text

🎁 Журнал+чайник в ПОДАРОК! УСПЕТЬ ➤➤➤

Справочник руководителя учреждения культуры

Учет музейных ценностей

  • 24 марта 2016
  • 2547

Поскольку музейным фондам необходима как физическая, так и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей.

Поскольку музейным фондам необходима как  физическая, так  и юридическая сохранность, то одним из наиболее важных направлений деятельности музея является учет музейных ценностей.

Функции учетной документации и требования к ее ведению

Юридическая сохранность фонда музея обеспечивается с помощью ведения учетной документации, которая имеет огромное значение в изучении и эксплуатации музейных предметов. Основными функциями учетных документов является установление и регистрация экспонатов, которые собраны в музее и являются общенародным достоянием.

Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: Пример устава федерального музея, Заявка на регистрацию музея в ФГИС, Форма отчетности 8-НК "Сведения о деятельности музея"

Документация, используемая для учета музейных собраний, относится к разряду документации строгой отчетности. В обязательном порядке ее ведут на бумажном носителе. К примеру, такие документы, как акты приема и выдачи издаются в печатном виду, а книги поступлений и инвентаризации заполняются «от руки». Обязательным требованием является и то, что все эти документы должны подаваться в оригинале. И хотя все документы можно дублировать на электронных носителях, юридической значимости они не имеют.

Какие документы используются для государственного учета фондов музеев

Основными документами, с  помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, являются:

  • акт приема;
  • акт выдачи;
  • книга поступления;
  • инвентарная книга.

Заполнение данных документов производится в соответствии  с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР 1985 года. С того времени и до сегодняшнего каких-либо изменений или дополнений  относительно  учетной документации  не вносилось. Поэтому каждый отдельный музей имеет право заниматься самостоятельной разработкой внутренней инструкции, составляемой на основе инструкции по учету и хранению музейных ценностей.

В каждом музее имеется отдел учета, который ведет учет экспонатов и занимается составлением всей необходимой документации. Контроль за ведением учета обеспечивает заведующий данным сектором и главный хранитель музея.

О ведении учетных документов

Первичными юридическими документами учета являются акты приема и выдачи музейных экспонатов. Какие бы действия ни производились с предметами, размещенными в музее, они обязательно фиксируются в актах.

Если передача музейных ценностей не оформлена данным документом, то  производить ее категорически запрещается.

Акты приема и выдачи составляются в следующих случаях:

  • при передаче ценностей на реставрацию;
  • при передаче от одного хранителя к другому;
  • при передаче хранителю музея от куратора выставки;
  • при передаче на выставки в другие музеи;
  • при передаче на экспертизу и так далее.

Не менее важными документами, с помощью которых обеспечивается учет и хранение музейных ценностей, считаются книги поступлений и инвентарные книги. К примеру, попавшие в музей экспонаты регистрируются в книге поступлений под определенным регистрационным номером, здесь же ведется их краткое описание. Благодаря таким записям, в случае утери или пропажи данный предмет можно будет разыскать или опознать.

Ценности, поступившие на хранение в какой-либо музей, активируются и рассматриваются фондово-закупочной комиссией, после чего вносятся в книгу поступлений. Первой ступенью учета музейных ценностей является их фиксация  в данном документе. Кроме того, что в книгу заносится название предмета,  сюда же записывается и его  краткое описание.  На каждом поступившем экспонате проставляется номер книги поступлений, который также указывается и в акте приема.

Такой документ, как инвентарная книга заполняют во время проведения инвентаризации, являющейся основной формой изучения, описания и научного определения музейных ценностей. Любой предмет, поступивший в постоянное пользование музея, в обязательном порядке подлежит инвентаризации.

Как известно, в состав основного фонда входят несколько других фондов, например, фонд «Письменные источники», «Живопись» и так далее. Поэтому с самого начала музейные предметы распределяют по фондам, а потом уже записывают в инвентарную книгу, имеющую определенный шифр.

Прежде чем занести данные в инвентарную книгу, сотрудники заведения занимаются изучением и описанием поступившего предмета, после этого «эстафета» передается хранителю определенного фонда, который также исследует, изучает и описывает данный экспонат

Активируйте доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры» и читайте проверенные экспертами статьи:

.

Как правильно составлять и заполнять  учетную документацию

Если говорить о составлении таких документов, как акты приема и выдачи музейных ценностей, то  стоит заметить, что составляются они с помощью компьютерного устройства в соответствии с определенным шаблоном.

Учет музейных ценностей

Главными сведениями, которые имеют место в данном документе, являются:

  • дата;
  • от кого или кому передается предмет;
  • по чьему распоряжению выполняется данное действие;
  • для какой цели и на какой срок принят или передан предмет.

Также в акте указываются принимаемые или выдаваемые предметы, их размер, материал, техника, сохранность предмета, монтировка (в раме или под стеклом) и дается краткое описание. Если музейный экспонат уже был оценен, то в акте означается его цена.

Данные документы в обязательном порядке должны утверждаться директором музея или лицом, исполняющим обязанности директора ( в случае его отсутствия). После того как акт будет подписан и утвержден, на нем ставится печать музея.

Стоит помнить, что акты приема и выдачи должны составляться  в нескольких экземплярах, один из которых передается главному хранителю, второй передается в отдел выдачи или приема и последний акт находится у того, кто сдал или принял предмет.  Все изданные акты регистрируются в специальных книгах регистрации актов.

Стопроцентный учет музейных ценностей не может производиться без ведения таких учетных документов, как книга поступлений и инвентарная книга, которые еще до заполнения подлежат нумерации, прошнурованию, подписанию представителем музея и заверению печатью вышестоящей организации. Неразборчивые записи, помарки, подчистки и исправления записей ни  в коем случае не должны присутствовать в данных документах.

Учет музейных ценностей

Если все же возникает необходимость исправить какую-то запись, то все изменения производятся красной ручкой, а запись об исправлениях записывается на той же странице и заверяется подписью директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, материально ответственным лицом, а также  скрепляется печатью музея.

Ответственность за ведение документации несет заведующий отделом учета. Также некоторая доля ответственности возлагается и на других сотрудников музея, что установлено должностными инструкциями и другими документами. Учет и хранение музейных ценностей – дело очень важное. Поэтому к решению этого вопроса нужно подходить со всей серьезностью.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Номер журнала «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)
в подарок!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт предназначен только для работников культуры!


Материалы для cultmanager.ru готовят лучшие эксперты. Чтобы защитить их авторские права, многие статьи на нашем сайте закрыты.

Подтвердите ваш статус - регистрация займет одну минуту.

Получите в подарок журнал «Справочник руководителя учреждения культуры» (pdf)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
×

Гость, вам предоставлен VIP-доступ к журналу «Справочник руководителя учреждения культуры»:
возможность скачивать шаблоны • доступ к видеотренингамкниги  для работников культуры
Активировать доступ  
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.