Если у работника испорчены кадровые документы: как действовать

124
Если трудовая книжка или паспорт работника, который устраивается на работу, повреждены, то кадровик должен объяснить, к каким последствиям это может привести

Порядок действия кадровой службыСлучается, что устраиваясь в учреждение, работник приносит документы с дефектами.

И если в кадровом отделе такие бумаги будут приняты, то при проверке трудовая инспекция может признать это нарушением и наложить штраф на организацию.

Как же поступить сотруднику кадровой службы, если кадровые документы испорчены?

В статье представлены рекомендации, воспользовавшись которыми, можно избежать неприятностей в дальнейшем.

Как списать испорченную трудовую книжку: порядок действия работников кадровой службы

В концертную организацию устраивается новый работник А. Гриневич. После собеседования с руководителем, который предложил ему должность художественного руководителя, новичок отправился в кадровый отдел оформлять документы.

Вместе с другими бумагами он предоставил трудовую книжку с разорванными страницами. Как же поступить работникам службы в данном случае?

Принимая поврежденный документ, стоит помнить о рисках:

  • за ведение такой трудовой книжки трудинспектор может выписать штраф в размере 50 000 рублей;
  • при оформлении на пенсию у работника могут возникнуть определенные трудности.

Как видим, ошибки при ведении данного документа чреваты последствиями не только для учреждения, но и для самого работника. Поэтому принимать документ в таком состоянии не следует. Согласно Правилам, утвержденным постановлением Правительства №225, следует посоветовать специалисту обратиться к бывшему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.

Если кадровик оформит дубликат самостоятельно, то его действия будут считаться нарушением. Ведь человек еще не принят на работу, поэтому кадровый работник не вправе выписывать ему дубликат.

Случается, что работник не может получить дубликат по разным причинам, например:

  • последнее место работы находится в другом регионе;
  • бывший работодатель не отвечает на запрос;
  • работник получил отказ в выдаче дубликата и другие.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации
посмотреть/скачать>>

В нормативно-правовых документах нет четких указаний о том, как поступить в данном случае. Поэтому выходом из сложившейся ситуации может стать оформление новой трудовой книжки.

Ниже представлен образец заявления о выдаче дубликата: 

Дубликат заявления

Если трудовая книжка работника утеряна, порвана, испачкана, нужно  предупредить работника о возможных последствиях.

Ведь даже при незначительных повреждениях страниц, на которых имеются записи и печати, Пенсионный фонд может предъявить претензии.

При выполнении расчетов пенсии эти периоды не будут учитываться. Чтобы подстраховать себя, работнику следует заранее позаботиться о получении справок с предыдущих мест работы, записи о которых размещены на испорченных страницах.

Какие сложности возникают при подаче склеенного или испачканного заявления об увольнении

Рассмотрим пример.

Преподаватель ДШИ увольняется с работы. Он завизировал у руководителя заявление об увольнении. Однако в результате неаккуратного обращения документ порвался на  две части по линии сгиба. Чтобы не начинать всю процедуру заново, работник склеил заявление скотчем и обратился с ним в кадровый отдел.

Если кадровики примут испорченный документ, то этим подвергают себя рискам. К примеру, в случае судебного разбирательства работник может предоставить склеенное скотчем заявление в качестве доказательства незаконного увольнения.

Ведь заявление является единственным документом, выражающим волю сотрудника прекратить трудовые отношения с работодателем. Поэтому повода рвать данный документ нет.

Если работник сообщит суду, что заявление порвано им добровольно, так как было отозвано, то суд в обязательном порядке признает его правоту. 

В законодательных документах нет четких требований по поводу отзыва заявления об увольнении. А значит работник вправе выражать отказ от увольнения любым способом, в том числе и разорвав заявление.

Работник может сказать, что документ склеен самим работодателем, и увольнение является незаконным. И хотя суд может проверить все представленные факты, руководителю учреждения все же придется потратит немало времени, чтобы доказать невиновность.

Так что, если работник принес склеенное скотчем заявление, то принимать его не стоит.

В данном случае следует выполнить следующие действия:

  1. Попросить переписать заявление.
  2. ознакомить других сотрудников с правилами оформления заявления об увольнении.
  3. внести изменения в положение об отделе кадров о том, что его работники не вправе принимать документы с нарушенной целостностью.

Если в Положении будет означено, что в случае повреждения заявления кадровик должен затребовать новое, то при выражении работником неудовольствия он может ссылаться на этот пункт.

Бывают случаи, когда человек приносит склеенное заявление об увольнении, у которого первичная целостность не вызывает каких-либо сомнений. Тогда документ формально можно считать действительным.

Главным объяснением этого является отсутствие в ТК РФ четких требований к внешнему виду заявления об увольнении. Основное требование заключается лишь в том, чтобы данный документ был предоставлен в письменном виде и выражал волю работника расторгнуть трудовые отношения с учреждением.

В законодательстве нет указаний, чтобы поврежденной письменное заявление считать недействительным. Однако, чтобы в дальнейшем избежать неприятностей, кадровикам не стоит принимать такие документы и просто обратиться к работнику с просьбой оформить новое заявление.

Что делать, если выцвела личная карточка уволенного работника

Рассмотрим еще один пример.

Хранитель музея уволился с работы. Его личная карточка осталась в учреждении и должна храниться в архиве еще пятьдесят лет.

Но в результате неправильного хранения первый лист этого кадрового документа выцвел так, что внесенные в него сведения практически не видны. А значит документ потерял свое назначение для длительного хранения.

Как же учреждению избежать неприятностей, которые может повлечь за собой этот факт?

В первую очередь необходимо выполнить такие действия:

  • составить акт, указав, почету документ имеет такой вид;
  • оформить и заверить копию личной карточки работника;
  • информацию, имеющуюся в оригинале, перенести в новый бланк;
  • выполнить заверительную надпись;
  • заменить испорченный подлинник заверенной копией.

Чтобы в чистый бланк были внесены все имеющиеся в оригинале данные, нужно собрать все приказы, свидетельствующие о приеме на работу, переводе на другую должность, смене фамилии и другие. Только в этом случае информация будет полностью восстановлена.

Читайте бесплатно в системе Культура:

Какие риски при принятии паспорта, листы которого разрисованы карандашами

К кадровым документам относят и личный паспорт. Поэтому следующий пример касается именно данного документа. В отдел кадров исторического музея пришел новый сотрудник. Вместе с необходимыми документами он предоставил паспорт.

Кадровик обратил внимание, что несколько листов были разрисованы цветными карандашами. Соискатель объяснил, что документ попал в руки детям, которые вовсю над ним «поработали». Сотрудник засомневался в действительности паспорта.

В Положении, утвержденном постановлением Правительства №828, акцентировано внимание на том, что паспорт с разрисованными или отмеченными посторонними знаками страницами является недействительным. Прием сотрудника на работу по такому документу может повлечь за собой неприятные последствия.

Ведь куда бы ему в дальнейшем не пришлось обращаться – в банк, госорганы, аэропорт – везде его будут ждать сложности. Так как вряд ли поврежденный документ будет признан действительным.

Допустим, кадровик оформит сотрудника по испорченному паспорту. По истечении определенного времени он все же получит новый. В результате в кадровых документах останется старая информация. И если работник не сообщит об изменениях, то в процессе работы у него могут возникать различные сложности.

Во избежание неприятностей работнику кадрового отдела стоит объяснить сотруднику, чем чревато принятие на работу по испорченному паспорту. Следует посоветовать ему обратиться в отделение МВД с заявлением о замене данного документа и выдаче временного удостоверения личности.

После предоставления временного паспорта кадровик внесет его реквизиты в кадровые документы. А когда работник получит новое удостоверение, то сведения будут внесены в личную карточку и трудовой договор.

Ниже представлен образец занесения вышеуказанных данных в трудовой договор:

Образец договора

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×