Схема и правила сдачи документов в архив

599
Организация архивного фонда, а также его комплектование и учет осуществляются в соответствии с утвержденными Минкультуры правилами. Существует три категории подлежащих сдаче в архив документов, процедура оформления которых имеет свои особенности, изложенные в статье

Сдача документов в архив осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными Минкультуры России, и имеет свои особенности.

Какие документы входят в архив организации культуры

Согласно Правилам создание архивов учреждениями культуры не обязательно, хотя они имеют полное право заниматься такой деятельностью. Если же все таки было принято решение о создании архивного фонда, то в него будут входить дела с постоянным  или временным сроком хранения, а также те, которые касаются личного состава.

Документы, хранящиеся менее десяти лет, в архив не переводятся. Если срок хранения таких документов подошел к концу, то их просто уничтожают. Но иногда среди них также попадаются бумаги, представляющие некоторую ценность. В этом случае учреждение должно принять решение о том, чтобы  включить их в архивный фонд.

Иногда документация может быть затребована тем или иным контролирующим органом: налоговой или трудовой инспекцией, соцстрах и другими. Поэтому уничтожать ее раньше срока ни в коем случае нельзя. Это может быть чревато последствиями в виде наложения штрафа.

Номенклатура дел организации

Номенклатура дел организации
посмотреть/скачать>>

К категории документов бессрочного хранения принадлежат:

документов бессрочного хранения

К следующей категории относятся дела временного хранения сроком до 10 лет. Их перечень  включает в себя личные карточки и счета работников учреждения, их личные дела, книги учета личного состава и прочие.

И в состав последней категории, которая подлежит сдаче в архив, входят документы, имеющие временный срок хранение менее десяти лет. К их числу относятся:

  • оперативная переписка;
  • документация по административно-хозяйственным вопросам;
  • первичная учетная документация и так далее.

Что касается учетной документации, то после проведения ревизии ее необходимо уничтожить.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Особенности выполнения экспертизы ценности

Согласно Правилам 2015 года сдача документов в архив имеет свои особенности. Например, отправлять документы в архив фонд можно в сроки от одного до трех лет после того, как дело в делопроизводстве будет завершено. А перед отправкой их в архив, необходимо провести экспертизу ценности. Ее основное предназначение заключается в том, чтобы распределить, какие документы будут переданы в Архивный фонд, а какие на уничтожение.

Данная процедура проводится экспертной комиссией, которая назначается директором учреждения культуры. В ее состав может входить как минимум три человека. Это может быть сотрудник бухгалтерии, кадровик, ответственный за архив и другие специалисты. Функции председателя часто возлагаются на руководителя или одного из его заместителей.

Существует определенный порядок проведения экспертизы:

порядок проведения экспертизы

По завершении экспертизы проверенные документы описываются. Если срок хранения дела закончился, то дело необходимо уничтожить, включив для этого в Акт на уничтожение. На некоторых делах экспертная комиссия ставит отметку «ЭПК». Это говорит о том, что определенная часть документов из них может быть отнесена к постоянному сроку хранения. Такие дела пересматриваются, а выбранные  из них документы объединяются в одно дело. Остальные же включаются в Акт на уничтожение. По истечение трех лет после завершения дела все описи направляются в ЭПК.

Какие особенности сдачи документов в архив

Как известно, дела могут храниться как в бумажном, так и электронном виде. Сдача документов в архив в том или ином виде имеет свои особенности. С самого начала их необходимо распределить по группам. Стоит заметить, что каждое из дел должно быть пошито или переплетено. Если же какие-то их них имеют другой формат, то их упаковывают в  отдельные коробки или  папки с твердой основой.

Кроме этого, следует выполнить еще целый ряд процедур, а именно:

  • пронумеровать все листы;
  • составить лист-заверитель;
  • выполнить внутреннюю опись;
  • оформить обложку, указав на ней количество листов и срок хранения.

Лист-заверить, как правило, составляется на отдельном листе и подписывается самим составителем.

Занимаясь оформлением обложки, следует учитывать такие нюансы:

  • наименование учреждения пишется полностью и только в именительном падеже;
  • вверху листа над наименованием учреждения указывается полное наименование вышестоящей организации;
  • заголовок должен отвечать содержанию включенных в дело документов;
  • при наличии в деле копий документов указывается их количество;
  • на делах, относящихся к категории бессрочного хранения, ставится отметка «Хранить постоянно» и так далее.

Данные на обложке дела:

Схема и правила сдачи документов в архив

Сдача документов в архив  в электронном виде осуществляется в такой последовательности:

  • формирование в ИС файлов электронных подписей и копий текстовых электронных документов в формате PDF/A;
  • составление описи;
  • выполнение проверки документов на наличие вирусов;
  • проверка технического и физического состояния информационных носителей;
  • оформление итоговой записи с указанием в ней количества дел и документов;
  • заверение электронных дел электронной подписью;
  • размещение вкладыша в футляр документа.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Все записи, выполненные на вкладыше, должны быть хорошо видны даже при закрытом футляре.

Перечень данных, которые необходимо обозначить на вкладыше:

Перечень данных

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»

    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...



      Рассылка




      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×