплодисменты в одинаковых футболках. Такая идея возникла накануне премьеры.

Чтобы приобрести необходимые атрибуты, необходимо срочно оплатить покупку. Для оплаты нужно оформить целый пакет документов и передать их в бухгалтерский отдел. Однако при переходе театра на аутсорсинг оперативно оплатить товар практически невозможно.

Как результат, замысел режиссера не осуществиться. В некоторых случаях задержка оплаты счета может привести к срыву спектакля.

Когда-то в театрах отсутствовали планово-финансовые отделы, поэтому бухгалтерскому отделу приходилось заниматься и планированием, и экономической частью. Исключение составляли всего два учреждения – театр Моссовета и Вахганговский. В настоящее время во всех театрах имеются отделы, занимающиеся финансово-плановой деятельностью.

Основой для планирования ФХД сегодня является государственное задание. План-график и план закупок разрабатывается совместно с контрактным управляющим.  И осуществляется это в рамках Закона №44-ФЗ и Закона №223. Данные службы не могут подлежать оптимизации, так как без них организация действовать не может.

Государственные и муниципальные культурные организации могут перевести на аутсорсинг следующие функции:

  • охрану;
  • организацию питания;
  • техническое обслуживание;
  • уборку помещений и прилегающих территорий;
  • юридические вопросы;
  • бухучет;
  • кадровое обеспечение.

К примеру, в Омске вот уже в течение трех лет госучреждения пользуются аутсорсинговыми услугами. Они направлены на обслуживание зданий и прилегающих к ним территорий. 

И хотя экономии это не приносит, все же руководители отмечают определенные преимущества. Ведь теперь им не требуется заботиться о том, чтобы решать проблемы по организации обеспечивающих функций.

Если говорить о передачи бухгалтерии на аутсорсинг, то стоит учесть все риски. В первую очередь это касается утечки конфиденциальной информации. Случается, что работники аутсорсинговой компании допускают нарушения.

И если в договор не включено условие о том, что в случае допущения ошибок в бухучете ответственность возлагается на допустившего их работника, то отвечать придется руководителю учреждения.

Чтобы избежать целого ряда рисков, некоторые учреждения культуры практикуют создание подведомственных централизованных бухгалтерий. Это является альтернативой аутсорсингу.

Таким опытом может поделиться муниципальное образование Омской области, где с 2014 года действует бухгалтерия, подведомственная департаменту культуры Администрации Омска.

Централизованная бухгалтерия сводит к нулю риски, которые возникают в случае передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг. Ведь весь бухучет остается в ведении одного учредителя. Его осуществлением занимаются только штатные работники, а это значит, что риск утечки информации значительно снижен.

Однако нельзя сказать, что открытие централизованной бухгалтерии имеет только преимущества. Главный минус заключается в том, что такой механизм влечет за собой дополнительный затраты. Например, для работы в бухгалтерии необходимо набрать штат сотрудников, которым нужно выплачивать заработную плату. А это, как правило, немалые расходы.

Как известно, каждое учреждение должно самостоятельно разрабатывать Положение об оплате труда. Такое требование представлено в постановлении Правительства №583. Поэтому оклады у каждого из них разные. Они зависят от системы оплаты труда, которая сформирована за счет государственного задания и платных услуг.

Если организация пользуется услугами аутсорсинговой компании, то ей придется платить деньги за количество выполненных операций. Например, в столице средняя ставка составляет 25 тысяч рублей за сто операций.  

Поэтому некоторые учреждения культуры очень сомневаются в том, стоит ли передавать бухгалтерию на аутсорсинг, стоимость которого является довольно высокой.

Читайте бесплатно в системе Культура:

Заключение договора с аутсорсинговой компанией

Решив воспользоваться услугами бухгалтерского аутсорсинга, необходимо выбрать наиболее подходящего поставщика услуг и заключить с ним договор.

Данный документ должен быть составлен в двух экземплярах и включать следующие пункты:

Бухгалтерия на аутсорсинг: риски и преимущества

Рассмотрим более подробно некоторые из них. Например, в третьем пункте указывают стоимость договора. Она включает в себя все затраты, которые касаются оказания услуг. Если говорить о порядке оплаты, то она осуществляется на основании документов, подписанных сторонами договора.

К ним относятся:

  1. Акт сдачи-приемки услуг;
  2. Счета на оплату;
  3. Счета-фактуры.

Остановимся на пункте 8. Конфиденциальными являются документы и материалы, переданные культурной организацией аутсорсинговой компании. Сюда же относятся и все результаты услуг, которые предоставляет исполнитель согласно условиям договора.

Достаточно важным является пункт 12. Его необходимо включить в договор для того, чтобы избавить его от излишней детализации. Ведь все мелкие детали определяют именно сюда. Это очень удобно, поскольку в результате текст документа становится читаемым и понятным.

В качестве приложений могут выступать:

  • технические задания;
  • сметы;
  • таблицы;
  • графики;
  • спецификации и прочее.

Составляя договор, в обязательном порядке нужно указывать, что каждое обязательство должно исполняться в соответствии с условиями, которые означены в приложении.

Иногда договор включает в себя много приложений. В этом случае следует проследить, чтобы каждое из них имело свое название и определенный номер.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×