Учет документов в архивах

287
Обработка документов фонда производится в соответствии с Общими требованиями к описанию архивных документов, изложенных в «Единых правилах организации формирования, учета, сохранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в музеях Российской Федерации", утвержденных приказом Министерства культуры России от 08.12.2008 № 842.

Обработка документов фонда производится в соответствии с Общими требованиями к описанию архивных документов, изложенных в «Единых правилах организации формирования, учета, сохранения и использования музейных предметов и музейных коллекций, находящихся в музеях Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры России от 08.12.2008 № 842.

Подготовка документов к хранению

Учет документов в архивах – дело достаточно ответственное, поэтому к его ведению необходимо относиться со всей серьезностью. С самого начала необходимо уделить предельное внимание предварительному просмотру документов, включающему в себя следующие действия:

  • сверку документов фонда с учетной документацией;
  • ознакомление с историей фонда и фондообразователя;
  • выяснение полноты, состава, содержания и хронологических рамок документов фонда.

После просмотра все документы необходимо систематизировать по основным разделам типовой схемы систематизации  в зависимости от вида фонда, рода деятельности, вида документа и так далее. На следующем этапе подготовки стоит заняться формированием единиц хранения в соответствии с определенным признаком или в сочетании с другими.

Одновременно с формированием  единицы хранения описывают и составляют к ним научную аннотацию. Опись документов производится в следующем порядке:

  • вид документа;
  • автор;
  • адресат;
  • лицо или учреждение, составлявшее данные документы;
  • заглавие или название;
  • содержание документов, степень их полноты, подлинность, язык, способ написания или воспроизведения;
  • опубликованность;
  • приложения;
  • внешние особенности;
  • даты;
  • количество листов каждой единицы хранения.

Требования к подготовке архивных документов

Подготавливая единицы хранения, необходимо придерживаться определенных требований, например:

  • в заглавии должно отражаться  смысловое содержание и состав документов;
  • независимо от времени происхождения документа,  его содержание должно излагаться  современным языком. При этом не рекомендуется использование сложных синтаксических оборотов и вводных слов;
  • архивная опись должна включать описывание дела (единицы хранения), а не самого документа и так далее.

Стоит напомнить, что в музеях разрешается совмещение в описях как описания единиц хранения, так и их оглавления.

О составлении схемы систематизации архивного фонда

Сформировав и сделав описание единиц хранения, необходимо систематизировать архивный фонд, располагая единицы хранения в соответствии со схемой систематизации и нумеруя в валовом порядке. Каждый описанный элемент размещают на обложке единицы хранения. Помимо этого, на обложке указываются и другие данные, а именно:

  • сокращенное название музея;
  • номер по Книге поступлений музейных экспонатов на постоянное хранение;
  • архивный шифр, состоящий из номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения по описи.  

Если в единице хранения имеется документ особой ценности, то в этом случае на обложке ставится отметка «ОЦ».  Лист-заверитель, который укладывается в единицу хранения, имеет несколько граф, в первой из которых указано определенные особенности оформленных документов.

В случае, если на одном листе документа имеется несколько особенностей оформления, то все они должны быть перечислены отдельно в первой графе, а во второй графе соответственно проставляется номер этого листа. Все листы-заверители нумеруются карандашом. Стоит помнить, что эти документы не нужно брошюровать, а единица хранения в дальнейшем больше не пополня

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

ется.

Как составить и оформить опись

Учет документов в архиве организации  включает в себя и опись единицы хранения, которая составляется в зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда.  В описательной статье описи размещены сведения о единице хранения. К ним относится порядковый номер по описи, номер по Книге поступления музейных экспонатов на постоянное хранение, заголовок, аннотация особо ценных документов, крайние даты документов, количество листов, техника воспроизведения, сохранность и примечания.

Если в единице хранения имеются ценные документы, то на титульном листе описи, а также в графе «Примечание»  ставиться «ОЦ». После последней описательной статьи помещается итоговая запись к описи, которая закрепляет не только количество единиц хранения, но также первый и последний номера единиц хранения по описи. В случае изменения количества единиц хранения, произведенные на основе соответствующих актов, все это точно также отображается в итоговой записи. Подписывается данная запись составителем описи, при этом в обязательном порядке указывается его должность и дата составления. Если единица хранения выбывает или поступает, то каждый раз составляется новая итоговая запись с фиксацией изменений.

Случается, что фонд, на который уже составлены архивные описи, пополняется новыми документами. В этом случае поступившие документы включаются  в архивный фонд в соответствии с их характером и объемом. Осуществляется включение несколькими путями. К примеру, если документы поступают в небольшом количестве, то их просто вносят в конец  уже имеющейся архивной описи.

Включить документы  в архивный фонд можно путем составления на них самостоятельной описи. Такой путь используется в том случае, если документы поступают в большом количестве.  Также можно составить новую архивную опись на весь фонд. Если в состав архивной описи входит несколько томов, то итоговую запись составляют к каждому отдельному тому.

Научно-справочный аппарат к описи

Учет и хранение документов в архиве требует составления научно-справочного аппарата к описи, включающего в себя титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений и указатель. При оформлении титульного листа необходимо указать полное название музея, название и номер фонда, название и номер описи, а также крайние даты документов, внесенных в опись.

В оглавлении отражается структура самой описи, в которую входит предисловие, список сокращений, название всех разделов и подразделов описи и указатели. В предисловии содержатся исторические сведения о фонде и фондообразователе, представлена его общая характеристика или характеристика его отдельных описанных частей, особенности формирования единиц хранения, их описания  и так далее. Кроме всего прочего, в предисловии представлены сведения о тех музейных экспонатах, которые поступают в музей в составе фонда личного происхождения.

Если в тексте описи применяются сокращения, то они в обязательном порядке вносятся в список сокращенных слов. Для больших по объему и сложных по содержанию и составу фондов составляются указатели к архивной записи.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»

    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...



      Рассылка




      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×