Архивохранилище: новые требования

334
Каждое архивохранилище, имеющееся в той или иной организации должно быть оборудовано в соответствии с данными правилами

Правила организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Министерства культуры №526.

Оборудование архивохранилища

Устройство архивохранилища включает:

  • расположение шкафов и стеллажей;
  • температурный режим, предусмотренный для хранения каждого вида документа;
  • условия хранения и передачи электронных документов;
  • порядок выдачи документов, хранящихся в архиве.

В одном из разделов Правил установлен перечень основных документов учреждения, которые в обязательном порядке должны подлежать учету. К таким документам относится книга учета поступления и выдачи дел и документов, список фондов, опись документов и дел, реестр описей и лист фондов.

Кроме того, приказом Минкультуры утверждены и другие документы, к которым относятся:

  • акт о допущении технических ошибок в документах, подлежащих учету;
  • акт об обнаружении документов, которые не относятся к данному фонду или являются неучтенными;
  • акт об утрате документов и другие.

С целью обеспечения сохранности документов, архивом учреждения обязательно должен вестись учет выдачи документов, различных выписок, копий и архивных справок. В некоторых случаях вводится ограничение доступа к архиву. Однако стоит помнить, что доступ может быть ограничен только на основании законодательных актов или в соответствии с распоряжение собственника.

В случае реорганизации или ликвидации учреждения, архивные документы должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив. Порядок их передачи содержится в Правила.

О хранении документов в архиве организации

Организация архивохранилища проводится в соответствии с Требованиями, установленными приказами Министерства культуры №19 и №526:

  • архивохранилище должно быть оборудовано стационарными или передвижными стеллажами, шкафами или контейнерами;
  • установка стеллажей производится перпендикулярно стенам с оконными проемами, а при отсутствии таковых, с учетом особенностей самого помещения;
  • стеллажи необходимо установить подальше от источников тепла и наружных стен здания;
  • ни в коем случае нельзя производить оборудование архивохранилища в подвалах и чердаках, а также вблизи от бытовых помещений, труб водоснабжения или канализации.

Устанавливая оборудование для архивов, необходимо придерживаться требований, связанных с соблюдением необходимых расстояний, например:

  • главный проход между стеллажами должен достигать не меньше 120 сантиметров;
  • расстояния между остальными стеллажами - до 75 сантиметров;
  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 сантиметров и так далее.

В каждом помещении, размещаются архивные документы, должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция, способствующая поддержанию температурно-влажностного режима, очищению воздуха от различных примесей и пыли. Стоит не забывать и тот факт, что архивные документы должны храниться в темноте и размещаться в коробках, папках и переплетах, расставленных в шкафах или закрытых стеллажах.

На стеллажи, шкафы и контейнеры слева направо от входной двери наносят номера. Нумеруют и полки на стеллажах, но в отличие от стеллажей, номера наносятся по шкафам сверху вниз, слева направо.

О температурно-влажностном режиме хранения документов

Для обеспечения длительного хранения документов в архиве организации необходимо соблюдать температурно-влажностный режим При хранении бумажных носителей температура воздуха должна достигать 17-19 градусов, а относительная влажность воздуха – от 50 до 55 процентов. Если же документы хранятся на оптических дисках, то данные показатели должны соответствовать 10-23 градусам и 20-50 процентам.

Также определенная температура и влажность необходимы для хранения черно-белых документов на кинопленке с нитроосновой. Температурные параметры в этом случае составляют не более десяти градусов, а для цветных документов – не выше пяти градусов.

Черно-белые фотодокументы хорошо сохраняются при температуре, достигающей 15 градусов, а цветные при пяти градусах. Относительная влажность воздуха для хранения таких документов должна составлять от 40 до 50 процентов.

Стоит отметить еще одно требование к архивохранилищу, касающееся соблюдения санитарных норм. Помещения, в которых расположены архивные документы, необходимо держать в чистоте. Нужно постоянно следить за тем, чтобы не появилась плесень, пыль, а также грызуны и насекомые

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

.

Как хранить электронные документы

Развитие ІТ-технологий позволяет обеспечить электронные версии документов, хранящихся в архиве. Лучше всего создать не менее двух экземпляров таких документов и хранить их на разных устройствах. Для этого необходимо установить различные технические и программные средства, с помощью которых можно воспроизводить, копировать и делать перезапись электронных документов не реже одного раза в пять лет. В случае необходимости документы можно скопировать на новые носители в формате PDF/A.

Перезаписываются документы только по решению руководства учреждения, обеспечивая при этом полноту, целостность и достоверность информации. Если копия электронного документа требует заверения, то для этого нужно использовать электронную подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль