«Единое информационное пространство в сфере культуры»: алгоритмы работы с АИС

2877
Основным предназначением проекта «Единое информационное пространство в сфере культуры» является сбор и распространение информации о деятельности организации культуры в интернете с целью повышения уровня информирования пользователей о проведении мероприятий и различных событиях

Единое информационное пространство в сфере культуры

Единое информационное пространство культуры, работа с АИСНе секрет, что современное информационное пространство достигло такого уровня развития, игнорировать который просто невозможно. Сегодня интернет представляет собой одно из новейших средств коммуникации с пользователями, помогающее учреждениям культуры привлечь  внимание к своей деятельности.

Ежедневно  в учреждениях культуры страны проходит огромное количество различных мероприятий. Поэтому   для привлечения целевой аудитории недостаточно размещать информацию только на  официальном сайте или с помощью афиши.

Ведь в этом случае ее может увидеть только ограниченный круг потребителей. А каждому учреждению хочется, чтобы о его деятельности узнала вся страна.

Как же сделать так, чтобы данная информация смогла попасть на сотни сайтов, распространиться во многих соцсетях или отобразиться в мобильных приложениях?

Оптимальным вариантом является размещение информации в Единой системе информационного пространства, имеющей разветвленную структуру взаимодействия между учреждениями культуры разных уровней и органами исполнительной власти в данной сфере.

С помощью данной системы перед организациями культуры открываются большие возможности, например:

  • получают доступ к информационному пространству соцсетей, а также к новостным и развлекательным ресурсам Российской Федерации;
  • могут заниматься почтовыми рассылками и так далее.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Получение таких возможностей значительно повышает уровень выстраивания коммуникации с целевой аудиторией на любом из уровней.

Но все же главной задачей этой системы является распространение информации. Единое информационное пространство дает возможность доступа к  информационным партнерам самого высокого уровня, что позволяет предоставить им информацию о развитии культуры в регионе на текущий момент.

Так, к примеру, на сегодняшний день на официальном сайте Министерства культуры РФ в разделе «Культурная жизнь регионов» уже можно получить информацию о тех мероприятиях, которые происходят  в учреждениях культуры, находящимся в любой из точек России. Такие же сведения можно получить и из раздела «Афиша» на портале «Культура РФ».

Однако стоит заметить, что распространением данной информации в интернете занимается не только Минкультуры Российской Федерации, но и многие отечественные интернет-компании. Много ведущих информационных сервисов рассказывают о событиях, происходящих в сфере культуры РФ.

Яндекс-афиша

Например, Яндекс занимается распространением на «Афише» информации по более, чем тридцати городам нашей страны:

  • Пензе;
  • Волгограде;
  • Красноярске;
  • Ижевске;
  • Омске;
  • Саратове и многих других.

ВКонтакте

Большое содействие ЕИПСК оказывает российская социальная сеть «ВКонтакте», благодаря чему, организации культуры, которые прошли регистрацию, получают привилегии размещения в разделе «Культура и искусство»  и оперативного прохождения верификации своих страниц.

За время существования этого раздела «ВКонтакте» сообщества учреждений культуры суммарно выросли более чем на пол миллиона подписчиков. Те события, которые успешно прошли модерацию, автоматически размещаются в приложении «Культурная афиша», которое создано по инициативе Министерства культуры РФ в таких соцсетях, как «Одноклассники» и «ВК».

Важным моментом является и то, что Единое информационное пространство в сфере культуры предоставляет возможности обучения работников организаций культуры инновационным методам распространения информации. Также данный проект создает условия для обмена опытом и наилучшими практиками в процессе работы с данной информационной системой.

О возможностях размещения информации в ЕИПСК

Единое информационное пространство культуры, работа с АИСНа сегодняшний день в ЕИПСК зарегистрировано больше одиннадцати тысяч учреждений культуры, предоставивших информацию миллионам пользователей о более, чем 20 тысячах различных событий. За это время было создано больше трех тысяч групп в различных соцсетях. Ведь технически в Едином информационном пространстве могут работать учреждения культуры любого региона страны, включая коммерческие организации.

