Требования к оборудованию архивов

269
Обеспечение архивов специальным оборудованием, отвечающим всем необходимым требованиям, а также создание оптимальных температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, позволяет обеспечить высокую степень сохранности документов, которые хранятся в архивных помещениях

Одним из главных вопросов, связанных с обеспечением сохранности архивных документов, является подбор оборудования для архивов. Как правило, материально-техническое оснащение данных помещений осуществляется в зависимости от различных факторов: его размеров, типа документов, их количества, сроков хранения и других.

Какое оборудование используют для архивов

Если речь идет о стандартных папках с документами, то для этого используются обычные полочные стеллажи. Однако для документов технического, конструкторского, землеустроительного, технологического и другого характера необходимо подобрать специальное оборудование. Это могут быть небольшие или крупногабаритные стеллажные системы, стеллажи с выдвижными полками и прочее.

Специальное архивное оборудование дает возможность хранить документы в соответствии с требуемым порядком хранения документов в архиве. Набор необходимых средств, позволяющих функционировать хранилищу библиотеки, музея, образовательного учреждения может включать в себя следующее:

  • разборные или стационарные сборные металлические стеллажи с электрическим или механическим приводом;
  • полутораметровые столы для классификации документов, поступающих в архив на хранение;
  • шкафы для картотек, создающихся с целью регистрационного учета поступающих документов;
  • компьютерное устройство для учета и контроля документооборота;
  • аппарат для чтения микрофильмов;
  • библиотечные тележки для перемещения дел;
  • устойчивые стремянки для работы у стеллажей;
  • корзины, ящики, архивные коробки, разного рода разграничители, не допускающие смешивание документов, которые хранятся на полках.

Для того чтобы обеспечить хранение документов, имеющих особую ценность,  а также тех, которые касаются личного состава учреждения или относятся к категории справочных, необходимо оборудовать металлические сейфы и шкафы.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Если в архиве имеется документация, к которой разрешен открытый доступ, то в помещении нужно установить множительную технику. Это позволит сотрудникам архива создавать копии документов, затребованных пользователями.

Помимо всего прочего, помещение, предназначенное для хранения архивных документов, должно быть оснащено средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией.

Стоит заметить, что несмотря на разнообразие  оборудования для архивов, все же основной расходной статьей является приобретение стеллажей. Если в хранилище планируется разместить на длительное хранение небольшой объем документации, то для этого стоит оборудовать обычные стационарные полки. Их приобретение не требует больших финансовых затрат и, кроме того, они отличаются таким полезным качеством, как многофункциональность.

В случае, если помещение предназначается для длительного хранения большого объема документации, то в данном случае стоит использовать архивные стеллажные системы, имеющие множество преимуществ, например:

  • обладают высокой эффективностью в использовании;
  • обеспечивают экономию пространства хранилища;
  • имеют длительный срок эксплуатации.

Случается, что некоторым учреждениям приходится арендовать помещение для размещения архива. Поэтому рано или поздно архивные документы все же придется перевозить в связи со сменой адреса. В данном случае целесообразно устанавливать стационарные стеллажи, которые легко демонтировать и так же быстро устанавливать в другом месте. Как правило, конструкция и размер стеллажа зависит от формата документов, которые на нем будут храниться.

При размещении стеллажей в архивном помещении необходимо придерживаться определенных параметров:

  • расстояние между рядами стеллажей должно быть не меньше одного метра;
  • ширина проходов между ними должна достигать 75 и более сантиметров;
  • расстояние от нижней полки стеллажа до пола не должно быть меньше 15 сантиметров.

Независимо от того, к какому типу и конструкции относятся архивные стеллажи, в любом случае их необходимо устанавливать перпендикулярно к стенам  с оконными проемами и отопительными батареями на расстоянии не меньше, чем 50 сантиметров. 

Какие требования к оборудованию архивов

В соответствии с требованиями любое архивное помещение должно быть размещено вдали от складских, бытовых и производственных помещений. В нем не должно быть газовых, канализационных и водопроводных трубопроводов. Внешние двери необходимо изолировать металлом и в нерабочее время опечатывать.

Электрическую проводку нужно проводить только в скрытом виде. Все электроприборы, включая распределительные устройства и электрощиты, должны иметь закрытое исполнение и устанавливаться вне хранилища. Что касается средств пожаротушения, например, углекислотных огнетушителей, то их необходимо устанавливать  из расчета не менее одного прибора на 50 квадратных метров.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

В помещении должны поддерживаться оптимальные условия физико-химической сохранности документов. Если климат для улучшения режима хранения документов в архиве не регулируется, то в данном случае стоит установить приборы для просушивания помещений и дополнительные источники увлажнения воздуха.

Сегодня многие музейные архивы используют  такой прибор, как прецизионный кондиционер. Более всего он подходит для тех помещений, где хранятся материальные ценности и важные архивные документы. Его основные преимущества заключаются в следующем:

  • обеспечении высокоточных параметров влажности и температурного режима;
  • высоком уровне надежности при непрерывной эксплуатации;
  • универсальности;
  • высокой работоспособности в условиях широкого температурного диапазона наружного воздуха.

Для того, чтобы проконтролировать  состояние  температурно-влажностного режима, в  главных проходах на стеллажах хранилищ устанавливают контрольно-измерительные приборы.  С целью защиты архивных документов от пыли в помещении оборудуют специальные установки, очищающие воздух от пыли и вредных примесей.

Руководитель учреждения, в котором имеется архив, должен как минимум один раз в пять лет создавать комиссию по проверке исправности оборудования архива, а также его температурного и санитарно-гигиенического режимов.

Какое оборудование необходимо для электронного архива

На сегодняшний день многие организации, включая библиотеки  и музеи,  практикуют создание электронных копий архивных документов. Это позволяет избежать проблем, связанных с хранением и управлением бумажными документами. Помимо этого, электронный архив имеет другие преимущества:

  • удобство в использовании;
  • доступность к необходимым документам;
  • быстрый поиск;
  • исключение возможности утери архивных документов.

Но самое главное, что для такого способа хранения документации  не требуется отдельное помещение и большое количество специального оборудования.

Для того чтобы перевести важные бумаги организации  в электронный формат, необходимо приобрести специальное устройство – сканер с автоматической системой подачи и распознавания документов. Его выбор зависит от двух основных факторов: типа документации и масштаба сканирования.

При планировании обработки большого количества широкоформатных документов, лучше всего подойдет широкоформатный сканер. В случае сканирования небольшого количества стандартных документов оптимальным вариантом является обычный офисный сканер.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×