Процесс организации выставки

262
Организация выставки в музее представляет собой длительный трудоемкий процесс, начинающийся с создания выставочного совета и проектной командой, от сплоченности и качества работы которой зависит успех будущего выставочного мероприятия

Музейная выставка является одним из главных средств общения с посетителями. Обеспечение ее плодотворности возможно лишь в том случае, если помимо мобилизации внутренних ресурсов, будут привлечены и дополнительные извне. Процесс организации выставочного мероприятия - дело непростое и трудоемкое, требующее немалых усилий большого количества специалистов.  Начинается он задолго до того, как его результаты смогут увидеть посетители.

Для обеспечения своевременного открытия выставки, ее высокой эффективности и выполнения бюджета необходимо объединить все те способы координации ресурсов, которые сложились в музее на текущий момент.

О создании  выставочной проектной команды

Работа по подготовке выставки начинается с создания выставочного совета и проектной группы. Несмотря на то что программа данных мероприятий утверждается руководителем музея, многие учреждения культуры создают выставочные советы. В их состав входят музейные хранители и руководители разных отделов.

Работа такого совета заключается в рассмотрении новых инициатив, касающихся проведения выставки, а также определения их программ и решения вопросов, связанных с бюджетом.

Каждое отдельное выставочное мероприятие является проектом одной команды, состоящей из талантливых специалистов. Каждый из них отвечает за определенный аспект выставки. Такую команду называют выставочной проектной группой. Как правило, она включает в себя представителей разных музейных подразделений, например:

  • администрации;
  • фондов;
  • программ и других.

Решение о составе  проектной группы утверждается руководителем учреждения культуры. В его обязанности входит и назначение ее руководителя. Участники команды самостоятельно занимаются составлением графика работы и бюджета. Их координатор или руководитель согласовывает все это с директором музея или главой выставочного совета.

Проектная группа имеет свои особенности:

  • все участники имеют право вносить предложения, касающиеся процесса организации выставки;
  • частота встреч членов группы возрастает по мере приближения дня открытия выставочного мероприятия;
  • участники самостоятельно составляют печатные выставочные материалы, пояснительные тексты;
  • все  члены группы должны быть квалифицированными опытными специалистами, умеющими выполнять работу вне границ своей специализации и другие.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

С целью привлечения внешних ресурсов для проведения музейной выставки некоторые учреждения культуры создают выставочные комитеты консультативного характера. Как правило, в их состав входят научные работники, коллекционеры, представители местных сообществ, благодаря участию которых, можно значительно повысить качество выставки.

Об этапах процесса организации выставки

Процесс организации выставки музейных экспонатов осуществляется в несколько этапов, среди которых стоит выделить следующие:

  • формирование концепции выставки;
  • составление плана-конспекта;
  • эскизное проектирование;
  • детальное проектирование;
  • оценка формата выставки;
  • сооружение и монтаж;
  • подготовка к вернисажу;
  • оценка результатов работы.

После того как идея музейной выставки будет одобрена руководителем,  инициаторы создают концепцию. В ее формулировке должно быть указано, в какой целью проводится выставка, в чем заключается ее научное значение и интерес для посетителей музея.

Также в концепции описывается сама экспозиция, размеры площадей, необходимые для оформления выставки, музейные экспонаты из собственного фонда и заимствованные из других учреждений культуры. Помимо этого, в ней указываются все  затраты, потенциальные финансовые источники и сроки  реализации всех этапов.

После одобрения концепции руководством музея и внесения  ее в общий план и бюджет выставки, формируется проектная команда Началом ее, работы является составление плана-конспекта, так называемого брифа. Он представляет собой важный документ, в соответствии с которым осуществляется процесс организации выставки.

План-конспект имеет свою структуру, вмещающую краткое описание всех составляющих данного процесса:

  • цели выставки;
  • впечатления, которые  ожидается получить от посетителей;
  • пошаговое описание выставки с указанием коммуникативных задач  и  средств для их решения, матриц движения потока посетителей, эскизов экспозиции.

Случается, что кто-то из участников проектной группы или руководитель не согласны с составленным планом. Поэтому в ходе работы он может быть пересмотрен, и даже не один раз. После того как все члены команды вместе с руководством придут к единому мнению, они приступают  к выполнению своих непосредственных обязанностей.

То есть занимаются отбором музейных коллекций и предметов, дизайном, переговорами по поводу приема экспонатов на временное хранение. В это же время составляются маркетинговые планы, принимаются меры безопасности, а музейные экспонаты готовятся для показа.

На этапе эскизного проектирования в работу включаются дизайнеры. Они составляют комбинацию трехмерных видов и проекций каждого отдельного элемента выставки. Стоит заметить, что результаты работы данных специалистов также могут неоднократно подвергаться пересмотру. Это происходит до тех пор, пока не будет достигнуто полного согласия.

На данном этапе составляются примерные планы работы всех участников проектной группы. Например, план службы безопасности будет рассматривать эскизы размещения. Это необходимо для того, чтобы устранить все проблемы еще до начала работы выставки.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

План маркетинга даст возможность внести уточнения в представления о количестве граждан, которые будут посещать выставочное мероприятие. Благодаря этому, можно составить план торговли для выставки и специальных мер, касающихся реализации и контроля входных билетов. Сроки осуществления этапа эскизного планирования могут достигать от 3-х до 12 месяцев. Как правило, это зависит от масштабов планируемой музейной выставки.

Работа над детальным проектированием заключается в подробной разработке каждого отдельного компонента выставки с указанием материала, цвета, размера и так далее. Также в этот период подготавливается аудио- и визуальное сопровождение. Стадия детального проектирования, как и предыдущий этап, может длиться от трех месяцев до одного года.

По завершении детализации проектная группа оценивает результаты работы,  проведенной на протяжении четырех предыдущих этапов. Это позволяет удостовериться, что организованное мероприятие готовится с учетом интересов пользователей. Часто для выполнения оценки привлекают специалистов из других учреждений культуры.

Сооружение и монтаж выставки, как правило, выполняется подрядчиками на условиях тендера. Причиной привлечения работников извне является то, что немногие музеи имеют возможности для самостоятельного осуществления подобных работ. При выполнении строительства и монтажа проектная группа постоянно следит за качеством и графиком их выполнения, а также за использованием бюджета.

Перед приемкой результатов строительных и монтажных работ представители проектной команды и организации-подрядчика осуществляют обход. Они  составляют перечень недостатков, которые в кратчайшее время устраняются подрядчиком. Вместе с этим выполняется установка музейных экспонатов и аудиовизуального оборудования, осуществляется размещение пояснительных текстов.

Заключительным этапом процесса организации выставки в музее является оценка результатов работы, которая заключается в определении музейным специалистом эффективности выставочного мероприятия.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль