Волонтер: чем занять и как координировать

104
В последнее время у музеев Российской Федерации появились настоящие помощники – волонтеры, чье участие в проектах или любых других мероприятиях является неоценимым

Не секрет, что музей является тем учреждением культуры, которому очень часто нужна дополнительная помощь в решении тех или иных вопросов. К примеру, при проведении масштабных мероприятий или в процессе реализации разового проекта требуется помощь специалистов определенного профиля, которые отсутствуют в штате учреждения.

Об участии волонтеров в музейной деятельности

Примером участия волонтеров в деятельности учреждения культуры является работа волонтерского сообщества Третьяковской галереи, созданного четыре года назад. Вначале сообщество состояло всего из 20 участников, но на сегодняшний день оно насчитывает уже более двухсот человек.

Большая часть волонтеров является студентами или выпускниками гуманитарных ВУЗов, хотя есть и такие, которые только оканчивают школу, и те, кто уже имеет основную профессию, но хочет связать свою жизнь с искусством.

Более всего помощь волонтеров необходима в тех делах, для осуществления которых необходимы дополнительные финансовые средства или привлечение узких специалистов. Как правило, волонтеры выполняют роль посредников между самим учреждением культуры и потребителями услуг. Зачастую они сами являются проводниками идей и принципов, которые лежат в основе деятельности музея.

Волонтеры, в музей которых чаще всего привлекает интерес и неравнодушие, оказывают большую помощь данному учреждению в реализации того или иного проекта. Помогая сотрудникам они в головой окунаются в жизнь учреждения, начинают понимать механизм его действия. Некоторые занимаются волонтерством всего лишь пару часов в день, другие на несколько недель, а то и месяцев погружаются в интенсивную работу.

Волонтерство для этих людей является не только способом получения новых знаний и опыта, но и одним из вариантов интересного досуга, связанного с новыми видами занятости, сменой обстановки. Мотивационным моментом является и возможность общения с новыми интересными людьми, например, режиссерами, критиками, реставраторами, научными сотрудниками и так далее.

Если человек, занимающийся волонтерской деятельностью, имеет желание в дальнейшем посвятить свою жизнь работе в области культуры и искусства, то волонтерство станет для него отличной возможностью профессиональной практики.

Если говорить о работе сообщества волонтеров Третьяковской галереи, то стоит заметить, что их деятельность очень разносторонняя. В первую очередь они оказывают большую помощь, касающуюся организации и проведения различных мероприятий, начиная от встречи гостей и заканчивая кураторской работой.

Некоторые из членов сообщества занимаются переводами информационных материалов для средств массовой информации, другие готовят материалы для социальных сетей, а третьи, в случае нехватки музею необходимых ресурсов, привлекают к работе молодых дизайнеров. Кроме этого, волонтеры сообщества могут выполнять и другую работу, например:

  • проводить фотосъемку;
  • систематизировать материалы и архивы;
  • выполнять роль экскурсоводов;
  • проводить мониторинг средств массовой информации и многое другое.

Кому выгодно волонтерство

Стоит заметить, что деятельность волонтеров выгодна всем ее участникам – самим волонтерам, государству, некоммерческим организациям и бизнес-организациям. Волонтерам она дает возможности:

  • самосовершенствования и самореализации;
  • решения проблемы, касающейся востребованности обществом;
  • получения новых знаний, умений и навыков;
  • приобретение опыта;
  • участие в управлении государственными делами;
  • самостоятельного принятия важных решений;
  • реализации потребности быть социально полезным членом обществаи многое другое.

Большую пользу волонтерская деятельность приносит и государству. Как известно, работа волонтеров является добровольной и безвозмездной. Поэтому государству выгодно то, что волонтеры, независимо от своего социального статуса, занимаемой должности, места жительства, а также от политических взглядов и вероисповедания, выполняют общественно полезную работу, принимая участие в делах общества. Своим участием, которое осуществляется на безоплатной основе, они способствуют решению общественно и государственно важных вопросов.

Также немалую пользу волонтерская деятельность приносит и некоммерческим организациям. Ведь часто случается, что в учреждении не хватает тех или иных узких специалистов, так же, как и средств на привлечение их «со стороны». Поэтому помощь волонтеров в выполнении работы оплачиваемого штата, повышающая эффективность деятельности всего учреждения и вызывающая доверие общества к некоммерческому сектору, является просто неоценимой.

Если в роли волонтеров выступают сотрудники коммерческой организации, то можно сказать, что это способствует развитию самой организации, так как работники в процессе данной деятельности получают новые знания и приобретают определенный опыт.

О координации деятельности сообщества волонтеров

Во многих учреждениях культуры, в том числе и Третьяковской галерее, имеется отдел, занимающийся связями с общественностью. Работники данного отдела осуществляют и координацию работы волонтерского сообщества.

Процесс координации осуществляется в определенном порядке. Сначала желающий стать участником сообщества отправляет на электронный адрес свое резюме и заявку. Его контактные данные вносятся в единую базу. Дополнительно к этому указывается область деятельности, которая более всего интересует кандидата.

Другие отделы музея дают свои заявки на волонтеров, указывая при этом характер работы, сроки ее выполнения, а также знания, умения и навыки, необходимые для выполнения данной работы. Сообществу постоянно предоставляется информация, касающаяся текущих потребностей музея и задач, которые необходимо выполнить.

На следующем этапе формируются списки желающих участвовать в осуществлении поставленных целей. Проводится первичное интервью в волонтерами, после чего их контакты отправляются кураторам того или иного отдела. Бывают случаи, когда количество желающих больше востребованного. В этом случае в Третьяковской галерее используют различные методы отбора, например, выполнение тестированного задания.

После отбора необходимого количества добровольных помощников осуществляется их предварительная подготовка, включающая встречи с научными сотрудниками, тренировки с экскурсоводами и методистами, консультации специалистов по связям с общественностью. Но в некоторых случаях такая подготовка не требуется.

Наиболее важным моментов является начало работы волонтера. Для этого в обязательном порядке необходимо обеспечить такую атмосферу, чтобы человек мог сразу же по максимуму включиться в работу. Занимаясь выполнением задания, он должен осознать фронт работ и почувствовать значимость того, что делает.

По завершении проекта обязательно проводится совместное обсуждение. Ведь обратная связь – это одна из главных целей, поставленных перед организаторами сообщества. Каждому из волонтеров очень важно, чтобы его работа была оценена по достоинству, поскольку именно оценка является тем инструментом, с помощью которого можно корректировать работу и делать все необходимое для ее улучшения. Также оценка представляет собой мотивацию на дальнейшие достижения.

Кроме всего прочего, организация встреч участников сообщества помогает волонтерам познакомиться друг с другом, представить координаторов проектов, а также поделиться результатами проделанной работы и ознакомить всех с планами на будущее.

Существует целый ряд нормативных документов, которые регулируют деятельность волонтеров в Российской Федерации. К таким документам относятся:

Читайте бесплатно в системе Культура:

  • Федеральный закон «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях»;
  • Концепция содействия развитию благотворительной деятельности и добровольчества в Российской Федерации;
  • Основы государственной молодежной политики Российской Федерации на период до 2025 года и другие.

Перспективное планирование работы сообщества

На сегодняшний день существует несколько инструментов, которые применяются в работе с волонтерской службой. Прежде всего к ним стоит отнести электронную почту сообщества, на которую желающие могут отправить свои резюме и заявку.

Большое значение имеет и база контактов, в которой собрана и систематизирована информация, представляющая собой все необходимые данные о каждом отдельном волонтере:

  • имя;
  • возраст;
  • образование;
  • опыт работы;
  • интересы и желаемые сферы занятости.

В обязательном порядке в базе данных указывается дата, когда человек стал участником волонтерского сообщества. Также здесь размещается информация о тех проектах, в которых волонтер принимал участие, и функциях, которые он при этом выполнял.

Еще одним достаточно важным инструментов является система e-mail рассылки, для которой используется платформа, позволяющая рассылать письма одновременно большой группе пользователей. При этом не стоит волноваться, что хотя бы одно из них попадет в «спам». Также с помощью данной программы можно легко определить количество людей, которые прочитали полученные письма, прошли по ссылке и так далее.

В каждом письме, которое направлено с целью приглашения к участию в проекте, имеется точная информация, например, кто именно приглашается, какую работу и в какие сроки необходимо будет выполнить, контакты для обратной связи с кураторами проекта, а также максимальный срок подачи заявки на участие в определенном проекте.

Система рассылки выполняет еще одну, достаточно полезную функцию. С ее помощью можно поблагодарить волонтеров за оказанную помощь, поделиться теми достижениям, которые были достигнуты в процессе работы, предоставить информацию о новостях, доставить приглашение на то или иное мероприятие.

В ближайшее время планируется осуществить модернизацию системы подписки, учета реализованных задач, базы данных и проведенного за работой периода. Также планируется разместить на сайте заявку, необходимую для вступления в сообщество. Кроме того, перспективное планирование работы сообщества волонтеров включает:

  • замену платформы для управления веб-проектами и корпоративными порталами;
  • разработку системы, которая будет отражать реальную вовлеченность каждого участника сообщества в работу над проектом;
  • обновление программного обеспечения;
  • разработку нормативных документов и многое другое.

Очень важным моментом, касающимся развития сообщества, является работа над созданием определенного стиля волонтера. На сегодняшний день с этой целью используются такие элементы, как значки, футболки. Также применяют беджи, аналогичные беджам сотрудников учреждения культуры. Футболки чаще всего соответствуют общему решению того мероприятия, в котором волонтер принимает непосредственное участие.

Одновременно с вышеуказанными нововведениями разрабатывается и новая программа волонтерского сообщества, необходимая для отражения общих требований к сообществу и регламентации порядка его деятельности. Наличие программы позволит музею выстроить диалог с волонтерами и повысить эффективность этого взаимовыгодного сотрудничества.

Несмотря на достигнутые успехи в работе волонтерского сообщества, существует еще множество вопросов, от решения которых зависит эффективность его деятельности. Сегодня коммуникация между музеем и волонтерами постоянно развивается, что способствует повышению результативности общей работы.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×