Командировка по правилам

321
Разбор обычных и нетипичных случаев, связанных с направлением работника в командировку. Порядок действий руководителя и работника, возможные ошибки при оформлении документов и их последствия

Тема служебных командировок вызывает множество вопросов и споров у кадровиков и бухгалтеров, хотя она достаточно подробно раскрыта в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749).

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне населенного пункта, в котором находится учреждение.

Кого можно и нельзя направить в командировку

Почти любой работник может в случае необходимости быть направлен в командировку. Предполагается, что с сотрудником заключен письменный трудовой договор, в текст которого включен пункт о служебных командировках. Если такого пункта нет, то в спорном случае работник вправе отказаться от поездки.

Оптимально, если пункт о служебных командировках включен в Правила внутреннего трудового распорядка, под которым каждый вновь принимаемый на работу сотрудник ставит свою подпись.

Не могут быть направлены в служебную командировку (даже с их согласия!) только следующие категории работников:

беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);работники, с которыми заключены ученические договоры, — в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Допускается направление в командировку следующих работников с их письменного согласия и при условии, что это им не запрещено в соответствии с медицинским заключением:

женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;имеющих детей-инвалидов;осуществляющих уход за больными членами их семей.

При этом гарантии, предоставляемые женщинам в связи с материнством, распространяются и на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних. Иными словами, если на иждивении у вашего сотрудника находится недееспособный родственник или же сотрудник воспитывает ребенка без поддержки в лице супруга или супруги, то его нельзя отправить в командировку «в явочном порядке»: сначала необходимо получить его согласие быть командированным.

Остальные категории работников могут быть направлены в служебные командировки без их согласия. В случае отказа они в установленном законодательством порядке могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. Работодатель может, но не обязан применять дисциплинарные взыскания: законодательство не запрещает вам сочувствовать работнику, а перечень уважительных причин нежелания уезжать в командировку может быть субъективным и выходить за рамки предусмотренного законодательством.

Какую поездку следует считать командировкой?

Не каждая поездка по рабочему вопросу может считаться командировкой.

Согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением № 749, не являются служебными командировками:

служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы;поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характера работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства. Насколько целесообразно ежедневное возвращение работника из места служебной командировки к месту жительства и действительно ли необходима такая поездка, в каждом конкретном случае решает руководитель, направивший работника в командировку.

Исходя из всего сказанного выше, можно сделать вывод, что также не являются командировками:

выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования;направление сотрудника по служебным делам в другую организацию в пределах того же населенного пункта.

Новые правила оформления командировки

Основанием для направления работника в служебную командировку является приказ руководителя учреждения. Работодатель определяет срок командировки, учитывая объем, сложность и другие особенности служебного поручения.

До 29 декабря 2014 г. Положение № 749 требовало от работодателя выдавать работнику командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с унифицированной формой № Т-103.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» отменило необходимость оформления командировочных удостоверений и служебных заданий.

На взгляд кадровика-практика, это несколько странное решение: в командировочном удостоверении ставились отметки о прибытии в каждый пункт назначения и выбытии из него. При этом контролирующие службы предъявляли строгие требования к оформлению удостоверений:

отметки о датах должны были совпадать со сведениями, указанными в проездных документах (работодатель мог проверить, приезжал ли командированный работник в пункты назначения в срок);все предусмотренные удостоверением отметки в пунктах назначения должны были быть заполненными одним лицом, расшифровки должности ответственного лица и его Ф. И. О. были обязательными (записи, сделанные разным почерком, без указания ответственного лица могли натолкнуть проверяющих на мысли о возможном подлоге документов).

С 2015 г. работник должен только предъявить к оплате проездные документы. В этом кроется первая опасность для работодателя: проездные документы подтверждают только нахождение человека в пункте назначения, но с их помощью невозможно проконтролировать, что работник явился в учреждение, куда был командирован и выполнил задание, с которым он был послан в командировку. К сожалению, не все работники добросовестно исполняют свои обязанности. Обнаружив «лазейку», недобросовестные люди могут использовать служебную командировку как туристическую поездку, располагая оплаченным временем по своему усмотрению. Можно вообще никуда не ездить, а использованные билеты приобрести у других лиц.

Положение № 749 не запрещает работодателю использовать командировочные удостоверения и служебные задания. Главное, чтобы их формы были утверждены локальным актом.

Руководство нашей библиотеки решило не спешить с нововведениями, тем более что Положение № 749 не содержит запрета на использование командировочных удостоверений и служебных заданий. Любой документ имеет силу в рамках учреждения, если его форма утверждена локальным нормативным актом

Читайте бесплатно в системе Культура:

.

Опасные заблуждения

Командировочное удостоверение

Если вы решите оформлять командировочные удостоверения, к ним не следует относиться вольно, даже с учетом их «необязательного» статуса. Любая небрежность будет отмечена в акте проверяющего как ошибка.

Рассмотрим несколько примеров.

1. Расхождение в датах. В бланке командировочного удостоверения говорится, что сотрудник направляется в командировку на период с 8 по 10 декабря, а отметка о выбытии работника с места его жительства говорит о том, что он убыл 9 декабря. Серьезная ошибка! Либо работник убыл раньше по своему усмотрению, либо ему неправильно оформили командировочное удостоверение. День отъезда и день приезда официально считаются днями командировки, а значит, подлежат оплате так же, как и другие дни командировки: из среднего заработка с оплатой суточных.

2. Часть реквизитов командировочного удостоверения заполнена одним человеком, а оставшаяся — другим (разный почерк, другой цвет пасты в ручке). Возникает мысль о возможной фальсификации документа, а значит, ревизор будет проверять деятельность кадровой службы особенно тщательно. Это как раз тот случай, когда мелочи могут обернуться большими проблемами.

3. Пропущены промежуточные пункты командировки. Если работник командируется в несколько пунктов назначения, то в каждом из них делаются отметки о дате прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью. Работник обязан своевременно предъявлять командировочное удостоверение для отметок в пунктах прибытия и выбытия, проверить правильность этих отметок и наличие оттисков печатей.

После возврата работника из командировки ему необходимо отметить прибытие в командировочном удостоверении в секретариате.

Служебное задание

Руководитель командированного вправе потребовать от него устного или письменного отчета о проделанной работе.

Еще один документ, отмененный последней редакцией Положения № 749, — служебное задание. До 2015 г. именно в этом документе указывалась цель командировки. Но и сейчас при необходимости непосредственный руководитель командированного сотрудника может потребовать от него устного или письменного отчета о работе, проделанной в командировке.

Финансовые вопросы

Обычный порядок расчетов

Как уже сказано выше, определить верную дату отправления в командировку очень важно. Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из населенного пункта, в котором находится учреждение, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства обратно в данный населенный пункт. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. Аналогично определяется и день возврата из командировки.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в т. ч. за время пребывания в пути (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в учреждении.

Средний заработок не начисляется за выходные дни, установленные работнику по графику учреждения. Но если эти выходные были фактически рабочими днями, т. е. командированный сотрудник привлекался к работе в месте назначения, то эти дни считаются для него рабочими.

За «рабочие выходные» работнику начисляется заработная плата в двойном размере или, по желанию работника, в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха, а не средний заработок.

Работник должен предоставить бухгалтерии доказательства того, что выходные дни были для него рабочими.

Для того чтобы получить оплату за свои выходные дни, работник должен представить в бухгалтерию доказательства того, что дни эти были действительно рабочими. Это может быть:

справка принимающей стороны о том, что прикомандированный работник был привлечен к работе в выходной день с указанием отработанного времени;заверенная копия Правил внутреннего трудового распорядка принимающей организации, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни;копия программы семинара/конференции, где указаны даты и время проведения заседаний.

Если дни выезда в командировку и возвращения из нее приходятся на рабочие дни, то такие дни оплачиваются по тем же правилам, что и остальные дни командировки: за этот день работнику выплачиваются суточные и средний заработок. Вопрос о выходе на работу в такие дни решается в каждом конкретном случае с руководителем подразделения, в котором работает командированный работник.

Сложные случаи

Особо отметим случай, когда работник выезжает в командировку в нерабочий (выходной, праздничный) день. В этой ситуации день его отбытия считается первым днем командировки, оплата за который предоставляется следующим образом.

Если работник просит предоставить ему другой день отдыха, тогда выходной день выезда в командировку оплачивается в одинарном размере дневной части оклада (дневной/часовой тарифной ставки) пропорционально времени нахождения в пути. Кроме того, работнику предоставляется целый неоплачиваемый день отдыха. Время выезда в командировку не влияет на продолжительность дня отдыха.

Если работник не изъявляет желания предоставить ему другой день отдыха, тогда выходной день выезда в командировку оплачивается в двойном размере дневной части оклада (дневной/часовой тарифной ставки) пропорционально времени нахождения в пути.

Аналогично решается вопрос в случае приезда работника из командировки в нерабочий (выходной, праздничный) день.

За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачиваются заработная плата, суточные, а также не возмещаются расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

Отчетность

Перед командировкой по заявлению работника ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно ст. 168 ТК РФ командированный сотрудник имеет право на возмещение следующих своих расходов:

суточные расходы за каждый день нахождения в служебной командировке;расходы в связи с приобретением проездных документов на все виды транспорта при следовании к месту назначения и обратно;расходы по бронированию и найму номера в гостинице (при условии предоставления подтверждения подтверждающих документов).

Конкретные суммы и принципы оплаты определяются положением о служебных командировках каждого конкретного учреждения на основе действующих законодательных актов РФ.

В положении может предусматриваться оплата таких видов расходов, как:

расходы по оплате услуг за оформление проездных документов, за пользование постельными принадлежностями, за уплату страхового сбора по обязательному личному страхованию пассажиров на транспорте, а также при продолжительности командировки свыше 30 суток — расходы по оплате багажа;расходы на служебные телефонные переговоры (подтвержденные документами);расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту, и др.

В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются, кроме тех случаев, когда работнику предоставляется бесплатное жилое помещение.

Однодневная служебная поездка не считается командировкой, суточные не выплачиваются. Работнику может быть оплачена лишь стоимость проездных документов — для этого руководитель учреждения должен издать приказ об оплате.

Командировка за границу

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при его направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется с учетом особенностей, приведенных ниже.

Согласно ст. 17 Постановления № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, определяемых для командировок в пределах территории Российской Федерации;при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки могут выплачиваться по решению руководителя учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств возмещаются при подтверждении их соответствующими документами.

Согласно ст. 23 Постановления № 749 при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются:

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;обязательные консульские и аэродромные сборы;сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;расходы на оформление обязательной медицинской страховки;иные обязательные платежи и сборы.

Работник заболел в командировке

Болезнь работника в командировке должна быть подтверждена документами медицинского учреждения, имеющего лицензию на оказание медицинских услуг.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должна быть подтверждена надлежаще оформленными документами государственных (муниципальных) либо иных медицинских учреждений, имеющих лицензию (сертификацию) на оказание медицинских услуг. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Дни временной нетрудоспособности фактически не являются днями командировки. В табеле учета рабочего времени должно стоять «БК». Заболевшему работнику продолжают возмещаться расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (ст. 25 Постановления № 749).

Отчетность по итогам командировки

После возвращения из командировки в течение трех рабочих дней работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

Вместе с авансовым отчетом ему нужно передать в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, кредитной карточкой, безналичным расчетом). При зарубежных командировках к отчету прилагается ксерокопия отметок в заграничном паспорте.

К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

  1.  командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а также отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда (при командировках по территории РФ, в Республику Беларусь и Казахстан);
  2.  документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
  3.  документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;
  4.  документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились работником лично;
  5.  документы, подтверждающие расходы на проезд в аэропорт, на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
  6.  документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров;
  7.  документы, подтверждающие расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, если указанные действия не производились Библиотекой;
  8.  документы, подтверждающие расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
  9.  заполненное и подписанное руководителем служебное задание.

В случае отсутствия у командированных работников подтверждающих документов возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, производится в следующих размерах:

расходы по найму жилого помещения — 12 руб. в сутки, если положением (локальным актом) о служебных командировках не предусмотрено иное;расходы по проезду к месту командировки и обратно — в размере минимальной стоимости проезда:

  •  железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  •  морским транспортом — в каюте X группы судов регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  •  речным транспортом — в каюте III категории пассажирских водоизмещающих судов и скоростных судов всех линий сообщения;
  •  автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

При отсутствии документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров, и документов, подтверждающих расходы по получению виз и расходы, связанные с обменом наличной валюты, эти расходы не возмещаются.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возвращению работником в кассу в той валюте, в которой был выдан аванс, не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (ст. 26 Постановления № 749).

Если работник не сдал остаток средств в трехдневный срок, то работодатель возмещает соответствующую путем удержания из заработной платы работника с учетом предельной суммы удержания, установленной ст. 138 ТК РФ.

Также не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки работник обязан подготовить заполненное служебное задание.

Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени учреждения.

Все вышесказанное должно найти отражение в локальном нормативном акте учреждения — Положении о служебных командировках, с которым все сотрудники должны быть ознакомлены под подпись. Это позволит избежать многих ошибок и недоразумений, а также с честью встретить любого ревизора.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×