Публичный отчет библиотеки перед населением

147
Сегодня наблюдается устойчивая тенденция снижения интереса населения к чтению и пользованию библиотеками. Население не представляет современных возможностей библиотек, и в этом есть толика недоработки библиотекарей. Публичный отчет об их деятельности может стать инструментом развития доверия населения к библиотекам.

Возможности библиотекБиблиотечное сообщество в силу приверженности своему делу и профессии несколько идеализирует представление власти и общественное мнение населения о реальном состоянии и возможностях библиотек в развитии страны и общества.

Многим хорошо знакома фраза «Как пройти в библиотеку?» из кинофильма «Операция „Ы“ и другие приключения Шурика», ставшая крылатой 50 лет назад. Наша страна тогда была «самой читающей страной мира», активно строились библиотеки, престижно было иметь домашние библиотеки.

Как вернуть читательскую аудиторию

Вопрос «Как пройти в библиотеку?» в наши дни вызывает у одних смущение, у других — недоумение, у третьих — удивление: «А разве они еще существуют?». Причин такой реакции много. По результатам опроса ВЦИОМ можно сделать вывод, что российские библиотеки теряют свою аудиторию.

Современная библиотека может и должна позиционировать себя как творческая площадка и место общения, как территория развития личности и уважения к интересам конкретного человека, как навигатор в мире информации и знаний, а библиотекарь — как эксперт в книжном мире и специалист в выборе источников информации, которому можно доверять.

Проект библиотечного обслуживания пожилых людей

Проект библиотечного обслуживания пожилых людей
посмотреть/скачать>>

Поиск путей совершенствования и развития системы информирования населения о библиотеках — важнейшая тема профессиональных дискуссий последнего времени. Например, три года назад при московской Библиотеке-читальне им. И. С. Тургенева был создан Интеллектуальный клуб «Как пройти в библиотеку».

Это дискуссионная площадка для обсуждения путей трансформации библиотеки в условиях меняющегося мира и понимания места библиотеки в социокультурном пространстве. Во время проведения Всероссийской акции «Библионочь» во многих городах России проходили мероприятия под таким названием.

«Как пройти в библиотеку» — именно так назывался заочный конкурс школьной журналистики, который был организован в рамках XIII открытого Царскосельского форума школьной прессы по предложению Библиотечной системы Пушкинского района Санкт-Петербурга.

Костомукшская ЦГБ по итогам «Библионочи — 2014» «Скажите, как пройти в библиотеку?» отмечала, что эти слова были популярны у населения.

По итогам мониторинга «Информационная открытость и доступность информации о деятельности муниципальных библиотек: соответствие сайтов требованиям Федеральных законов № 256-ФЗ и № 8-ФЗ проведенного БУ «Национальная библиотека Республики Карелия» в 2015 г., статистическая информация о деятельности библиотек имеется у 65% библиотек, информация о выполнении муниципального задания — у 16% библиотек. Разместили информационные отчеты о деятельности за 2014 г. только 44% библиотек.

Как и о чем следует рассказать посетителю

Современный уровень технической оснащенности многих центральных библиотек и развитие средств коммуникации дают неограниченные возможности распространения информации о библиотеках и их возможностях значительному кругу лиц.

В структуре отчетности библиотек есть ряд видов отчетности, у каждого из которых есть свое назначение, сроки предоставления, структура и методика подготовки, к ним относятся:

  • статистический отчет формы 6-НК (представляет каждая общедоступная библиотека системы министерства культуры) и сводный статистический отчет (представляет библиотека — юридическое лицо, имеющая библиотеки — структурные учреждения);
  • информационный (текстовой) отчет;отчеты по программам и проектам, реализуемым библиотекой;
  • тематические отчеты по направлениям деятельности библиотеки и по запросам органов власти и управления;
  • отчет по выполнению государственного/муниципального задания или плана;
  • отчет перед населением.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Если статистические отчеты и другие виды отчетов составляются для специалистов в области управления культуры и библиотечного дела, учредителей и методических центров, то отчет перед населением — особый вид отчета.

