Библиотечный фонд: учет и проверка

1357
Проверка и учет документов библиотечного фонда является довольно трудоемким технологическим процессом, требующим тщательной подготовки. Ведь благодаря его осуществления, можно обеспечить сохранность фонда

Минкультуры РФ был издан приказ, в котором утвержден Порядок учета документов, являющихся составляющей библиотечного фонда. Данный Порядок используется для регламентации самого процесса и сроков проведения проверки.

О видах проверки библиотечного фонда

Проверка библиотечного фонда бывает трех видов:

  • плановая;
  • внеочередная;
  • текущая.

При подготовке к осуществлению внеочередной или плановой проверки руководитель учреждения культуры обязан издать приказ, которым утверждается состав комиссии.

В данный состав могут входить не только сотрудники учреждения, но и временные работники, привлеченные из других организаций. Поскольку проведение проверки требует очень серьезного подхода, осуществляется в несколько этапов, а именно:

  • первый этап - подготовительный;
  • второй этап – основной;
  • третий этап - разыскание изданий, не обнаруженных во время проверки библиотечного фонда;
  • четвертый этап – завершающий.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

О проведении подготовительного этапа проверки библиотечного фонда

Подготовительный этап проверки состоит из нескольких шагов, например:

  • проверка правильности учетных документов;
  • проверка всего акта и внесение исправлений в случае обнаружения пропусков;
  • выбор наиболее подходящего способа проверки;
  • подготовка контрольных талонов;
  • проведение  инструктажа  участников проверки библиотечного фонда и определение круга обязанностей каждого из них.

С самого начала члены комиссии приступают к проверке правильности таких учетных документов, как инвентарные книги, книги суммарного учета, акты списания между проверкам, акты предыдущих проверок и сопроводительных документов, касающихся приема литературы.

При этом необходимо помнить, что акты списания книг, которые были оформлены в период между проверками для того, чтобы исключить выбывшую литературу из инвентарных книг, проверяются только в выборочном порядке.

Кроме этого, комиссии необходимо предоставить  и документы, касающиеся литературы, которая поступала в библиотеку между проверками, включая и поступающую взамен утерянной пользователями.  Члены комиссии проверяют соответствует ли данная информации данным, содержащимся об этой литературе в инвентарных книгах.

Если во время просмотра документов были выявлены какие-либо ошибки, то  на данном этапе они должны быть исправлены. Только после внесения исправлений комиссия переходит непосредственно к осуществлению проверки библиотечного фонда, выбрав для этого самый рациональный способ.

Стоит заметить, что выбор способа проверки  в основном зависит от нескольких показателей:

  • объема библиотечного фонда;
  • особенностей размещения фонда в помещении библиотеки;
  • конкретного опыта сотрудников данного учреждения культуры.

Как правило, комиссия выбирает один из двух видов проверки – с помощью контрольных талонов или по инвентарным книгам.

Следующим шагом является подготовка контрольных талонов. Однако это необходимо только в том случае, если члены комиссии остановили свой выбор на способе проверки библиотечного фонда с помощью контрольных талонов.

Для того чтобы ускорить процесс написания талонов,  используют копирование формуляров, благодаря чему,  появляется возможность исключения субъективных ошибок.

Далее членами комиссии проводится инструктаж участников проверки библиотечного фонда, после  чего определяются обязанности каждого из них.  В этом случае нужно обязательно учитывать объем и необходимые трудозатраты для выполнения проверки.

Осуществление основного этапа проверки

Для того чтобы осуществить второй этап проверки библиотечного фонда, можно использовать различные способы, например:

  • автоматизированный;
  • по инвентарным книгам;
  • по контрольным талонам;
  • комбинированный.

Суть комбинированного способа заключается в том, что та часть библиотечного фонда, которая недоступна пользователям, проверяется по инвентарным книгам, а та часть, к которой читатели имеют доступ, сверяется при помощи контрольных талонов. Как правило, данный способ используется с целью оптимизации процесса проверки

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

.

Об осуществлении третьего этапа проверки библиотечного фонда

В случае, если во время проверки было обнаружено отсутствие некоторых изданий библиотечного фонда, то на данном этапе необходимо выяснить их местонахождения. Осуществление поиска необходимо провести с целью исключения ошибок в процессе проверки и учета библиотечного фонда. Также разыскивание изданий нужно провести и по другим причинам, например:

  • для исключения случайного перемещения литературы с одного стеллажа на другой;
  • выявления неучтенной во время проверки объема библиотечного фонда возвращенную пользователями литературу или отложенную на ремонт, списание, а также  передачу в другие подразделения и так далее.

Данный этап осуществляется на протяжении одного месяца, по истечении которого  составляется список изданий, которые не обнаружены по неустановленным причинам.

О проведении завершающего этапа проверки и учета библиотечного фонда

Заключительный этап проверки библиотечного фонда также осуществляется пошагово. Члены комиссии подводят  итоги проверки и учета  и приступают к оформлению необходимой документации.  В первую очередь им необходимо  подготовить акт проверки с объяснительной запиской, а также список недостающих изданий.

Составленный комиссией акт с выводами, подписанный всеми членами комиссии,  и список  отсутствующей  литературы предоставляется руководителю учреждения культуры с целью утверждения.

По итогам проверки оформляется протокол, в который вносятся все заключения и предложения комиссии. Данный документ также должен утверждаться директором библиотеки. Члены комиссии включают в протокол все свои предложения, которые касаются возмещения недостающей литературы,  а также рекомендации по вопросу предотвращения потерь.

Своевременное и правильное проведение проверки поможет обеспечить высокую степень сохранности  библиотечного фонда.

О проверке и учете фонда библиотеки с помощью автоматизированного способа

Если информация, касающаяся библиотечного фонда, занесена в электронный каталог, то для осуществления проверки лучше всего воспользоваться автоматизированным способом. Наклеенные на книги RFID-метки, а также уникальные штрих-коды, позволят значительно сократить срок проверки, повысить ее эффективность, легко выявить отсутствующую литературу и сформировать ее списки.

При использовании данного способа в первую очередь    выполняют считывание информации с электронной метки, размещенной на каждом издании. После этого полученные сведения заносятся в программу, которая и фиксирует факт проверки каждой книги. При выявлении недостающих экземпляров формируется их список.

Осуществление проверки при помощи инвентарных книг

Выполнение проверки библиотечного фонда с помощью инвентарных книг представляет собой трудоемкий процесс, занимающий немало времени. Кроме этого, интенсивное использование инвентарных книг может привести к их преждевременному физическому износу. Поэтому данный способ, как правило, используют в небольших учреждениях культуры, объем библиотечного фонда которых составляет не более 50 тысяч экземпляров.

Однако, несмотря на трудоемкость данного процесса и большие временные затраты, он имеет ряд преимуществ, среди которых первое место занимает максимальная точность проверки.  И если учреждение желает избрать для проверки и учета библиотечного фонда именно этот способ, то необходимо включить в состав комиссии такое количество человек, которое могло бы выполнить проверку в кратчайшие сроки.

Лучше всего, если проверка по инвентарным книгам проводится при закрытии библиотеки. Однако прием книг, которые сдаются пользователями, при этом осуществляется.

Следующим шагом осуществления проверки фонда данным способом является подготовка таблиц инвентарных номеров, которые члены комиссии готовят заранее, исходя из объема библиотечного фонда. Как правило, используется одна таблица на тысячу экземпляров. К полученному количеству описей додается еще одна.

В таблице отмечаются инвентарные номера книг, которые размещены на полках или находятся у читателей. Таким образом в определенной последовательности определяются все издания, имеющиеся в наличии, и записи в формулярах пользователей. После этого необходимо сверить таблицы инвентарных номеров с инвентарной книгой.

В случае наличия несколько инвентарных книг  стоит закрепить за каждой их них ответственного сотрудника. Сверка таблиц с записями, которые имеются в инвентарной книге, позволяет выявить номера изданий, неотмеченных в таблицах.

