Документы учреждений культуры: переходим на ЭДО

1041
Не секрет, что в деятельности библиотек особое место отводится работе с документами. Как известно, оформление документов учреждений культуры в бумажном виде занимает много времени и сопровождается различными трудностями, связанными с их оформлением, хранением

Сегодня большинство учреждений культуры, которые расположены как в Москве, так и других населенных пунктах Российской Федерации находятся на этапе перехода на безбумажный документооборот.

О ведении системы электронного документооборота

Несколько лет назад стартовал проект Департамента информационных технологий города Москвы под названием «Электронный документооборот Правительства Москвы». В ходе реализации проекта планировалось осуществить перевод органов исполнительной власти города, а также все подведомственные учреждения на технологию работы без использования бумажных документов.

Сразу же стоит отметить те достоинства безбумажного документооборота, в которых на практике смогли убедиться многие учреждения культуры. Прежде всего с внедрением технологии электронного документооборота значительно увеличилась скорость работы с документами. Значительно повысилось ее качество, а количество расходных материалов сократилось в несколько раз. Кроме того, появилась возможность осуществления усиленного контроля за исполнением поручений.

Система ЭДО вводилась в несколько этапов:

  • первый этап -  подключение Аппарата Мэра и Правительства города;
  • второй этап – подключение департаментов, комитетов, управлений, префектур;
  • третий этап – подключение подведомственных учреждений исполнительной власти.

Как вводилась система ЭДО в деятельность Библиотеки имени Н.А.Некрасова

Статистические данные свидетельствуют о том, что сегодня электронный документооборот используется в 11 префектурах, 125 управлениях,  в более, чем 50 органов городской власти. Кроме этого, ее внедрение получило широкое распространение во многих учреждениях, численность которых достигает более трех тысяч. В число этих подведомственных учреждений входит и Центральная универсальная научная библиотека имени Н. А. Некрасова.

Изначально подключение ЭДО к  данному учреждению культуры осуществлялось с целью исполнения поручений Департамента и других вышестоящих органов. В процессе внедрения технологии безбумажного документооборота  в культуре несколько сотрудников ЦУНБ прошли специальное обучение системному администрированию, программа которого рассчитана на 20 часов.

После обучения локальным администратором была осуществлена стандартная настройка новой электронной системы с обозначением  сведений о библиотеке, а также создана структура организации. После этого  с помощью электронного документооборота учреждением культуры были налажены коммуникации со многими организациями. Однако при этом документооборот так и оставался в бумажном виде.

В текущем  году  перед Центральной библиотекой имени Н.А. Некрасова были поставлены следующие задачи:

  • обязательная оптимизация процессов делопроизводства;
  • повышение эффективности работы с документами;
  • минимизация использования расходных материалов.

Поэтому руководство учреждения приняло решение о применении в работе библиотеки технологии безбумажного документооборота. Было выделено два направления перехода  на использование данной технологии:

  • создание корпоративной коммуникационной среды;
  • введение электронной системы документооборота.

Также генеральным директором этого учреждения культуры был издан приказ о переводе на безбумажный документооборот и утверждена Дорожная карта. В приказе были определены поручения для отдела информационных технологий, которые заключались в обеспечении  всех сотрудников библиотеки за определенный отрезок времени корпоративными адресами электронной почты.  Кроме этого, приказом было установлено, что все сотрудники обязаны применять корпоративные адреса электронной почты  с означенным доменным именем в таких случаях:

  • при осуществлении коммуникации с работниками других учреждений по рабочим вопросам;
  • при сотрудничестве с внешними контрагентами;
  • при  осуществлении связи с другими сотрудниками учреждения.

По направлению введения в действие электронного документооборота приказом утверждена Дорожная карта, а также установлены этапы и сроки перехода к ведению документооборота Библиотеки в системы документооборота без использования бумажных носителей.

Если говорить о Дорожной карте, то она предполагает переход  к введению документооборота, основанного на безбумажной технологии, в два этапа. На первом из них должно быть осуществлено подключение  к электронной системе заместителей директора и всех начальников отделов, а на втором – подключение всех работников учреждения.

Также в Дорожной карте обозначен целый ряд мероприятий, направленных на внедрение электронного документооборота. С самого начала нужно было обеспечить актуализацию сведений в электронных документооборот  по всем библиотечным работникам, которые подключены к данной системе.

Реализацию первого этапа  подключения сотрудников к СЭД началась  из составления списка всех начальников структурных подразделений и заместителей директора, не подключенных к ЭДО. Это нужно для того, чтобы  подготовить заявку  на подключение, включающую только корпоративные электронные адреса сотрудников с доменным именем nekrasovka.ru.

После заполнения формы заявки, ее направляют на подключение, которое  осуществляется согласно списка. И заместители, и начальники подразделений обязаны пройти обучение по применению электронного документооборота. По завершению подключения происходит переход к ЭДО между всеми отделами учреждения  на портале mosedo.ru.

На втором этапе внедрения СЭД в работу библиотеки был составлен список всех тех сотрудников, которых необходимо подключить к системе электронного документооборота, и составлена заявка на их подключение. Далее осуществляются такие же мероприятия, как  и во время реализации первого этапа подключения ЭДО.

Поскольку документооборот  библиотеки  переводится в СЭД,  в перечень мероприятий  включено и внесение изменений в Инструкцию, касающуюся ведения делопроизводства.

Читайте бесплатно в системе Культура:

О дистанционном обучении сотрудников библиотеки

Прохождение обучения сотрудников данного учреждения культуры должно проходить под строгим контролем. Поскольку по окончании дистанционного  курса, для того, чтобы осуществить подключение, необходимо сообщить об этом техническую поддержку системы электронного документооборота.

Дорожная карта должна определять сроки, которые предоставляются на прохождение обучение, осуществляющееся после назначения дистанционного курса. Как правило, оптимальным сроком является одна рабочая неделя.

В том случае, если работник был подключен к электронному документообороту  в каком-либо другом учреждении, то ему не нужно повторно проходить обучение. С целью подключения такого сотрудника нужно просто обратиться в техподдержку с письмом, составленным на бланке библиотеки и сообщить в нем все необходимые сведения.

Многие сотрудники библиотеки, которые проходили дистанционное обучение говорят о том, что данная форма обучения предоставляет только общие сведения о работе с СЭД. Поэтому в практической деятельности они часто испытывают некоторые сложности, например:

  • в определении отдела для создания того или иного документа;
  • в отслеживании движения документа в системе электронного документооборота и так далее.

Для того чтобы как-то усовершенствовать процесс обучения, были осуществлены следующие действия:

  • индивидуальные консультации с сотрудниками;
  • ознакомление сотрудников с основными инструкциями по работе в электронным документооборотом;
  • настройка автоматического вывода сообщения   о названии папки, в которой размещены инструкции, касающиеся применения ЭДО;
  • проведение практических семинаров и многое другое.
Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×