Его назначение — показать населению современные возможности библиотеки и доказать полезность библиотеки в жизни местного сообщества. Именно поэтому отчет перед населением должен носить социально направленный и публичный характер.

Отчет перед населением не имеет четко очерченных правил и структуры, но в практике библиотек, как правило, отчет перед населением носит творческий характер и ориентирован на показ успехов библиотеки. Отчет перед населением может быть реализован:

  1. В устной форме.
  2. В рекламно-информационной продукции.
  3. Размещен в СМИ или на сайте библиотеки.

Как привлечь посетителей в книгохранилища

По мнению россиян, для этого нужно:

  • 28% — обновить книжный фонд;
  • 26% — обеспечить доступ к электронным версиям изданий через Интернет;
  • 26% — оборудовать читальные залы компьютерами с доступом в Сеть;
  • 24% — организовать в библиотеках кружки и лекции;
  • 23% — распространять рекламную информацию о пользе чтения.

По результатам опроса ВЦИОМ

У каждого из отчетов есть свои особенности.

Самый большой охват населения информацией о возможностях и деятельности библиотеки дают письменный и электронный публичный отчет перед населением, размещенный на сайте библиотеки или сайте учредителя.

Библиотечное сообщество пока еще редко проводит публичные отчеты перед населением. А информация, размещаемая на сайтах, не дает объективной картины деятельности библиотек.

Несомненно, публичный отчет должен быть основан на официальной статистике. Но в отличие от статистического и информационного отчета, он должен быть интересен населению и должен дать представление о месте и роли конкретной библиотеки в жизни местного сообщества.

Пример

Публичный отчет БУ «Национальная библиотека Республики Карелия» за 2014 г. начинается с обращения директора к читателям, тем самым создается «мостик» разговора с друзьями библиотеки.

Далее идет рассказ о библиотеке: о коллективе и сотрудниках, награжденных в отчетном году, руководстве библиотеки за все годы существования и ветеранах через статистику, факты, события, о партнерах. В нем также обозначены проблемы и перспективы развития.

Публичный отчет Библиотечной ассоциации Республики Карелия как некоммерческой социально ориентированной организации построен по рекомендациям для некоммерческих организаций и предназначен прежде всего для информирования потенциальных партнеров и общества о самой организации и ее возможностях.

Публичный отчет БУ «Национальная библиотека Республики Карелия» за 2014 г - Факты в цифрах

Как подгототовить публичный отчет

Подготовка публичного отчета имеет уже сложившуюся методику и определенные этапы, наработанные учреждениями образования и некоммерческими организациями.

Если проанализировать и сопоставить рекомендации для учреждений образования (например, Методические рекомендации министерства образования и науки Самарской области от 30.03.2010 № МО16-03/221-ТУ) и рекомендации для некоммерческих организаций, а также соотнести их с практикой подготовки публичных отчетов областных библиотек России (абсолютное большинство областных библиотек готовят и проводят публичные отчеты, размещают их на сайтах), то может вырисоваться определенный алгоритм и методика действий.

Шаг 1. Создание и формирование состава рабочей группы

Решение о подготовке публичного отчета принимает директор библиотеки и издает приказ о создании рабочей группы по подготовке публичного отчета. В приказе определяется руководитель рабочей группы — ответственный сотрудник, в обязанности которого входит организационный процесс разработки и распространения публичного отчета.

В состав рабочей группы целесообразно включать сотрудников, в обязанности которых входят главные направления деятельности, связи с общественностью и профессиональным сообществом.

Положительным моментом может стать включение в состав рабочей группы членов Общественного совета библиотеки, которые могут оказать неоценимую помощь при подготовке информации о библиотеке и выступить в роли общественных экспертов.

Основная цель деятельности рабочей группы — концептуальная разработка структуры публичного отчета, его целей и задач, определения целевых групп и формата, наполнение основного содержания публичного отчета информацией, приложений к отчету.

Важным моментом в деятельности рабочей группы является сбор отзывов и мнений о работе библиотеки. Это могут быть отзывы о роли библиотеки в жизни населения, отзывы и оценка учредителя, отзывы коллег, партнеров, организаций, с которыми библиотека имеет договорные отношения, итоги изучения мнения читателей о работе библиотеки, результаты исследований.

Шаг 2. Определение целей и приоритетов

На заседании рабочей группы с участием директора целесообразно определить конечную цель подготовки публичного отчета, ведь от выбора цели и целевой аудитории будет зависеть содержание отчета.

Населению, пользующемуся библиотеками, важно будет показать новые услуги, ресурсы, возможности выполнения жизненно важных запросов и удовлетворения интересов. для населения, которое еще не пользуется библиотеками, но библиотека видит в них потенциальных читателей, важно рассказать обо всем, что может дать и что имеет библиотека для культурно-досугового и информационного обеспечения человека на всех этапах его жизни. для учредителя важно показать объемы и социальную направленность деятельности библиотеки, которая принимает активное участие в жизни муниципального образования и ориентирована на его социально-экономическое развитие как надежный партнер.

Портрет читателя библиотеки

Весьма полезно показать населению, что бесплатное пользование библиотеками и библиотечными ресурсами других библиотек (как собственными, так и корпоративными) в условиях снижения покупательской способности населения и роста цен на книги обеспечивает равный доступ к информационным ресурсам, что возможности участия населения в библиотечных программах обучения медиа и компьютерной грамотности, в культурно-просветительских мероприятиях направлены на повышение уровня жизни и оказание помощи в разных жизненных ситуациях.

Важно в самом начале договориться об ожидаемом результате деятельности рабочей группы. Наиболее приемлемым является решение о подготовке подробного полного качественного отчета и на его основе — о подготовке нескольких небольших отчетов для различных целевых групп и исполненных в разном формате.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Среди них могут быть:

  • закладка с краткой информацией о том, что было и что будет в библиотеке;
  • буклет «Основные итоги работы за _____ год»;
  • буклет «Планы библиотеки»;
  • буклеты о мероприятиях;
  • ролик «Год _____ в библиотеке»;
  • газета или листовка, СD;
  • публикация на собственном сайте и сайтах дружественных организаций и партнеров.

Независимо от формата важнейшими условиями подготовки качественного содержательного отчета могут быть его тематика, освещение и осмысление главного события года и отличия деятельности (новизна работы) в прошедшем году, определение каналов распространения отчета.

Шаг 3. Разработка структуры публичного отчета

Рекомендаций от органов власти и методических центров по структуре публичного отчета библиотеки нет. При разработке структуры отчета следует руководствоваться смыслом и предназначением отчета. Условно отчет можно разделить на части — содержательная и финансовая.

В содержательной части целесообразно кратко представить библиотеку, описать работу за отчетный период, поблагодарить всех партнеров и спонсоров, представить успехи и награды и поделиться планами.

Публичный отчет библиотеки перед населением

Финансовая часть публичного отчета может отразить размеры и источники доходов (субсидии, целевое финансирование, поступления от учредителя, проектов и платных услуг). Важно назвать спонсоров и поблагодарить их в публичном отчете (для обнародования объема спонсорской поддержки необходимо иметь согласие от спонсора на публикацию этой информации).

В информации о расходах библиотеки целесообразно указывать их распределение по основным статьям (кодам бюджетной классификации) в процентном исчислении и важно отметить их целевое использование в соответствии с назначением, для наглядности информацию о расходах лучше представить в виде графиков и диаграмм.

Основная цель информирования о расходах — создать образ библиотеки, которая решает проблемы не за счет читателей, а за счет активной позиции по привлечению корпоративных ресурсов и ресурсов других библиотек (не затрачивая на это собственные средства), по поиску партнеров и спонсоров и участия в проектной деятельности для получения дополнительных средств.

Здесь же целесообразно отметить результаты проверок (налоговая инспекция, инспекция по труду, пожарная инспекция, учредитель, место в мониторингах и т. д.) и отсутствие нарушений в деятельности библиотеки. Также приветствуется показ социальной эффективности использования средств в расчете на жителя и пользователя в их динамике, на одну услугу и одно мероприятие и т. д.