При осуществлении сверки проверяющие проставляют отметку в инвентарной книге о наличии экземпляров в библиотеке. Если при проверке выявлены списанные издания, то они отмечаются в таблицах. Для этого имеется специальная графа, в которой проставляется дата списания и номер акта.

Если издание  не было выявлено на полке, а в инвентарной книге нет отметки о его списании, то эти данные заносят в список для их розыска или на контрольный талон.  В конце проверки составляется акт с объяснительной запиской, в который включается и список изданий, не выявленных при проверке.

Также в акт заносятся данные, касающиеся количества документов:

  • зафиксированных во время учета;
  • имеющихся в наличии;
  • отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленным причинам.

В обязательном порядке в акте указываются дата и номер акта об осуществлении предыдущей проверки.

После составления акта и списка изданий, которые на время проверки отсутствовали по неустановленной причине, данный документ подписывается всеми членами комиссии и предоставляется руководителю учреждения культуры на утверждение.

Если в процессе проверки были выявлены отсутствующие документы и при этом не были установлены виновные, то убытки, касающиеся недостачи списываются согласно действующего законодательства.

Как проверяется библиотечный фонд по контрольным талонам

Данный способ проверки библиотечного фонда не требует не требует закрытия библиотеки на весь период проверки. В этом случае учреждение закрывается только на время подготовки контрольных талонов. Но в случае необходимости  проверка фонда может быть произведена и без закрытия учреждения.

При этом посетители могут воспользоваться только проверенными экземплярами книг, на которых проставляется отметка о проверке. Точно такую же отметку проставляют и на книжных формулярах.

Проверка и учет библиотечного фонда по контрольным талонам начинается с составления талонов. Их подготовка может производится двумя способами:

  • используя информацию из инвентарных книг;
  • непосредственно из просмотренного документа.

Если для проверки выбирается второй вариант, то  в этом случае учреждение закрывается на короткое время. В контрольный талон необходимо внести такие данные, как инвентарный номер документа, фамилия автора, заглавие книги и год ее издания, а также стоимость, которая зафиксирована на самой книге или внесена в инвентарную книгу без переоценок.

Следующим шагом осуществления проверки  данным способом является выстраивание контрольных талонов в порядке инвентарных номеров. Выполняя их сортировку, лучше всего для каждых 500 номеров  применять каталожные разделители, на которых проставляется пометка «с №___ по №___».

Далее  информация, зафиксированная на контрольных талонах, сверяется с информацией в инвентарной книге. Это происходит в том случае, если  при составлении контрольного талона использовались данный непосредственного из самого издания.

В инвентарную книгу вносится соответствующая пометка, а талон остается в картотеке. Для того чтобы исключить дублирование процесса сверки, проверенные талоны можно укладывать  в горизонтальном положении. Если при проверке в инвентарной книге остаются неотмеченные инвентарные номера, то их необходимо включить в картотеку недостающих изданий для их последующего розыска.

В том случае, если контрольные талоны были составлены на основе данных, полученных из инвентарной книги, то их необходимо сверить непосредственно с литературой, размещенной на стеллажах. При этом как в самом талоне, так и в издании ставятся определенные пометки, свидетельствующие о проверке.

После проверки всех изданий данные, которые внесены в талоны, необходимо зафиксировать в инвентарную книгу. Те талоны, на которых отсутствуют пометки, стоит изъять из картотеки и на их основании составить список  документов  для дальнейшего розыска. На стеллажах с проверенными книгами ставится пометка о проверке.

Как и при использовании других способов  проверки библиотечного фонда, проведение учета и проверки по контрольным талонам завершается составлением акта с объяснительной запиской  и приложенным к нему списком недостающей литературы.

В акте также фиксируются сведения о количестве тех документов, которые  выявлены по данным учета, а также документов, имеющихся в наличии и отсутствующих в составе фонда по неустановленным причинам. Кроме этого, в акте фиксируется номер акта предыдущей проверки и дата ее проведения.

Члены комиссии  подписывают акт, после чего он подается на утверждение директору данного учреждения культуры. Списание библиотечного фонда происходит в том случае, если в ходе проверки были выявлены отсутствующие документы, а установить виновных в их отсутствии невозможно.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль