Организация рабочего пространства музея в виртуальном пространстве с помощью бесплатных веб-серверов (Google Docs, Trello)

460
Пошаговая инструкция по организации эффективного рабочего процесса

Как организовать эффективный рабочий процесс в учреждении культуры в век информационных технологий. Предлагаем руководителям учреждений один из возможных вариантов, реализованных в стенах Орского краеведческого музея.

В настоящее время создано и разрабатывается большое количество систем, ориентированных на повышение эффективности работы различных организаций путем переноса части процессов их функционирования в онлайн-среду. При этом в большинстве случаев модернизация преследует такие цели, как повышение уровня мобильности организации, улучшение систематизации и оперативности управления процессами, повышение контроля над деятельностью сотрудников. Бесспорно, это положительно сказывается как на удаленном управлении филиалами или отделами крупных предприятий и организаций, так и на повышения эффективности работы отдельно взятых групп сотрудников. Однако, внедряя подобные системы виртуализации рабочих пространств не будучи осведомленными об их специфике, просто следуя моде или указанию более опытных коллег, организация рискует столкнуться с множеством трудностей. Для того чтобы избежать этого и достичь повысить продуктивность работы, важно иметь понимание нюансов взаимодействия с данными системами.

Обозначенные выше процессы не обошли стороной и учреждения культуры, и наш музей в частности. Так, в качестве примера, остановимся на существующих и действующих на данный момент таких технологиях в музее, как бесплатные веб-приложения Google Docs и Trello.

Ресурсы Google

Google Docs и Google Drive – бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый компанией Google. Это веб-ориентированное программное обеспечение, т. е. программа, работающая в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя. Иными словами, под «облаком» понимается некое защищенное место в сети Интернет, где вы удаленно храните нужные вам файлы и имеете доступ к ним с любого устройства.

Теперь давайте более подробно рассмотрим возможности данного приложения, которые можно удачно применить при организации рабочего пространства музея.

Основные

1. Возможность коллективной работы над документами

Эта функция – одна из важнейших для организации рабочего пространства. Редактор Google Docs предоставляет нам все необходимое для совместной работы над документами, столь важной, например, при написании проекта, разработки мероприятий, построении работы филиалов музея и т. д. Мы можем редактировать текст, причем имеется возможность тонко настроить права доступа к файлу. Так, вы можете разрешить только просмотр, просмотр и комментирование или даже дать полный доступ к редактированию. В последнем случае все сделанные вашими сотрудниками изменениями будут отражаться в реальном времени, и вы будете работать над текстом вместе в буквальном смысле этого слова.

Дополнительно стоит отметить такие возможности, как комментирование участков текста и специальный режим работы с документом – «Советовать». Это делает работу команды над одним документом еще более удобной.

2. Возможность использовать доступ из режима офф-лайн

Если на работе случаются перебои с интернетом, то раньше вы рисковали потерять все изменения, которые вносили в файл, пока были в сети. Теперь вы можете перейти в автономный режим работы с приложением. Google Docs позволит создавать новые и продолжать редактировать уже имеющиеся документы в режиме оффлайн. Синхронизация изменений произойдет при следующем подключении к Интернету. Для активации этой функции откройте сайт Google Drive и зайдите в меню настроек, которое появляется после нажатия на кнопку с шестеренкой.

3. Публикация готовых документов

Готовые документы можно продемонстрировать не только ограниченному кругу сотрудников, но и опубликовать в Сети. Для этого нажмите Файл – Опубликовать в Интернете. Получите ссылку на веб-страницу или код для вставки документа в свой сайт.

4. Проверка орфографии документов

Еще одна полезная возможность, столь важная для учреждений культуры. Процесс проверки правильности написанного текста в редакторе Google Docs не составляет никакого труда. Для этого необходимо зайти в меню Инструменты, выбрать команду Проверка правописания, и перед вами появится небольшая панель, последовательно отображающая каждую найденную ошибку и предлагающая способы ее исправления.

5. Размещение ссылок в тексте документа

Необходимая вам информация, как правило, содержится в разных источниках данных. Онлайновый редактор Google содержит удобный инструмент для вставки ссылок. Стоит вам выделить в тексте слово и нажать на кнопку вставки ссылки, как появится всплывающее окошко, предлагающее наиболее вероятные релевантные ссылки. Как правило, это статья из Wikipedia и несколько первых ссылок из поиска Google по данному слову.

6. Совместимость с Microsoft Word + Google Drive

Возможность перевода готовых документов из редактора Google Docs в Microsoft Word, а затем дальнейшее «классическое и всем привычное» использование документа Microsoft Word – крайне удобная и важная функция. Она экономит вам время, которые вы потратили бы на копирование информации с интернет-страницы и перевод файла в формат, который поддается вычитке и обработке. Для этого необходимо пройти следующий путь: Файл – Скачать как – Microsoft Word (Docs).

Кроме формата Word (doc или docx), документы и таблицы можно экспортировать в файл других форматов (rtf, pdf, txt и т. д.). Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введенным данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету (при этом доступ защищен паролем).

7. Перевод документов

Если в организации практикуется работа с документами на иностранном языке или вам необходимо составить аннотацию, то в Google Docs есть встроенный переводчик. Он расположен в меню Инструменты – Перевести документ Docs.

8. Веб-буфер обмена

Офисный пакет Google имеет очень интересную функцию, которая называется «Веб-буфер обмена». Эта функция позволяет скопировать сразу несколько отрывков текста, картинок, таблиц и затем вставить их в любой документ Google. Можно сказать, что это безразмерный буфер обмена, который доступен с любого компьютера и действует в пределах офисных программ Google. Доступ к нему можно получить в меню Правка – Веб-буфер обмена.

9. Расширенный поиск

Инструмент расширенного поиска в Google Docs представляет собой специальную панель, служащую для поиска различной информации в процессе работы над документом. Для ее вызова можно воспользоваться специальным пунктом в меню Инструменты или сочетанием «горячих клавиш» Ctrl + Alt + R.

Необходимо упомянуть, что работа этого сервера строится с использованием «горячих клавиш», т. е. клавиш и их комбинаций, которые позволяют быстро выполнять различные команды без обращения к различным пунктам меню и панелям управления. Яркий пример – сочетание клавиш Ctrl + C («вырезать»), Ctrl + V («вставить») и Ctrl + Alt +Del («горячая», или экстренная, перезагрузка системы). Вы используете только клавиатуру и не прибегаете к манипуляциям с мышкой, благодаря чему увеличивается производительность работы на компьютере. Для того чтобы запомнить клавиатурные сокращения, совсем не обязательно заучивать их: достаточно сделать скриншот, который можно использовать в качестве обоев на рабочем столе. Постепенно вы запомните все комбинации.

«Приятные мелочи»

1. Наличие дополнений

Значительно расширить функциональность Google Docs можно при помощи специальных дополнений. Они есть как от сторонних разработчиков, так и от самой компании Google. Их можно добавить в интернет-магазине. Для этого необходимо пройти по ссылке https://docs.google.com/document/d/192zmwUFNuUTwLHYj_tPl-RQB8IuyUpbuJOcw1W_2AF0/edit?addon_store. Там же представлены ознакомительные видео, которые мы рекомендуем использовать дополнительно. Как правило, они служат для поддержки новых форматов, конвертации файлов и более удобного применения редактора в различных целях. В качестве примера приведем несколько полезных дополнений, с которыми нам пришлось работать:

Table of contents: автоматически создает в боковой панели список разделов текста, что очень удобно для быстрой навигации по объемным документам;

UberConference: предоставляет возможность аудиоконференции с десятью людьми одновременно прямо во время работы над документом. Есть возможность записи разговора. Чтобы получить доступ к записи, просто зайдите в свой аккаунт на www.uberconference.com и перейдите на страницу «Конференции»;

Lucidchart: создание и вставка в ваши документы блок-схем, диаграмм, интеллектуальных карт и так далее.

2. Вставка изображений либо с рабочего стола и другого сайта, или встроенного редактора

Во время работы над документом Google Docs есть возможность вставлять картинки, просто перетаскивая их со своего рабочего стола или файлового менеджера. Если же вам необходимо вставить картинку с другого сайта, то для этого необходимо просто перетащить и бросить ее в нужное место в тексте, и она автоматически появится в вашем документе.

Но кроме этого можно воспользоваться вставкой рисунков созданных с помощью встроенного редактора.

3. Навигация по сложным документам

Если вы работаете с большим по объему документом, то отображение оглавления текста поможет вам легко сориентироваться в его структуре. Данную функцию вы сможете найти в меню Дополнения – Оглавление – Показывать в боковой панели.

4. Создание и использование собственных стилей

Если вам не подходят встроенные стили форматирования текста, то легко можно задать свои. Для этого напечатайте текст требуемым шрифтом, а затем в меню выбора стилей выберите команду Обновить стиль в соответствии с выделением.

5. Персональный словарь

Если редактор постоянно подчеркивает вам слово как неправильное, но вы точно знаете, что это не так, то просто добавьте это слово в пользовательский словарь. Для этого выделите его в тексте, а затем выберите в контекстном меню команду Добавить в пользовательский словарь.

6. Галерея шаблонов

Для экономии рабочего времени и облегчении работы советуем чаще использовать галерею шаблонов, которую содержит офисный пакет Google. Доступ к ней в ссылке: https://drive.google.com/templates?type=docs&sort=hottest&view=public.

7. Автоматическая вставка содержания

Если вы хотите вставить в свой документ оглавление, то вовсе не обязательно делать это вручную. Достаточно просто найти в меню Вставка пункт Оглавление, и редактор все сделает за вас.

8. Применяйте закладки в документе

Иногда бывает, что вам необходимо дать ссылку не на весь документ, который может быть довольно объемным, а на отдельный абзац. В этом случае нам на помощь придут закладки. Установите курсор в необходимое место в тексте, а затем выберите в меню Вставка пункт Закладка.

Trello

Trello – веб-ориентированное приложение управление проектами. В настоящее время работу с ним поддерживают мобильные платформы приложений iPhone и Android. На iPad веб-сервис работает аналогично настольной реализации. Использование всех версий в настоящий момент бесплатное.

Одним из примеров эффективности данного веб-сервера служит количество пользователей. А оно у Trello неуклонно растет. Так, в июле 2012 г. количество посетителей сайта превзошло 500 тыс. пользователей, к декабрю 2012 г. пользователей было уже больше 1 млн, а 18 сентября 2014 г. составило 5 млн человек .

Перед руководителем учреждения всегда стоит задача организовать персональную или командную работу, но если руководитель хочет сделать это без дополнительных усилий и за минимальное время, то обязательно должен воспользоваться Trello.

Система построена на карточках и унаследовала принципы японской системы канбан. Для руководителя группы сотрудников, разработчиков или иных исполнителей, работающих над проектами, конкурсами и т. д. с конечной датой выполнения или фиксированной целью, данная система может дать представление о ходе проектов в любой момент времени.

Рабочий процесс организовывается на так называемых «досках», которые содержат «листы». Они, в свою очередь, содержат «карточки». Каждая «доска» показывает состояние любого проекта. Если вы работаете надо различными проектами, например, параллельно прорабатываете несколько грантов, то на первой «доске» могут быть карточки перспективных проектов, во второй – реализуемые или выполняемые в данный момент, в третьей – реализованные в сентябре, в четвертой – в октябре и т. д.

Карточки могут переходить из одного списка в другой, отражая тем самым рабочий процесс перехода задачи от идеи до реализации. Карточки могут содержать большое количество разнообразно структурированной информации.

Каждая из карточек имеет множество дополнительных возможностей. С их помощью вы можете проводить обсуждения, голосования, загружать файлы данных, задавать крайние сроки исполнения заданий (дедлайны), назначать текстовые и цветовые метки (в виде шести цветных меток, которые можно переименовать). Карточки поддерживают комментарии, могут содержать вложения, сроки выполнения и контрольные списки. Также есть возможность персонализации выполняемой работы через назначение к любой задаче конкретного исполнителя, для чего нужно в карточку выбрать его из списка вашей рабочей команды или просто справа перетащить на задачу аватар коллеги.

Обратите внимание на то, что все члены вашей рабочей группы видят изменения, вносимые в проект, в реальном времени и могут наблюдать состояния друг друга также в реальном времени: онлайн данный пользователь или офлайн, смотрит он на проект в настоящий момент или нет.

Доски Trello можно использовать не только для отражения всего рабочего процесса структуры, но и для выделения особо крупной задачи, процесса, проекта.

Выводы

С помощью сервисов Google Docs и Trello работники различных отделов учреждения могут формировать подробную документацию разрабатываемых проектов, писать статьи и создавать любые другие текстовые файлы большого объема.

Благодаря своим ключевым особенностям: обновлению документа в реальном времени у всех приглашенных редакторов, постоянному автосохранению, доступности с любого компьютера пользователя – эти сервисы стоит сделать активными инструментами рабочего процесса.

Помните: любой сервис – это лишь возможная реализация рабочего процесса, которую выработали мы сами. Эти сервисы настолько гибки, что вы можете адаптировать их под свои задачи, выработать свою систему взаимодействия (рабочего процесса). Эта среда создается для удобства пользования общими ресурсами, включая экспертные ресурсы организации, и повышения мобильности инфраструктуры организации, а также для обеспечения более качественного контроля деятельности внутри организации. Основной особенностью такого подхода в рабочем процессе является прямое взаимодействие данных сервисов, когда основное описание проекта или задачи находится в Google Docs, а сам процесс реализации, его составные части, сроки и прогресс – в Trello.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль