Опыт разработки системы сбалансированных показателей для муниципального сектора общедоступных библиотек российского региона

347
Как адаптировать систему сбалансированных показателей под нужды и специфику сферы культуры: опыт и разработки Томского государственного университета

В последние годы федеральный центр, региональные власти и муниципалитеты Российской Федерации демонстрируют озабоченность стратегиями развития культуры. Это касается как сферы культуры в целом, так и ее отдельных секторов.

На федеральном уровне и на местах создаются, обсуждаются и принимаются отраслевые и секторные стратегии и концепции развития культуры в горизонте времени до 2030 г., одновременно с этим наблюдаются попытки внедрить в систему управления культурой понятие эффективности и соответствующие ему инструменты целеполагания и контроля достижения целей.

Этот процесс влечет разнообразные последствия для учреждений культуры. Одним из таких последствий является возрастающий спрос на управленческие инструменты по оценке эффективности и результативности деятельности учреждений.

Можно констатировать, что проблема такой оценки осознается (как учреждениями, так и их учредителями) все глубже и масштабнее.

Как учреждениям культуры выживать в условиях кризиса?

Узнайте на семинаре "Финансовая устойчивость и безопасность учреждения культуры" - 26-27 апреля 2016. Подробности ищите на странице мероприятия.

Иллюзии о возможной «рыночной эффективности» учреждений культуры, понимаемой как устойчивое превышение его доходов над расходами, и надежды, связанные с потенциалом «коммерциализации» культуры, уходят в прошлое.

Однако это не отменяет необходимости решения проблем, связанных с достижением учреждениями культуры собственных целей их создания и существования.

Невозможность выразить достижимость этих целей и эффект от их достижения через категории затрат, доходов и прибыли приводит к попыткам заменить их на качественные характеристики культурных результатов и эффектов, например на «влияние», «благосостояние» и т. д.

Здесь возникает определенная проблема. Понятие «рыночной эффективности» отличается принципиальной измеримостью. Сам факт наличия такой эффективности может обосновываться путем расчетов и представляться в виде адекватных показателей и индикаторов.

А как обосновать и представить эффективность (либо результативность), определенные через термины «влияние», «благосостояние»?

Понятно, что их необходимо подвергать декомпозиции на измеримые составляющие и приводить к соответствующим показателям. Именно здесь на выручку некоммерческим учреждениям приходит опыт бизнеса.

Из-за принципиального несовпадения миссий и целей деятельности учреждения культуры не могут механически заимствовать «коммерческие» элементарные инструменты измерений и коррекций развития.

Вместе с тем, арсенал подобных средств у бизнес-сферы достаточно богат и разнообразен. Многие ее менеджерские подходы позволяют делать измеримыми и качественные характеристики.

Одним из таких подходов к измерению и комплексному управлению качественными параметрами развития организации является система сбалансированных показателей.

Понятие и назначение ССП

Впервые система сбалансированных показателей, или сбалансированная система показателей, была предложена в 1992 г. Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном1. Система сбалансированных показателей (далее – ССП) представляет собой управленческий инструмент, позволяющий наблюдать, измерять и контролировать движение организации к заявленным целям ее развития.

Принцип действия ССП основан на расчете отклонений достигнутых значений показателей деятельности организации по стратегическим направлениям ее развития от желательных значений.

Стратегические цели развития любых организаций имеют сложный состав, который определяется их миссией, задачами, профилем работы, спецификой производственных и коммуникативных процессов.

В силу этого оценка состояния достижимости стратегической цели требует декомпозиции процесса развития организации на измеримые элементы с последующей интеграцией полученных измерений в показатель, отражающий общее отклонение организации от желаемого состояния в данном планово-отчетном периоде.

«Традиционная» ССП рассчитана на использование в коммерческих структурах. Поэтому она принимает во внимание процессы развития организации, ориентированные на конечные финансовые результаты.

Вместе с тем, ее методология вполне может быть скорректирована на деловые процессы, по определению направленные на социально значимые цели. Опыт доработки и локализации

Адаптация системы показателей

В 2013 г. Государственная библиотека Югры и Департамент культуры ХантыМансийского автономного округа Югры поставили задачу – разработать и адаптировать ССП для муниципального сектора общедоступных библиотек автономного округа.

Специалистам Института искусств и культуры Национального исследовательского Томского государственного университета было предложено выполнить работы по адаптации ССП под особенности данной организационной среды и формированию математической базы системы. Вышеупомянутая задача была далеко не первым этапом общей разработки ССП для библиотек.

Коллеги из Югры провели предварительную работу по определению исходных параметров будущей системы: направлений ее стратегических тем (ключевых направлений библиотечной деятельности, имеющих принципиальное значение для ССП), наиболее важных аспектов каждой из этих тем и сопоставимых им измеримых показателей, принятых в библиотечной статистике.

Эти элементы составили исходную стратегическую карту ССП.

Для ее разработки применялись экспертные опросы и метод PEST-анализа. Полученная исходная карта обсуждалась с библиотеками – будущими участниками системы – и корректировалась по их замечаниям и предложениям.

В разрабатываемой ССП были выделены шесть стратегических тем:

· библиотечная экспансия;

· укрепление материально-технической базы. Две первые стратегические темы отражают внешний ракурс развития библиотечного учреждения, характеризуют его особенности взаимодействия с внешней средой;

· совершенствование информационных ресурсов;

· совершенствование библиотечных процессов. Третья и четвертая темы отражают внутренний ракурс развития библиотеки, отражают состояние ее внутренней деловой среды;

· удовлетворенность потребителей;

· удовлетворенность сотрудников.

Эти темы рассматривают развитие библиотечного учреждения в ракурсе «Люди», отражают состояние его персонала и аудиторий.

Каждая из стратегических тем рассматривается с точки зрения четырех параметров:

1) наличия ресурсов с соответствующими показателями (см. материалы в ЭС "Культура" - получить доступ >>);

2) использования ресурсов для внешнего окружения с соответствующими показателями;

3) социальной эффективности с соответствующими показателями;

4) потенциала развития с соответствующими показателями.

Состав показателей по каждому из параметров каждой стратегической темы ССП приведен в нижеследующих таблицах.

Далее была определена математическая база и методика расчета ССП.

Этот процесс предусматривал следующие шаги.

1. Взвешивание стратегических тем по их значению в стратегической карте ССП. Их удельные веса должны быть одинаковы для всех участников системы. Предлагается наибольшие веса присвоить стратегическому ресурсу «люди» – показателям «удовлетворенность потребителей» и «удовлетворенность сотрудников».

Именно их, как непосредственно связанных с человеческим фактором, можно счесть наиболее значимыми, развитие по остальным темам непосредственно зависит от ракурса «Люди».

Все другие стратегические темы сложно иерархизировать однозначно, особенно учитывая отсутствие в сети муниципальных библиотек автономного округа единого плана развития. Им предлагается установить равные веса – см. например таблицу 7. <...>

2. Определение веса каждого параметра (с соответствующим показателем) внутри каждой стратегической темы <...>

3. Расчет относительного отклонения показателей в разрезе «факт-план» в отчетно-плановом периоде <...>

4. Определение влияния относительного отклонения показателя на реализацию его стратегической темы путем умножения его значения на принятый удельный вес показателя в каждой стратегической теме<...>

5. Вычисление комплексных отклонений в стратегических темах<...>

6. Определение влияния комплексного показателя взвешенного отклонения каждой стратегической темы в развитии организации в целом <...>

7. Расчет интегрального показателя (ИП) ССП организации<...>

Сложности и зоны особого внимания

Особая проблема при разработке ССП для муниципального библиотечного сектора заключалась в том, что «классика» расчета сбалансированных показателей предусматривает таковой для отдельно взятой организации.

Другими словами, объект ССП должен отвечать следующим условиям:

· наличие единого руководства (утвержденной организационно-управленческой структуры с четко очерченными полномочиями);

· наличие единой системы планирования и плановой документации;

· наличие единой системы отчетности и отчетной документации, плотно состыкованной с системой планирования общим набором показателей;

· наличие единой стратегической цели, проявленной хотя бы на уровне видения.

В нашем случае объект проектируемой ССП не отвечал практически ни одному из этих условий. Сектор муниципальных библиотек (на любой территории, в т. ч. в Югре) – это не вертикально интегрированная организация, а сеть.

Определить ей и образующим ее учреждениям четкие единые целевые показатели нормативно-плановым способом не представляется возможным. У этой сетевой организации нет ни единого учредителя, ни соответствующей организационноуправленческой структуры, ни нормативной базы.

Кроме того, миссия библиотеки – это миссия некоммерческого учреждения. В нашем случае это означало, что у библиотечного учреждения (в отличие от коммерческой организации) просто нет универсального базового показателя, через который может быть выражена ее конечная цель.

Даже если бы мы и имели вертикально интегрированную библиотечную организацию с единым учредителем, единой оргструктурой, единой нормативной и стратегической базой, мы бы не смогли свести библиотечную миссию к измеримому универсальному целевому состоянию, которое такой библиотечной организации было бы необходимо достигать, и к коему следовало бы направлять траекторию ее развития инструментами ССП.

Указанные обстоятельства потребовали дополнительной коррекции общего подхода. Суть ее заключается в ревизии понимания используемых в ССП показателей целевой зоны, замене плановых значений этих показателей средними значениями их в аналитическом периоде.

Иначе говоря, в ССП для муниципальных библиотек Югры мы использовали в качестве целевых значений средние величины показателей по стратегическим темам, достигнутые в данном периоде по муниципальному библиотечному сектору в целом, с изучением отклонения от них в каждом муниципальном библиотечном учреждении, входящем в этот сектор, в соответствующем периоде.

В этом случае, по итогам применения ССП получаются показатели отклонения не от единых целей (таковых просто нет), а от среднего уровня показателей, достигнутых сектором в целом.

Отклонения со знаком минус будут симптомами отставания данного учреждения от общерегиональных процессов (факторы которого нужно будет выявлять), отклонения со знаком плюс будут свидетельствовать либо об особо успешном опыте развития в данном учреждении (который необходимо анализировать на предмет обобщения и тиражирования), либо о структурных перекосах во внутренней политике учреждения, которые также необходимо будет выявлять и локализовывать.

Предлагаемый подход однозначно не дает возможности принимать по результатам работы ССП непосредственные управленческие меры по коррекции развития учреждений.

Но этого и не требуется: в нашем случае анализ баланса показателей преследует не цели непосредственного управления (полномочий по которому, впрочем, нет ни у Государственной библиотеки Югры, ни у департамента культуры автономного округа), но цели мониторинга состояния дел в муниципальных библиотечных сетях Югры, обеспечения методической помощи муниципальным библиотечным учреждениям.

Последнее в полной мере отвечает уставным нормам деятельности Государственной библиотеки Югры.

Результаты проектирования, перспективы использования ССП

В настоящее время по результатам проектирования ССП выполняется заказ на разработку программного продукта, который позволит автоматизировать процессы формирования и ведения необходимых баз данных (массивов значений показателей), выполнение необходимых расчетов, архивирование результатов применения ССП по прошлым отчетным периодам.

Данная программа также должна предоставлять возможность проведения в автоматическом режиме аналитических операций, необходимых для реализации приоритетных функций ССП: мониторинга процессов развития в муниципальном библиотечном секторе Югры, вы явления существенных факторов этих процессов.

В частности, система должна обеспечивать:

· представление результатов расчетов и возможности их сравнительного анализа по интегральному показателю отклонения всей муниципальной сети от достигнутых ей средних значений в периоде. В норме этот показатель должен иметь значение 0 (ноль). Другие значения будут означать ошибки в расчетах составных частей и необходимость поиска их причин и пересчета;

· представление отклонений интегральных показателей по отдельным муниципалитетам в сопоставлении с интегральным показателем отклонения всей муниципальной библиотечной сети от ее же средних. Эти отклонения могут быть равны нулю, либо быть больше или меньше нуля;

· предоставление в периоде, в виде таблицы, ранжирующей значения интегрального показателя (ИП) муниципалитетов относительно ИП всей сети по возрастанию и убыванию в периоде;

· ранжирование комплексных показателей отклонений по каждой стратегической теме в каждом муниципалитете по убыванию и возрастанию;

· ранжирование отдельных сопоставимых показателей по каждой из стратегических тем в каждом муниципалитете по убыванию и возрастанию;

· сопоставление всех видов показателей по муниципалитетам, стратегическим темам, значимым параметрам в различных периодах.

Разрабатываемая система предназначена для использования в региональном методическом центре ХМАО-Югры по библиотечному делу – Государственной библиотекой Югры. Она приспособлена для проведения мониторинга и аналитики положения дел в муниципальном секторе общедоступных библиотек региона и будет использоваться для контроля, анализа текущих в нем процессов, выработки рекомендаций менеджменту муниципальных централизованных библиотечных систем и их учредителям. <...>

*Статья опубликована с сокращениями, полностью публикацию читайте в бумажной версии  

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×