Как сделать максимально полезным внутренний сайт

295
Автоматизировав рабочий процесс, можно добиться более высоких результатов в работе. Поэтому создание на внутреннем сайте учреждения специальных сервисов является актуальным, поскольку позволит работникам и руководителям намного быстрее справляться со списком ежедневных рабочих дел

Автоматизация рабочего процессаАвтоматизация рабочего процесса – это актуально, удобно и выгодно. В этом смогли убедиться  учреждения,  установившие на внутреннем сайте специальные модули.

Они предназначены, чтобы помочь сотрудникам быстрее разобраться в целом перечне рабочих дел.

С  помощью модулей можно ставить задания,  контролировать их выполнение работниками отделов. Рассмотрим как сделать  внутренний сайт максимально полезным.

Какая информация требует систематизации на внутреннем сайте учреждения

Каждый  сотрудник имеет ряд должностных обязанностей. Их выполнение требует немало времени и усилий.

При этом ежедневно поступает целый поток информации, запомнить которую в рабочей суете довольно сложно. Забывая даже самые незначительные сведения, можно повлечь за собой неприятности.

Практический опыт позволяет выделить несколько видов информации, которую чаще всего забывают и работники, и начальники:

  1. Даты и время мероприятий рабочего характера.
  2. Даты плановых отпусков.
  3. Дни рождения сотрудников.

К примеру, информация о проведении собрания и подготовке выступления отправлена работнику по электронной почте. Однако в течение дня он занимался выполнением  других трудовых обязанностей и не открывал  электронный ящик. В результате сообщение осталось непрочитанным.

О собрании работник узнал только за пару часов до его проведения, поэтому подготовить выступление не успел.  Конечно же, такие действия чреваты последствиями. Несвоевременное получение информации может привести к тому, что работник пропускает важное мероприятие. Пользы от этого не будет ни руководителю, ни самому специалисту.

Важно, чтобы сотрудники знали даты отпусков не только  коллег,  работающих с ними в одном отделе, но и сотрудников других отделов. 

Ведь в процессе работы часто возникают ситуации, когда необходимо получить какие-то данные, отправить отчет, уточнить те или иные рабочие моменты. Поэтому, зная о том, что нужный сотрудник в отпуске, не придется тратить время на телефонные звонки к нему или отправление писем.

Достаточно важным моментом является знание информации о дне рождения других коллег. Трудовой коллектив – это социальная ячейка, в которой существуют свои традиции, обычаи, порядки.

Положение об информационной открытости образовательной организации

Положение об информационной открытости образовательной организации
посмотреть/скачать>>

Если коллеги знают день рождения друг друга, они  могут организовать поздравление, сделать сюрприз и прочее. Такие положительные моменты способствуют созданию оптимального микроклимата, что очень важно для общего дела. Поэтому систематизировать важные даты и дела на внутреннем сайте учреждения просто необходимо.

Использование модульной системы для размещения информации

Удобным, выгодным и экономичным является сервис, в основе которого лежит модульная система. Ведь в этом случае можно использовать только те модули, которые нужны учреждению в определенный момент. Если функционал не нужен, всегда есть возможность его отключить.

Иногда возникает необходимость в дополнительном функционале. Тогда учреждение может разработать новый модуль.

Оптимальным месторасположением сервиса является сервер, где располагается официальный сайт. Такое размещение удобно, поскольку обеспечит доступ к сервису в любое время суток и с любого уголка мира. Где бы не находился руководитель, он всегда может посетить сервис, поставить задачи своим подчиненным, обеспечивать контроль за их выполнением.

Такой функционал выгоден еще и тем, что устанавливать его отдельно на каждый рабочий компьютер не нужно. Сотрудники могут работать с ним на любом компьютерном или мобильном устройстве. При этом работа может быть начата на одном из них, а закончена на другом.

Система имеет закрытый адрес, который нельзя увидеть ни в одной из поисковых систем. Поэтому пользоваться им могут только те сотрудники, которые знают о его наличии. По любому событию ведутся логи. Это позволяет администратору и руководителям контролировать, чем и в какое время в сервере занимаются работники учреждения.

Пример из опыта работы по разработке внутреннего сайта

Издательский холдинг «Актион-МЦФЭР» уделяет повышенное внимание внутреннему сайту. Специалисты разработали большое количество разделов, благодаря которым можно планировать работу.

К их числу относятся:

  1. заявки в IT и АХО;
  2. бронирование переговорных;
  3. нужные документы;
  4. дни рождения;
  5. новые сотрудники;
  6. праздники и другие.

К примеру, модуль «Заявки в IT и АХО» используют для создания различных заявок, например:

  • на установку нового программного обеспечения;
  • на устранение неисправности в кондиционере;
  • на замену оборудования и так далее.

Если человеку нужно забронировать помещение для проведения переговоров или вебинаров на определенную дату и время, то для этого используется модуль «Бронирование переговорных».

На внутреннем сайте можно легко найти различные документы, к примеру, заявления на отпуск или увольнение. Также здесь представлен список сотрудников, которые недавно были приняты на работу, с указанием должностей и фотографиями.

Очень интересным и не менее полезным является модуль «Столовая», где можно ознакомиться с меню на текущий день.

Сидя в рабочем кабинете, человек может открыть видео и посмотреть, есть ли очередь в столовой. Это дает возможность правильно спланировать обеденный перерыв. Большое значение имеет функционал, на котором представлены задачи и сроки их выполнения для каждого конкретного сотрудника.

На сайте учреждения публикуются различные новости, например:

  • какие успехи были достигнуты отделами;
  • когда будет проведена благотворительная акция;
  • как переносятся праздничные дни  и многое другое.

Читайте бесплатно в системе Культура:

Если возникает необходимость в получении контактных данных или сведений об образовании определенного сотрудника, то для этого можно воспользоваться специальной страничкой.

Такое количество функций значительно упрощает работу учреждения. И работникам, и руководителям намного проще планировать свою работу. Они экономят массу времени, которое при отсутствии подобного сервиса, необходимо затратить на решение того или иного вопроса.

Чтобы сделать свой внутренний сайт максимально полезным, следует постоянно заботиться о создании и усовершенствовании полезных модулей. Издательский холдинг «Актион-МЦФЭР» продолжает вести работу в данном направлении.

Сегодня специалисты работают над созданием сервиса, с помощью которого можно будет подавать заявки на выполнение различных работ в другие разделы. В скором времени здесь будет разработана онлайн форма различных заявлений.

Автоматизировав рабочий процесс, можно значительно упростить работу с документами, минимизировать временные затраты, сделать условия труда более комфортными.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×