Важную роль создание данной системы представляет и для органов исполнительной власти, которые до текущего момента  занимались  сбором информации и отчетности  о проведении мероприятий в бумажном виде:

  • ежемесячных графиков планируемых мероприятий;
  • итоговых отчетов проведенных мероприятий и других, не менее важных документов.

Данная информация предоставляется  в разных форматах, поэтому необходимо прилагать немало усилий, чтобы ее форматировать и объединить. Использование Единого информационного пространства значительно упрощает этот процесс, снижая нагрузку  не только на учреждение культуры, но и на органы исполнительной власти.

После внесения информации в ЕИПСК, система автоматически форматирует ее. Кроме этого, органы исполнительной власти могут воспользоваться бесплатным механизмом, с помощью которого можно автоматизировать сбор информации о деятельности всех организаций культуры, расположенных в любом из регионов, независимо  от уровня их подчиненности.

Пользуясь сведениями из АИС Единое информационное пространство в сфере культуры, субъекты имею возможность осуществлять форматирование таких разделов своих  официальных сайтов, как карта культурных событий в одном из регионов и афиша. Примером являются подобные карты  на сайтах Минкультуры Нижегородской области и других.

Кроме всего прочего, на основе сведений из АИС  могут быть построены региональные порталы, рассказывающие о деятельности учреждений культуры города или все области. ЕИПСК представляет собой достаточно удобный способ построения более эффективных коммуникаций между Министерством культуры, органами власти и организациями культуры всего региона.

Для использования единого информационного пространства в сфере культуры не требуется устанавливать специализированное программное обеспечение, поскольку все функции выполняются в обычных интернет-браузерах.

В данном случае необходимо иметь только компьютер, подключенный к сети Интернет. Регистрация осуществляется очень просто:

  • заполняется регистрационная карта на сайте all.culture.ru;
  • подтверждается заявка через электронную почту.

Преимуществом системы  является бесплатный доступ для все организаций культуры, независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности.

Алгоритм работы с АИС Единое информационное пространство в сфере культуры

Для учреждений культуры, которые являются новичками относительно пользования  АИС ЕИПСК, разработан алгоритм, который поможет им стать уверенными пользователями данной системы. Работа в Едином информационном пространстве осуществляется поэтапно, а именно:

Этап

Процедура

Подробное описание прохождения

Прохождение регистрации

Чтобы начать работать с данной системой в первую очередь нужно зарегистрировать сотрудника учреждения культуры.

Для этого, войдя на  страницу  all.culture.ru, необходимо нажать окно «Зарегистрироваться». После завершения регистрации система автоматически переходит на страницу для осуществления выбора организации.

Создание учреждения

Если учреждение уже есть в системе, то зарегистрированному сотруднику стоит оставить заявку  для присоединения к учреждению.

При этом выбирается:

  • область;
  • район или город;
  • учреждение, которое нужно выбрать из списка.

Запрос будет рассмотрен модератором или представителями организации. Стоит заметить, что выбирать можно только те учреждения, которые включены в систему.

В случае, если учреждения нет в списке, его нужно создать, для чего нажимается окно «Создать учреждение» и заполняется определенная форма.

Добавление места

На третьем этапе, после того как организация будет добавлена в систему, осуществляется добавление места его расположения. При открытии вкладки «Места»  появляется окно «Добавить место», которое необходимо нажать. После этого стоит заполнить все поля, придерживаясь некоторых требований, например:

  • при указании названия не обязательно писать его официальное наименование, лучше писать все в упрощенном виде;
  • если это не аббревиатура, то не нужно писать все слово прописными буквами;
  • использовать только угловые кавычки и так далее.

Каждое из заполняемых полей имеет свое предназначение. Так, к примеру, «Учреждение» является инструментом, который используется для управления собственной информацией и создания виджетов. Также с его помощью происходит отслеживание статистики.

В поле «Место» описывается конкретное учреждение культуры.

  • Теги  представляет собой инструмент, с помощью которого обозначаются целевые и тематические особенности представленного события.
  • В этом поле могут быть размещены фотографии актеров, интерьеров помещений учреждения культуры, экспонатов и так далее. При этом фото должно быть самого высокого качества.
  • Также на данном этапе заполняется поле «Ссылки на видеохостинги», в которое можно разместить ссылки с Vimeo и YouТube.
Создание событий

Создание событий, которые представляют собой особую категорию, осуществляется на следующем этапе. Сюда необходимо добавить анонсы всех тех мероприятий, которые проводятся теми или другими учреждениями. В этом случае также заполняется несколько полей.

Создание статей

В Едином информационном пространстве  имеется специальная функция «Статьи» для создания больших массивов текстов, которые сопровождаются картинками.  В качестве данного функционала выступает конструктор фото- и текстовых блоков. При чередовании этих блоков можно собрать качественно оформленный материал, который позже можно отправить во внешние источники.

Формат статьи более всего подходит  для таких категорий информации:

  • фотоотчетов;
  • тематических статей, представляющих собой текст, посвященный одной из интересных тем, касающихся сферы культуры;
  • пост-релизов – рассказов о тех событиях, которые произошли ранее;
  • обзоров – текстов, в которых описывается несколько мероприятий, планируемых для проведения в следующем году;
  • интервью и прочее.

Чтобы начать работу  над созданием статьи, нужно войти в ЕИП под зарегистрированным логином, указав при этом пароль, а потом выбрав учреждение.  После этого выбирается вкладка «Статьи», в которой предоставлен доступ ко всем статьям,  добавленным другими учреждениями культуры.

Создать собственную статью можно, нажав  для этого окно «Добавить статью» и заполнив поля формы редактирования статьи.

Создание рассылок

После создания статьи  следует осуществить следующий шаг, направленный на создание рассылок – инструментария,  необходимого для эффективного взаимодействия между пользователями и учреждением культуры. Действие данного инструмента направлено:

  • на хранение и обработку контактных данных как реальных, так и потенциальных пользователей;
  • на сортировку посетителей учреждения по разным категориям;
  • на уведомление аудитории о запланированных мероприятиях и предоставляемых учреждением услугах;
  • на автоматизацию рассылки  пресс-релизов для информационных партнеров, включая средства массовой информации, городские порталы и другие.

С целью управления процессами взаимодействия с пользователями, нужно осуществить следующие действия:

  • зайти в  раздел «Аудитория»;
  • ознакомиться с вкладками раздела – «Общая информация», «Контакты», «Заявки» и «Рассылки».

В первой из вкладок имеется общая информация о данном разделе, а также приведены статистические данные, касающиеся количества созданных и отправленных рассылок.

Вкладка «Контакты» включает в себя базу контактов и инструменты для пополнения данной базы.

В «Рассылках» отображен функционал рассылок, а также информация о раннее осуществленных рассылках. И в последней вкладке размещена информация  о заявках, которые поступили с виджетов.

Создание виджетов

Одним из достаточно важных этапов является создание виджетов, которые представляют собой независимые информационные блоки небольших размеров, включающие определенный текст, картинки или форму обратной связи.

Данные блоки могут выполнять следующие функции:

  • определять количество посещений на данном сайте;
  • создавать формы заявки та то или иное событие;
  • осуществлять анонс мероприятий.

В Едином информационном пространстве сферы культуры можно создавать виджеты разных форматов и типов, каждый из которых выполняет не одну функцию и может предназначаться для анонсирования событий. Эффективность формата, как правило, зависит от конкретной цели.

Готовый код виджета учреждение может встроить в структуру сайта  двумя способами – самостоятельно или с помощью разработчиков. Однако перед тем как начать работать над созданием виджетов, стоит во всех подробностях ознакомиться с некоторыми их составляющими – форматом и формой обратной связи.

Например, к форматам виджетов относятся:

  • всплывающее диалоговое окно;
  • полоса сверху и снизу страницы;
  • анонс с формой обратной связи и формой «Следить за событием»;
  • блок внизу страницы;
  • карта событий.
Работа с социальными сетями На предпоследнем этапе проводится работа социальными сетями. В этом разделе осуществляется трансляция контента организации культуры в различные социальные сети с помощью настройки автоматической публикации в ту или иную группу. Перед началом работы в обязательном порядке  определяют источник публикации и ее адресата.
Создание сообщения

И в завершение ко всему необходимо создать  сообщения. Данный функционал дает возможность выполнить коммуникацию внутри АИС культуры «Единое информационное пространство». Также с его помощью обеспечивается различное взаимодействие учреждений культуры. Такая функция позволяет составлять сообщения, устанавливать задачи и рассылать уведомления другим организациям.

Например: 

«Единое информационное пространство в сфере культуры»: алгоритмы работы с АИС

Стоит заметить, что отправление сообщений возможно только от лица самой организации. Это означает, что пользователь, который только прошел регистрацию и не является членом учреждения внутри ЕИПСК, не имеет возможности пользоваться этим функционалом.

Внутри системы может устанавливаться коммуникация двух видов – горизонтальная и вертикальная. Горизонтальной является та коммуникация, которая возникает  между организациями культуры одного региона, города, области и так далее. Вертикальная в свою очередь устанавливается между учреждениями, выступающими в качестве модераторов и подчиненных структур.

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

О возможностях автоматизированной системы ЕИПСК

Единая информационная система открывает большие возможности как для учреждений культуры разных уровней, так и для органов власти данной сферы субъектов РФ. К примеру, организации получают возможность привлечения целевой аудитории  на бесплатной основе. За счет автоматизации значительно упрощается работа  сотрудников учреждения, которые могут пройти и обучение.

Очень удобно и то, что информацию необходимо вносить всего один раз, но при этом распространяется она неоднократно, что увеличивает возможности ее распространения в несколько раз. Также учреждения могут легко обмениваться опытом  и организовывать совместные проекты.

Что касается органов власти субъектов РФ в области культуры, то прежде всего  Единое информационное пространство помогает им в сборе необходимой информации о проводимых учреждениями мероприятий и предоставляемых ими услуг. Также, благодаря АИС, они могут в любое время отследить активность культурной жизни подведомственных им учреждений культуры.

В результате использования Единого информационного пространства можно будет получить информацию о любом из учреждений, работающих в сфере культуры, которую можно не только создавать и изменять, но и распространять из одного личного кабинета.

Также в этом случае  появляется возможность планирования публикаций в таких сообществах, как «Одноклассники», Facebook, «ВКонтакте», Twitter, и размещения ее в соцсетях один раз в соответствии с расписанием. Благодаря АИС культуры, учреждения культуры смогут создавать интерактивные виджеты, собирать контакты целевой аудитории и получать обратную связь.

Кроме всего прочего, внедрение АИС ЕИПСК позволяет выполнять следующие действия, например:

  • заниматься формированием базы контактов, учитывая при этом интересы потребителей;
  • получать легкий доступ к любой аудитории;
  • обеспечивать анонсы не только на афишах, но и самых масштабных городских сообществах;
  • оперативно предоставлять сведения средствам массовой информации;
  • изучать новые способы распространения сведений об учреждении культуры в сети Интернет;
  • усовершенствовать навыки  ведения социальных сетей;
  • налаживать контакт с авторами проекта;
  • легко и быстро получать ответы на интересующие вопросы и много другое.

О перспективах развития системы Единого информационного пространства

Единое информационное пространство культуры, работа с АИСНесмотря на достаточно «молодой» возраст АИС,  ее  внедрение уже принесло немалые результаты. Ярким примером может послужить организация сбора и распространения сведений о проведении мероприятий, которые проходили в рамках акций федерального уровня «Ночь музеев» и «Ночь искусств».

В результате была охвачена аудитория более 20 миллионов потребителей.  Учреждения культуры получили огромную поддержку от крупных новостных агентств, социальных сетей и многих интернет-сервисов. В дальнейшем планируется внедрение Единого информационного пространства в сфере культуры по всей территории Российской Федерации.

Разработчики данной автоматизированной системы рассчитывают на то, что в скором времени ЕИПСК сможет привлечь множество новых информационных партнеров  и значительно расширить каналы распространения информации. Также реализация проекта предполагает предоставление сведений об организациях культуры РФ  и проведенных ими мероприятиях в формате открытых данных.

Данная информация сможет быть доступной для каждого из интернет-сервисов, которых она будет интересовать, что сможет привести к продвижению и популяризации деятельности организаций культуры.

