Учет музейных ценностей

1786
Поскольку музейным фондам необходима как физическая, так и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей.

Поскольку музейным фондам необходима как  физическая, так  и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей.

Функции учетной документации и требования к ее ведению

Юридическая сохранность фонда музея обеспечивается с помощью ведения учетной документации, которая имеет огромное значение в изучении и эксплуатации музейных предметов. Основными функциями учетных документов является установление и регистрация экспонатов, которые собраны в музее и являются общенародным достоянием.

Документация, используемая для учета музейных собраний, относится к разряду документации строгой отчетности. В обязательном порядке ее ведут на бумажном носителе. К примеру, такие документы, как акты приема и выдачи издаются в печатном виду, а книги поступлений и инвентаризации заполняются «от руки». Обязательным требованием является и то, что все эти документы должны подаваться в оригинале. И хотя все документы можно дублировать на электронных носителях, юридической значимости они не имеют.

Какие документы используются для государственного учета фондов музеев

Основными документами, с  помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, являются:

  • акт приема;
  • акт выдачи;
  • книга поступления;
  • инвентарная книга.

Заполнение данных документов производится в соответствии  с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР 1985 года. С того времени и до сегодняшнего каких-либо изменений или дополнений  относительно  учетной документации  не вносилось. Поэтому каждый отдельный музей имеет право заниматься самостоятельной разработкой внутренней инструкции, составляемой на основе инструкции по учету и хранению музейных ценностей.

В каждом музее имеется отдел учета, который ведет учет экспонатов и занимается составлением всей необходимой документации. Контроль за ведением учета обеспечивает заведующий данным сектором и главный хранитель музея.

О ведении учетных документов

Первичными юридическими документами учета являются акты приема и выдачи музейных экспонатов. Какие бы действия ни производились с предметами, размещенными в музее, они обязательно фиксируются в актах.

Если передача музейных ценностей не оформлена данным документом, то  производить ее категорически запрещается.

Акты приема и выдачи составляются в следующих случаях:

  • при передаче ценностей на реставрацию;
  • при передаче от одного хранителя к другому;
  • при передаче хранителю музея от куратора выставки;
  • при передаче на выставки в другие музеи;
  • при передаче на экспертизу и так далее.

Не менее важными документами, с помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, считаются книги поступлений и инвентарные книги. К примеру, попавшие в музей экспонаты регистрируются в книге поступлений под определенным регистрационным номером, здесь же ведется их краткое описание. Благодаря таким записям, в случае утери или пропажи данный предмет можно будет разыскать или опознать.

Ценности, поступившие на хранение в какой-либо музей, активируются и рассматриваются фондово-закупочной комиссией, после чего вносятся в книгу поступлений. Первой ступенью учета музейных ценностей является их фиксация  в данном документе. Кроме того, что в книгу заносится название предмета,  сюда же записывается и его  краткое описание.  На каждом поступившем экспонате проставляется номер книги поступлений, который также указывается и в акте приема.

Такой документ, как инвентарная книга заполняют во время проведения инвентаризации, являющейся основной формой изучения, описания и научного определения музейных ценностей. Любой предмет, поступивший в постоянное пользование музея, в обязательном порядке подлежит инвентаризации.

Как известно, в состав основного фонда входят несколько других фондов, например, фонд «Письменные источники», «Живопись» и так далее. Поэтому с самого начала музейные предметы распределяют по фондам, а потом уже записывают в инвентарную книгу, имеющую определенный шифр.

Прежде чем занести данные в инвентарную книгу, сотрудники заведения занимаются изучением и описанием поступившего предмета, после этого «эстафета» передается хранителю определенного фонда, который также исследует, изучает и описывает данный экспонат

Читайте также в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

.

Как правильно составлять и заполнять  учетную документацию

Если говорить о составлении таких документов, как акты приема и выдачи музейных ценностей, то  стоит заметить, что составляются они с помощью компьютерного устройства в соответствии с определенным шаблоном.

Учет музейных ценностей

Главными сведениями, которые имеют место в данном документе, являются:

  • дата;
  • от кого или кому передается предмет;
  • по чьему распоряжению выполняется данное действие;
  • для какой цели и на какой срок принят или передан предмет.

Также в акте указываются принимаемые или выдаваемые предметы, их размер, материал, техника, сохранность предмета, монтировка (в раме или под стеклом) и дается краткое описание. Если музейный экспонат уже был оценен, то в акте означается его цена.

Данные документы в обязательном порядке должны утверждаться директором музея или лицом, исполняющим обязанности директора ( в случае его отсутствия). После того как акт будет подписан и утвержден, на нем ставится печать музея.

Стоит помнить, что акты приема и выдачи должны составляться  в нескольких экземплярах, один из которых передается главному хранителю, второй передается в отдел выдачи или приема и последний акт находится у того, кто сдал или принял предмет.  Все изданные акты регистрируются в специальных книгах регистрации актов.

Стопроцентный учет музейных ценностей не может производиться без ведения таких учетных документов, как книга поступлений и инвентарная книга, которые еще до заполнения подлежат нумерации, прошнурованию, подписанию представителем музея и заверению печатью вышестоящей организации. Неразборчивые записи, помарки, подчистки и исправления записей ни  в коем случае не должны присутствовать в данных документах.

Учет музейных ценностей

Если все же возникает необходимость исправить какую-то запись, то все изменения производятся красной ручкой, а запись об исправлениях записывается на той же странице и заверяется подписью директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, материально ответственным лицом, а также  скрепляется печатью музея.

Ответственность за ведение документации несет заведующий отделом учета. Также некоторая доля ответственности возлагается и на других сотрудников музея, что установлено должностными инструкциями и другими документами. Учет и хранение музейных ценностей – дело очень важное. Поэтому к решению этого вопроса нужно подходить со всей серьезностью.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль