Архив: инструкция по созданию и ведению в учреждении культуры

157
Если вышедшие из делопроизводства документы будут уничтожены раньше срока, установленного приказом Минкультуры РФ, то это считается нарушением, за которое предусмотрено взыскание в виде штрафа

Хранение документовЛюбое учреждение культуры, независимо от его статуса и направления деятельности, ведет массу различных документов.

Они касаются государственных закупок, бухгалтерии, кадровых и других вопросов.

В соответствии с нормами законодательства некоторые документы должны сохраняться в учреждении определенное время.

С этой целью стоит создать архив организации. Рекомендации, касающиеся его создания и сроков хранения, представлены в этой статье.

Особенности организации архива в учреждении культуры

Создание архива не является обязательным. Однако учреждение может испытывать некоторые трудности касательно хранения документации. Особенно это касается тех случаев, когда бумаги нужно сберегать длительное время.

Поэтому лучший выход из этой ситуации заключается именно в создании архива. Ведь именно здесь можно хранить документы, независимо от длительности срока хранения.

Начинать работу по организации архива следует с оформления Положения. В нем указывается, какие виды документов будут сюда переведены. Что касается сроков хранения, то они закреплены в Перечне Минкультуры РФ и других нормативных документах.

Случается, что в разных актах для одного и того же документа предусмотрены разные сроки. Оптимальным вариантом является тот, который дольше. Придерживаться этих сроков нужно в обязательном порядке.

В противном случае во время проверок со стороны налоговой или трудовой инспекции нужных бумаг может не оказаться, как результат, на учреждение будут наложены штрафные санкции.

Штрафы, предусмотренные за уничтожение документов раньше указанного срока, представлены в таблице ниже

Предусмотренные штрафы

После разработки Положения об архиве учреждения культуры нужно подобрать помещение. Лучше всего, если оно будет находиться в отдельном здании. Если такая возможность отсутствует, то разместить его можно и в отдельных комнатах.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации
посмотреть/скачать>>

Правилами предусмотрены нормы, согласно которым, архив должен состоять их нескольких комнат, одну их которых следует отвести непосредственно под архивохранилище.

Также здесь должна быть оборудована комната для приема и временного хранения документов. Следующее помещение будет выполнять роль читального зала с участком для выдачи документов.

В нем необходимо разместить каталоги или компьютерные устройства, которые бы смогли ускорить поиск нужных документов. Кроме всего прочего, следует оборудовать комнату, где смогут работать сотрудники.

Если речь идет о таких учреждениях культуры, как музеи и библиотеки, то здесь в обязательном порядке должно присутствовать несколько других помещений.

Они используются для таких работ, как:

  • дезинфекция и дезинсекция бумаг;
  • их переплетение и реставрация;
  • копирование документов, проведение технического контроля видео- и аудиофайлов;
  • сбережение учетной документации.

Также эти культурные организации должны выделить комнаты для размещения научно-справочной библиотеки и методкабинета. Помимо этого, одно из помещений необходимо задействовать в качестве выставочного зала.

Какие требования к архивохранилищу

В Правилах, закрепленных Минкультуры РФ, представлены требования, которые необходимо выполнять при организации архивного учреждения культуры. В первую очередь они касаются размещения архива. Рассмотрим этот момент более подробно.

Согласно установленным нормам, архив нельзя размещать на чердаке или в подвальном помещении. Все комнаты должны находиться как можно дальше от лабораторий, бытовых и производственных помещений. Они не могут быть соединены даже вентиляционными каналами.

Особое внимание следует уделить помещению, которое отводится под архивохранилище.

Оно должно отвечать следующим требованиям:

  • иметь несгораемые стены и перекрытия;
  • быть оборудованными естественной и искусственной вентиляцией;
  • обеспечивать свободный доступ к лестничным площадкам и лифтам;
  • в них должны отсутствовать канализационные и водопроводные трубы;
  • иметь укрепленные двери, оснащенные замком повышенной секретности и так далее.

Чтобы документы оставались в целости и сохранности в течение всего срока хранения, в архивохранилище следует обеспечить правильный микроклимат.  Не стоит хранить документы в комнатах, где присутствует яркое освещение.

Лучше всего, если они будут находиться в темной комнате и сберегаться в коробках, папках и переплетах. Если в помещении есть окна, то их необходимо занавесить шторами или жалюзи. Можно использовать и специально защитное покрытие.

Особое внимание стоит уделить обеспечению контроля за температурным режимом и влажностью воздуха

В таблице представлены нормы, действующие для разных документов

Контроля за температурным режимом

Если документам должна быть обеспечена разная температура и влажность, то они сберегаются в разных помещениях. Обеспечить оптимальный микроклимат можно с помощью кондиционеров, которые желательно установить в каждой комнате.

Большое значение имеет и вопрос чистоты. Для этого работникам архива учреждения культуры следует регулярно проводить влажную уборку. Коробки с документами, стеллажи и шкафы нужно протирать от пыли как минимум один раз в год.

Если в помещении появилась плесень или насекомые, то в срочном порядке нужно провести дезинфекцию и дезинсекцию. Это можно сделать как самостоятельно, так и с помощью специальных служб.

Как правильно оборудовать архивное помещение

Одним из наиболее важных моментов в организации архива является обеспечение архива необходимым оборудованием: металлическими шкафами, стеллажами или контейнерами. Они необходимы для того, чтобы обеспечить документам оптимальные условия хранения.

Сначала рассмотрим требования, которым должны отвечать стационарные или передвижные стеллажи. Прежде всего они касаются правильного расположения данного оборудования.

В соответствии с Правилами стеллажи запрещается ставить вдоль стен с окнами, а также пододвигать их вплотную к батареям или наружным стенам. Если, кроме стены с окном, нет других вариантов для установки, то выходом станет размещение стеллажей перпендикулярно стене.

Между оборудованием должны соблюдаться нормативные расстояния. Например, ряды шкафов и стеллажей должны располагаться в 120 сантиметрах. Расстояние между отдельными предметами мебели должно быть не менее 75 сантиметров. Другие нормы представлены в таблице:

Нормативные расстояния

Определить количество шкафов или стеллажей для архива можно с помощью расчетов, которые выполняются по такой формуле: Кт / (Д / Ш × Кп)

Кт – количество томов, папок, которые планируете разместить;

Д –   длина полки стеллажа;

Ш – средняя ширина корешка одной архивной папки;

Кп – количество полок в одном стеллаже

Например, работники планируют разместить 1000 томов архивных дел. Стеллажи, подобранные для архива, оборудованы четырьмя полками длиной один метр.

Средняя ширина корешка папки составляет 8 сантиметров. Выполнив расчеты по указанной выше формуле, получим следующий результат:

1000 : (100 : 8 х 5) = 25

Согласно расчетам, для архивохранилища необходимо приобрести 25 стеллажей.

Читайте бесплатно в системе Культура:

Все комнаты, а также расположенные в них контейнеры, шкафы, полки должны быть пронумерованы. Все оборудование нумеруется слева направо от входа в помещение. На полках стеллажей номера проставляются не только слева направо, но и сверху вниз. В помещении в обязательном порядке должна присутствовать охранная и пожарная сигнализация.

Папки с архивными делами могут укладываться как вертикально, так и горизонтально. Это, как правило, зависит от качества переплета. Главное, чтобы коробки и папки не выступали за пределы полок.

Правила передачи документов в архив

Как известно, в архивохранилище отправляются те документы, которые не требуются для работы.

Однако существуют определенные правила, согласно которым бумаги можно сдавать на хранение:

  1. Отправлять документы в архив можно только по истечение одного года после их выхода из делопроизводства.
  2. Перед их сдачей необходимо провести экспертизу ценности.
  3. для проведения экспертизы следует создать экспертную комиссии, а также разработать и утвердить Положение.
  4. По результатам экспертизы следует составить акт о выделении документов, которые не подлежат хранению.

Назначение комиссии является компетенцией руководителя учреждения. В ее состав комиссии входит минимум три человека. Это могут быть специалисты кадрового, бухгалтерского и других отделов.

Стоит включить также работника, который отвечает за архив. Председателем, как правило, становиться директор. Но эта роль может быть отведена одному из его заместителей.

Во время экспертизы комиссия определяет документы, у которых истек срок хранения. Такие бумаги подлежат уничтожению.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×