Примерная структура содержательной части публичного отчета.

Обращение директора /возможно обращение председателя Общественного совета библиотеки.

Общая информация о библиотеке (организационно-правовая форма, организационная структура, степень охвата муниципального образования библиотечным обслуживанием, степень вовлеченности предприятий, учреждений, организаций, общественных объединений и национально-культурных автономий в использовании возможностей библиотеки).

Основные показатели деятельности библиотеки в прошедшем году (в том числе социальные показатели в расчете на жителя и пользователя, абсолютные цифры и в виде графиков за последние годы), целевая аудитория библиотеки и ее характеристика.

Основная цель деятельности и основная общественная/социальная/производственная проблема, над решением которой в прошедшем году работал коллектив для достижения цели.

Стратегия библиотеки (план действий, определяющий приоритеты стратегических задач, ресурсы и последовательность шагов по достижению стратегических целей).

Миссия (предназначение) библиотеки и пути ее реализации в прошедшем году.

Содержание деятельности по достижению цели, реализации стратегии и миссии в прошедшем году (наиболее значимые даты и события, тематика мероприятий, отзывы участников, популярные формы мероприятий и объединений при библиотеке, аналитические показатели, общее количество участников и уровень удовлетворенности пользователей).

Проекты, программы, публичные акции и крупные мероприятия (собственные, реализованные в прошедшем году, и международные, федеральные, региональные, муниципальные, в которых библиотека приняла участие).

Формирование ресурсов (фонды и каталоги, материальные, кадровые и финансовые ресурсы, приобретения, содержание зданий и помещений) и особенности прошедшего года.

Перечень и востребованность услуг (основные бесплатные и дополнительные платные услуги, новые услуги и самые востребованные услуги, использование средств от платных услуг).

Партнеры и спонсоры (степень участия в деятельности библиотеки).

Распространение информации о библиотеке (публикации в СМИ и профессиональных изданиях, интернет-проекты, сайт, рекламно-информационные издания).

Общественное признание (благодарности, награды, дипломы).

Повышение квалификации работников, развитие знаний и умений.

Планы на новый год и перспективы развития.

Контактная информация и форма обратной связи для пожеланий и предложений.

Приложения, которые рабочая группа предлагает включить в отчет.

Определение формата публичного отчета

Выбор формата публичного отчета — важная часть в успехе его продвижения к населению. От простоты и удобства, зрелищности и информационной насыщенности публичного отчета зависит привлечение внимания населения к библиотекам и их возможностям.

В современной практике существует несколько наиболее часто используемых форматов публичного отчета и каждый из них имеет свои преимущества и недостатки:

  • Собственное печатное издание (брошюра, закладки, листовки) — имеет привычный бумажный формат, удобный для восприятия населением и представительских целей при общении с различными социальными группами, обходится сравнительно недорого, но требует четкого планирования тиража, определенного дизайна и оформления в соответствии с избранной целью подготовки публичного отчета. Основной текст публичного отчета можно разнообразить использованием разных шрифтов для основной и дополнительной информации, заставками на страницах, таблицами и диаграммами.
  • Публикация в периодическом издании своей или сторонней организации — также имеет привычный бумажный формат (журнал, газета, сборник, бюллетень, листовка), обходится также недорого, но будет восприниматься как одна из многих публикаций периодического издания и может быть непривлекательной для населения.
  • Издание CD — также обходится недорого, есть возможности дополнительного тиражирования в любое время, при использовании гиперссылок можно дать большое количество информации, не перегружая основной текст. Но не совсем годится для представительских целей, т. к. всегда нужен компьютер, и при общении с читателями в необорудованном помещении нет возможности его использования.
  • При подготовке отчета на CD целесообразно продумать систему защиты от несанкционированного копирования и предпочтительнее подготовить отчет в форматах, гарантирующих их использование только для чтения, и снабдить его поисковой системой. CD нуждается в оформлении в соответствии с требованиями стандартов об электронных изданиях и художественном оформлении обложки диска, а также в библиографировании и отражении в электронном каталоге библиотеки для его продвижения.

Виртуальный методический кабинет

  • Презентация публичного отчета — не требует дополнительного финансирования и может стать оперативным средством представления отчета (например, с помощью программы PowerPoint и включения элементов анимации, аудио- и видеоматериалов).

Презентация дает возможность сразу увидеть реакцию слушателей и помогает установить обратную связь с конкретной аудиторией. Но при этом выступающему необходимы специальное оборудование и помощник, обладающий навыками уверенного пользователя специального оборудования. Наибольший эффект этот вариант дает при сопутствующих комментариях директора или выступающего при проведении юбилейных или важных отчетных мероприятий.

  • Все форматы публичного отчета при их совмещении повышают его доступность для разных целевых групп. От стратегии распространения публичного отчета зависит эффективность его доведения до основных целевых групп.

Отчет должен быть размещен так, чтобы его можно было быстро найти на собственном сайте и в открытом информационном пространстве на популярных поисковых системах, социальных сетях, сайтах партнеров и друзей.

Шаг 4. Описание результатов работы

При работе над подготовкой публичного годового отчета важно понимать: что будет в нем отражено, то и будут знать о библиотеке потенциальные читатели и население.

Объем реализуемых услуг и работ, их качество и результаты, ресурсное обеспечение и эффективность его использования — все эти показатели как абсолютные, так и относительные, будут отличной иллюстрацией социальной значимости деятельности библиотеки в контексте мероприятий и услуг для населения.

Важно показать удовлетворенность населения библиотечным обслуживанием и принятие мер по выполнению пожеланий и предложений населения и организаций, а также результаты анкетирований и исследований по изучению запросов населения.

Шаг 5. Сбор и анализ предварительной информации

Подготовку к отчету целесообразно начинать с нового года и заблаговременно собирать информацию в соответствии с согласованной структурой отчета и распределением обязанностей. Членам рабочей группы важно соблюдать согласованные форматы подготовки предварительной информации, которая должна быть интересной, достоверной и ориентирована на конечную цель подготовки публичного отчета.

При описании мероприятий не рекомендуется использование специальной терминологии, текст должен быть простым и понятным людям разного возраста и уровня образования, содержать точные названия, даты проведения, характеристику участников, основное содержание мероприятий и их значимость, отзывы участников, количественные и качественные оценки. Следование согласованным шаблонам облегчит последующую обработку собранной информации.

Шаг 6. Обработка информации и написание текста отчета

Собранную информацию руководитель рабочей группы редактирует в едином стиле и распределяет ее по разным вариантам и форматам публичного отчета. Проекты отчетов разных форматов обсуждаются на заседании рабочей группы и принимается решение о его готовности или доработке, а затем — его оформлении и тиражировании. Весьма важно соблюсти баланс текста и иллюстраций, оптимальность объема отчета и использование узнаваемых логотипов или изображений библиотеки, доступность языка и удобство чтения.

Шаг 7. Публикация и распространение отчета

Важным моментом является оперативность публикации отчета на сайте библиотеки и сайте учредителя и его представление на публичном отчете перед населением, заседании Общественного и попечительского совета, методического совета, совещании библиотечных работников муниципального образования, отчете перед учредителем, встречах с партнерами и других общественных мероприятиях.

Шаг 8. Изучение мнения об отчете

Публикация отчета на сайте дает возможность проанализировать интерес и мнение населения об информации, представленной в отчете. В самом отчете целесообразно предусмотреть обратную связь и показать механизм оценки или через электронную почту, или выставлением оценки.

Публичный отчет в конечном итоге — это зафиксированная история библиотеки. для поддержания интереса к библиотеке важно предлагать отчет как разговор с читателями (посетителями) различных возрастов, социальных и образовательных уровней о ее возможностях.

Проведение публичного отчетного выступления в сочетании с подготовкой и распространением печатной и электронной информации о библиотеке могут стать одним из эффективных методов привлечения населения в библиотеку и дать ответ на вопрос «Как пройти в библиотеку?».

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×