Архивное хранение документов: риски и штрафы

560
Организация архивного хранения документов является правом, но не обязанностью учреждения культуры. Поскольку бумаги всегда могут быть затребованы инспекторами ГИТ, налоговой службы или соцстраха, то организация должна обеспечить их хранение в течение срока, определенного нормативными актами.

Архивные документы могут быть затребованы государственной инспекцией по труду, налоговой инспекцией или соцстрахом.  Если учреждение уничтожило бумаги раньше, чем прописано в законодательстве, то это может повлечь за собой штрафные санкции. 

Саму организацию в этом случае могут оштрафовать на сумму до 50 тысяч рублей, а ее руководителя – на 5000 рублей. Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо изучить все нюансы, касающиеся архивного хранения документов.

Как организовать хранение архивных документов

Согласно Правилам, утвержденным приказом Минкультуры РФ №526, учреждение культуры имеет право на создание архива. Однако это не является его прямой обязанностью. Длительное хранение важных документов вне архива – задача сложная. Поэтому большинство культурных организаций все работают над его созданием.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации
посмотреть/скачать>>

Это даст возможность обеспечить хранение бумаг на разные сроки.  Главное разработать и утвердить Положение об архиве и прописать в нем, какие документы и на какие сроки могут сюда переводиться. При этом стоит учитывать, что установленный срок хранения начинает свое отчисление с первого января следующего года.

Создание архива является обязанностью государственных органов или органов местного самоуправления. В таких отделах целесообразно сберегать бумаги, срок хранения которых более десяти лет. Все остальные документы лучше всего хранить в отделах, занимающихся их оформлением. Это может быть бухгалтерское, экономическое, кадровое и другое подразделение.

Приказом Минкультуры РФ №558 утвержден Перечень, в котором закреплены сроки хранения документов учреждением. Однако это не единственный документ. К примеру, сроки сбережения бухгалтерских бумаг изложены в Законе №402-ФЗ. Случается, что в разных нормативных актах для одних и тех же документов установлены разные сроки. В этом случае организации стоит выбрать те, которые дольше.

За нарушение правил архивного хранения документов грозят штрафные санкции.

Размеры штрафов представлены в таблице:

Таблица штрафов

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Требования к помещениям для архивного хранения документов

Архивное хранение документов может быть обеспечено на должном уровне лишь в том случае, если будут выполнены все необходимые требования. Прежде всего это касается помещения. Идеальным вариантом является архивное хранение документов в отдельном здании. Хотя может подойти и отдельная комната.

В нем должны быть отдельные зоны:

  1. Архивохранилищ.
  2. Комната для приема и временного хранения документов.
  3. Комната с читальным залом, уголком для выдачи документов, каталогами и компьютерными устройствами для поиска необходимых материалов.
  4. Рабочее помещение, предназначенное для сотрудников.

Если говорить о таких учреждениях, как музеи и библиотеки, то в них в обязательном порядке должно быть специальное помещения для выполнения различных действий с архивными документами:

  • дезинфекции;
  • дезинсекции;
  • реставрации;
  • копирования;
  • обработки пленки;
  • проведения технического контроля видео- и аудиофайлов и так далее.

Кроме этого, в данных учреждениях должно быть помещение для размещения научно-справочной литературы и осуществления методической работы, а также выставочный зал. Что касается архива, то его следует разместить как можно дальше от лабораторий, производственных и бытовых помещений. Они не должны соединяться с ним даже вентиляционными каналами.

Особое внимание следует уделить архивохранилищу, которое должно отвечать следующим требованиям:

  • иметь несгораемые перекрытия и стены;
  • быть оборудованным искусственной и естественной вентиляцией;
  • иметь выходы к лестничным площадкам и лифтам;
  • исключать наличие канализационных и водопроводных труб.

Лучше всего, если помещение будет расположено в северной стороне здания, иметь укрепленные двери и надежный замок.

В случае расположения архива на первом этаже его окна нужно оборудовать защитными металлическими решетками, что значительно повысит степень сохранности документов. Не стоит забывать о пожарной и охранной сигнализации.

Как лучше расположить архив

При оборудовании архива в первую очередь стоит предусмотреть место для хранения документов. Для этого, как правило, используют специальные металлические стеллажи, контейнеры, шкафы и полки.

Если говорить о стеллажах, то они бывают двух видов: стационарные и передвижные. Согласно Правилам они должны размещаться вдали от окон и отопительных батарей. Не стоит их располагать и вплотную к наружным стенам. При размещении необходимо соблюдать между ними нормативные расстояния.

Для расчета количества стеллажей используют формулу:

Как расчитать

К примеру, библиотеке необходимо разместить 900 томов архивных дел. Каждый из стеллажей имеет пять полок длиной 100 сантиметров. Средняя ширина корешка каждого тома равняется 8 сантиметров. Примерное количество определяют таким образом:

900 томов / (100 см/8 см х 5 полок) = 14 штук

Все оборудование должно быть пронумеровано. Порядок нумерации стеллажей, контейнеров и шкафов начинается слева направо от входной двери. Номера на полках проставляют сверху вниз слева направо.

Законодательством не определены четкие правила размещения архивных документов в шкафу или на стеллаже. Поэтому основным ориентиром является расстояние между полками и переплет у томов. Дела с мягким переплетом укладывают в горизонтальном положении, с твердым – в вертикальном.

Сотрудники архива должны составить топографические указатели, благодаря которым, можно легко найти необходимый документ. Если документов много, то используют пофондовые показатели. При небольшом количестве – постеллажные.

Одним из наиболее важных моментов в обеспечении архивного хранения документов является создание и поддержание правильного микроклимата.

Он включает несколько составляющих:

  • освещение;
  • температуру и влажность;
  • чистоту.

Документы лучше всего хранить в темноте. Если в помещении используются стеллажи открытого типа, то все бумаги следует хранить в переплетах, папках и коробках. Окна должны закрываться жалюзи или шторами. Также может подойти и специальное защитное покрытие.

Лампы нужно размещать в закрытых плафонах, имеющих гладкую поверхность. Обязательным требованием к освещению является соблюдение норм освещенности.

Что касается температурного режима и влажности воздуха в помещении, то в данном случае стоит учесть, что для разных документов действуют определенные нормы.

Данные о температурном режиме в архиве

Поскольку для архивных бумаг необходимо обеспечить разную температуру и влажность, то и размещать их нужно в разных помещениях. Оптимальным вариантом является установка системы кондиционирования.

Такое оборудование обеспечивает климат-контроль, поддерживая необходимые параметры. Однако наибольший эффект может быть обеспечен в том случае, если кондиционеры будут установлены в каждой комнате.

Архивное хранение документов

Контроль за температурой и влажностью воздуха является обязанностью работников архива. При отсутствии кондиционера они должны проверять данные параметры два раза в неделю.

При его наличии – один раз. При нарушении температурного режима по какой-либо причине показатели нужно замерять как минимум один раз в сутки. Все показания фиксируют в журналах регистрации.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Важным моментом архивного хранения документов является соблюдение чистоты.

Для этого необходимо регулярно осуществлять следующие действия:

  • проводить влажную уборку;
  • обрабатывать полы, плинтуса, подоконники водными растворами антисептиков;
  • минимум один раз в год протирать пыль со шкафов, коробок, стеллажей;
  • контролировать наличие насекомых и плесени;
  • по необходимости проводить дезинфекцию и дезинсекцию.

Порядок передачи документации на хранение

Передаче в архи подлежат те документы, использование которых в работе  уже не требуется. Однако передача осуществляется лишь по истечение одного года после их выхода из делопроизводства. Также они могут передаваться на хранение и через три года.

Прежде чем передать их в архив,  проводят экспертизу ценности. Для этого руководитель учреждения культуры издает приказ, которым утверждает ее состав. Помимо этого, необходимо разработать и утвердить Положение об экспертной комиссии. В нем следует указать:

  • с какой целью создана комиссия;
  • какие задачи она обязана решить;
  • кто из специалистов входит в ее состав.

Обязанностью комиссии является выявление документов, подлежащих уничтожению по причине истечения срока хранения. После экспертизы составляется акт о выделении таких бумаг. К их числу относятся документы, срок хранения которых истек к первому января текущего года.

Если речь идет о бухгалтерских документах и регистрах налогового учета, то их можно хранить в электронном виде. Для этого их переводят в формат PDF/A. Проверка их сохранности осуществляется не реже одного раза в течение пяти лет.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»

    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...



      Рассылка




      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×