Архивная опись

301
Составление архивной описи является одним из наиболее важных моментов, связанных с обеспечением комплектования архива той или иной организации на все завершенные в делопроизводстве дела, прошедшие экспертизу ценности

Составление архивной описи является одним из наиболее важных моментов, связанных с обеспечением комплектования архива той или иной организации на все завершенные в делопроизводстве дела, прошедшие экспертизу ценности.

Предназначение архивной описи

архивная описьАрхивный справочник, в котором содержится систематизированный список единиц хранения архивного фонда или коллекции, имеет название архивной описи, основным предназначением которой является учет и раскрытие содержания единиц хранения.

Описи составляются в зависимости от срока хранения дел, их назначения и так далее.

Виды архивных описей

  • временны хранения (более 10 лет);
  • постоянного;
  • по личному составу;
  • состоящие из материалов, свойственных только данной организации – следственные или судебные дела, научные отчеты и другие.

Особенности ведения архивной описи

  1. Стоит заметить, что каждый документ описи составляется под руководством работников архива и имеет самостоятельный порядковый номер.
  2. В соответствии с описью объект передается в архив.

Существует унифицированная форма составления архивных описей (далее - АО) дел структурных подразделений, в соответствии с которой:

  • АО выполняется в трех экземплярах;
  • подается в архив организации по истечении 12 месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

Архивная опись документов музейной документации

Опись архивного дела осуществляется в следующем порядке:

  1. осуществление предварительного просмотра документов;
  2. их систематизация по основным разделам типовой схемы систематизации;
  3. формирование единиц хранения (далее - ЕХ);
  4. описание и научная аннотация ЕХ;
  5. составление схемы систематизации фонда;
  6. составление и оформление АО;
  7. составление научно-справочного аппарата к описи.
Предварительный просмотр
  1. Документы фонда сверяются с учетной документацией.
  2. Происходит ознакомление с историей фонда и фондобразователя.

Выясняется:

  • полнота;
  • состав;
  • содержание;
  • хронологические рамки документации фонда.
Систематизация

Критериями определения типовой схемы являются:

  • вид фонда;
  • род деятельности фондообразователя;
  • вид документа и так далее.
Формирование ЕХ Формируются в соответствии с одним из определенных признаков или  в их сочетании.
Описание и научная аннотация

Включает такие данные, как:

  • вид документа;
  • автора;
  • адреса;
  • лицо или учреждение, создавшее документы;
  • заглавие документов;
  • содержание;
  • опубликованность;
  • приложения (если такие есть);
  • внешние особенности;
  • даты документов;
  • количество листов ЕХ.
Составление схемы систематизации фонда Все ЕХ располагаются в соответствии с данной схемой и получают свой порядковый номер.

Составление и оформление АО

Существуют некоторые требования, в соответствии с которыми осуществляется АО:

  • заголовок или название ЕХ должен быть обобщенным и точно отражать смысловое содержание и состав документов;
  • в содержании не должны употребляться вводные слова и сложные синтаксические обороты;
  • не зависимо от того, к какому времени относится документ, его содержание должно излагаться современным языком.

Количество описей зависит от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда. Сначала составляется описательная статья, включающая в себя различные сведения о единице хранения, например, порядковый номер по описи, номер по Книге поступления музейных предметов на постоянное хранение, заголовок, аннотацию, крайние даты документов, количество листов и так далее.

Составление научно-справочного аппарата к описи Итоговая запись должна быть подписана субъектом, составляющим опись, с обязательным указанием его должности и даты составления. Если ЕХ выбывают или поступают новые, то в каждом подобном случае составляется новая итоговая запись с указанием оснований внесения изменений.

Читайте бесплатно в системе Культура:

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×