Выездные выставки

294
Организовывая выездную выставку, необходимо застраховать музейные экспонаты от различных рисков, включая военные действия, вандализм, стихийные бедствия и прочее. Страховка должна оформляться на весь период проведения выставки и покрывать все риски

Выставочная деятельность является одним из основных направлений работы культурных организаций, включая музеи. Организация выездных выставок требует серьезной подготовки.

Поэтому, чтобы избежать возникновения каких-либо неприятных ситуаций, необходимо тщательно изучить все нюансы. Рекомендации, изложенные в статье помогут преодолеть трудности, которые могут возникнуть в момент подготовки данного мероприятия.

Общие рекомендации по организации выездных выставок музеев

Чаще всего передвижные выставки основываются на экспонатах из музейных коллекций.

Как правило, для этого используется вспомогательный фонд музея. То есть для их проведения специально изготавливают макеты предметов или копии. В качестве дополнения могут использоваться различные интерактивные элементы.

Такие меры позволят избежать утраты или порчи культурных ценностей.  Кроме этого, в ходе знакомства с выставкой посетители смогут не только визуально воспринимать представленный материал, но  и брать предметы в руки, оперировать ими. Это значительно повышает эффективность восприятия.

Экспонирование подлинных экспонатов возможно лишь в том случае, если их демонстрация будет проходить в государственном или муниципальном музее.

При этом учреждение должно быть оснащено системой охранно-пожарной безопасности и всем необходимым оборудованием.

Примерный Порядок создания, реорганизации и ликвидации государственных музеев

Примерный Порядок создания, реорганизации и ликвидации государственных музеев
посмотреть/скачать>>

Подлинники передаются работнику, на которого возложена персональная ответственность за временное хранение предметов и коллекций. Для этого составляются Акты выдачи-приема.

Они должны быть подписаны сторонами и главным хранителем, а также заверены директором музея. Оформление данных документов необходимо даже в том случае, если материал будет демонстрироваться всего несколько часов.

Рекомендуется составлять соответствующие акты и при организации выездной выставки с использованием вспомогательного фонда. В них указывают не только экспонат, но и оборудование, которое его сопровождает.

Порядок организации выездной выставки

Организовывая выездные выставки, в первую очередь стоит обратить внимание на такие важные моменты, как:

  • заключение договора;
  • страхование экспонируемого материала;
  • получение разрешения учредителя.

Вся работа, связанная с данным мероприятием, осуществляется в поэтапном порядке. На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие действия:

  1. Определить тему экспозиции.
  2. Разработать концепцию.
  3. Назначить ответственных.
  4. Подобрать необходимый материал.
  5. Подготовить экспликации и этикетаж.

Тема должна быть непосредственно связана с теми предметами и коллекциями, которые учреждение планирует показывать. Концепцию, как правило, оформляют отдельным документом.

В ней обозначают цели выставки, ее задачи, технические требования и тематико-экспозиционный план.

Что касается технических требований, то с ними можно ознакомиться в Перечне передвижных и обменных выставок, который разработан московским Департаментом культуры.

Директор музея должен издать приказ о назначении куратора, отвечающего за проведение данного мероприятия. Его роль может выполнять научный сотрудник музея. 

Кроме этого, необходимо подобрать несколько сотрудников, которые будут заниматься оформлением. То могут быть работники выставочного или фондового отделов.

Вместе с куратором они занимаются подбором музейных экспонатов, соответствующих теме. Они должны провести осмотр каждого предмета и дать заключение о возможности его транспортировки.

Однако решение об их использовании для экспонирования принимает реставрационный совет. Оно оформляется протоколом, который подписывается всеми членами совета.

Если созвать совет невозможно, стоит назначить комиссию В ее состав должны входить научные сотрудники учреждения. Она имеет такие же полномочия, поэтому вправе дать заключение о том, подлежит ли музейный предмет демонстрации.

Важным моментом является подготовка экспликаций и этикетажа, которые должны полностью соответствовать концепции.

Экспликация представляет собой краткий текст, который используется для ознакомления посетителей  с выставочным материалом. Он может включать:

  • историю создания музейного предмета;
  • биографические данные автора;
  • интересные факты, связанные с тем или иным экспонатом и прочее.

Размещается такой текст чаще всего при входе. К каждому экспонату необходимо изготовить этикетку, текст которой составляется по следующей схеме:

Текст этикетки

Что касается тематико-экспозиционного плана, то он необходим для того, чтобы принимающие выставку работники могли правильно разместить все экспонаты. Каждый из предметов должен иметь свое место.

Это, как правило, помогает воспринимать выставочный материал, как единое целое.

Следующим этапом является заключение договора с учреждением, на базе которого будет проводиться выездная выставка музея.

В данном документе должны быть прописаны условия  предоставления музейных предметов и коллекций во временное хранение:

  • сроки, на которые передаются экспонаты;
  • длительность экспонирования выставочного материала;
  • условия демонстрирования и транспортировки;
  • технические характеристики помещения, которое используется для экспозиции, и микроклимата;
  • обязательства каждой стороны;
  • ответственность;
  • фарс-мажор.

Также в нем необходимо означить, кто будет оплачивать страховку.

После заключения договора об обеспечении условий временного хранения все предметы и коллекции, которые будут выставляться, необходимо застраховать.

Если ценности основного фонда включены в состав Музейного фонда РФ, то их страхование является обязательным. При этом место проведения выездной выставки не имеет значения.

Данная процедура должна осуществляться в соответствии с законодательными нормами. Порядок страхования представлен в Методических рекомендациях Минкультуры РФ №165-01-39-ВА. Страховая компания, услугами которой планирует воспользоваться музей, должна отвечать определенным требованиям:

  1. Быть российской.
  2. Иметь лицензию на осуществление подобной деятельности.
  3. Иметь самостоятельно разработанные и утвержденные правила страхования культурных ценностей с указанием в них условий страхования.

Согласно законодательству, страховать музейные экспонаты в иностранных компаниях категорически запрещено.

Страховка оформляется на весь период проведения выставочного мероприятия, начиная от упаковывания предметов и до их возвращения на постоянное место хранения. Ее главным условием является полное покрытие всех рисков.

Поэтому в полисе необходимо конкретизировать, от чего именно застрахованы экспонаты.

Это могут быть риски, связанные с военными действиями, забастовками, терактами. Стоит застраховать предметы от стихийных бедствий – землетрясений, извержений вулканов, наводнений и других.

Кроме этого, можно указать и другие риски, например, вандализм, хищение, повреждение и гибель коллекции, не подтвержденные документально.

Экспертная фондово-закупочная комиссия изучает экспонаты и сопровождающие их документы и устанавливает страховую оценку. Иногда вместо страховки используют госгарантию финансового обеспечения.

Это возможно в том случае, если экспозиция проводится за рубежом. Выдачу данного документа осуществляет правительство принимающей страны. Решение о принятии гарантии взамен страховки является компетенцией Министерства культуры РФ.

Следующий шаг заключается в получении разрешения учредителя на передачу музейных экспонатов в другое учреждение культуры. Для решения этого вопроса музей должен подготовить пакет документов, перечень которых представлен в таблице:

Выездные выставки

Письмо-ходатайство должно содержать данные о целях выдачи предметов и сроках, на которые они выдаются. В протоколе экспертно-закупочной комиссии выступает в качестве подтверждения возможности использования коллекций для экспонирования. В нем указывают страховую оценку каждого отдельного экспоната.

Что касается протокола реставрационного совета, то он должен включать данные о состоянии музейного материала.  Здесь должно быть указано, подлежит ли тот или иной музейный экспонат транспортировке и можно ли его демонстрировать на протяжении означенного срока.

Если выездные выставки музеев включают предметы, изготовленные из драгоценных камней и металлов, то разрешение на их передачу выдает Министерство культуры РФ.

На следующем этапе необходимо заняться упаковкой экспонатов. Правила упаковки и транспортирования представлены в Инструкции №290, утвержденной Минкультуры РФ.

Перед упаковкой реставрационный совет долен провести их осмотр. Также этим может заняться и экспертная комиссия.  Согласно Инструкции, руководство упаковкой и распаковкой является одной из обязанностей реставратора.

Для данной процедуры используется упаковочная тара. Чаще всего для этого используют ящики, изготовленные из двойной фанеры. Между листами находится пергамент, что значительно повышает их качество тары.

Помимо фанерных стенок, внутри она должна быть оклеена пыленепроницаемым и влагонепроницаемым материалом. Подходящим вариантом является дерматин или техническая бумага на полимерных клеях.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Крышку ни в коем случае нельзя крепить гвоздями, поскольку это может привести к повреждению упакованных ценностей. Для этого, как правило, используют болты с шайбами. На каждом ящике должна быть маркировка в виде номера и шифра.  

Упаковав ценности, составляют специальный документ – упаковочный акт.  В нем указывают перечень всех предметов, находящихся в ящике. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых оставляют внутри тары. Для упаковки используют специальный материал:

  • микалентную или плотную упаковочную бумагу;
  • крафт- или гофр-картон;
  • воздушно-пупырчатый целлофан;
  • фланель или байку.

Упаковкой занимаются работники транспортной компании. Однако это могут сделать и сотрудники фондового или выставочного отдела музея. Контроль за работой осуществляет хранитель или один из сотрудников, на которого возлагаются данные обязанности.

Завершающим этапом является выдача предметов. Для этого заключается договор о передаче на временное пользование. На все музейные предметы, подготовленные для выездной выставки, составляется акт выдачи на временное хранение. Акт должен быть завизирован и зарегистрирован в книге регистрации.

Экспонаты передаются принимающей стороне на основании акта приема предметов на временное хранение. Запись о нем также вносится в книгу регистрации актов приема.

Что касается транспортировки, то она, как правило, обеспечивается учреждением культуры, в котором будет проводиться выставка. В ее обязанности входит заказ и оплата услуг транспортной компании. Для перевозки необходимо использовать только закрытые фургоны.

Сопровождает экспонаты один из сотрудников принимающего музея. Если этим занимается главный хранитель, то он может получать и сопровождать предметы без доверенности.

В случае выполнения этих обязанностей другим  работником наличие доверенности является обязательным.

По завершении выездной выставки принимающий музей составляет акт приема после временного хранения. Все данные, содержащиеся в данном документе, должны быть актуальными.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×