Отзывы учреждений-практиков о применении Единого информационного пространства

Одним из учреждений культуры, которое имело возможность на практике испытать все преимущества Единого информационного пространства в сфере культуры, является музей-заповедник «Куликово поле». Данное учреждение начало свою работу с ЕИПСК более год назад. На протяжении этого периода эффективность деятельности музея увеличилась в несколько раз, и все, благодаря автоматизированной информационной системе.

По мнению сотрудников музея ЕИПСК имеет неограниченные возможности. Например, с ее внедрением была значительно упрощено ведение представительств музеев в соцсетях, появилась возможность анонсирования на информационных сайтах - партнерах проекта. Также было отмечено и удобство системы осуществления рассылок в интернете.

Кроме всего прочего,  музеем было отмечено еще целый ряд различных преимуществ, например:

  • простота и доступность интерфейса данного сайта;
  • ежеминутная готовность службы поддержки предоставить консультацию пользователям по любому вопросу, касающемуся использования Единого информационного пространства в сфере культуры;
  • возможность обучения, которое проводится в форме выездных семинаров или вебинаров самими разработчиками на старте внедрения АИС;
  • готовность проектной команды к сотрудничеству и многое другое.

Также после прохождения регистрации на сайте all.culture.ru сотруднику организации культуры присылается полезная интернет-рассылка, касающаяся использования системы и основ работы в социальных сетях. Благодаря данным факторам, учреждение не испытывает никаких проблем, которые касались бы понимания механизма работы в данной автоматизированной системе.

Конечно же, как и у любого новичка, у музея «Куликово поле» в начале работы с системой возникало немало хлопот, так как АИС не могла учитывать очень многих моментов. Однако, благодаря диалогу пользователей  с группой поддержки, настройки сайта были изменены, что помогло оперативно разрешить все неурядицы.

Самые активные пользователи, для которых работа над усовершенствованием системы  является очень важной, были приглашены разработчиками проекта к сотрудничеству. С этой целью в Facebook была создана закрытая специальная группа.

ЕИПСК объединена с сайтом Минкультуры Российской ФедерацииСегодня музей-заповедник работает с Единым информационным пространством практически ежедневно. ЕИПСК объединена с сайтом Минкультуры Российской Федерации и многими другими Интернет-ресурсами, куда автоматически направляется информация, добавленная учреждением культуры и получившая подтверждение модераторов.

Это является отличным стимулом для добавления на сайт сведений о тех событиях, которые проходят в музее-заповеднике и других учреждениях культуры.  До того как  материалы будут загружены на информационные порталы, они должны быть проверены и подтверждены поддержкой. В некоторых случаях они могут быть отклонены, что происходит крайне редко, так как особые требования к ним минимальные и логичные. Как правило, подтверждение осуществляется в течение одних суток.

В Едином информационном пространстве в сфере культуры очень легко и удобно работать в социальных сетях, например, заниматься размещением постов одновременно в нескольких сетях – «ВКонтакте», «Одноклассниках», Facebook или планированием постов в Twitter. Все эти действия выполняются на бесплатной основе,  в отличие от других подобных систем.

Стоит заметить, что информация, предназначенная для каждой отдельной социальной сети является оригинальной и по максимуму приспособленной для нее. Учреждения-практики, в том числе и музей-заповедник «Куликово поле», отмечают еще одно из преимуществ АИС Единое информационное пространство в сфере культуры – интернет-рассылки.

Данная автоматизированная система представляет несколько шаблонов, предназначенных для отправки электронных писем, отличающихся удобством и высокими эстетическими качествами. Для того чтобы можно было использовать данные шаблоны на практике, необходимо всего лишь внести свои контактные данные в ЕИПСК.

Каждое из учреждений культуры, которое на практике убедилось в преимуществах  проекта «Единое информационное пространство в сфере культуры» желает АИС дальнейшего развития. На сегодняшний день возникает необходимость  предоставления возможности  использования портала с целью рассылки пресс-релизов масштабных мероприятий  не только по средствам массовой информации какой-то определенной области, но и по многим регионам Российской Федерации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль