Документы Архивного фонда в собраниях музеев и библиотек: проблемы учета и описания

2403
Учет письменных документов: первичный и вторичный. Описание архивных документов в музейной документации. Централизованный учет документов государственного Архивного фонда РФ. Автоматизированный учет документов Архивного фонда в музейной и архивной практике

Учет документов

  1. Первая ступень

Первичный учет  (регистрация) письменных (архивных) документов в музеях на практике осуществляется аналогично учету музейных коллекций на первой стадии музейного учета.

архивный фондДокументы, включенные в состав основного фонда на постоянное хранение, по решению ФЗК записываются (регистрируются) в Книге поступлений музейных предметов основного фонда2.

Запись производится под дробным номером, в числителе которого ставится порядковый номер по Книге поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение, а в знаменателе через тире – крайние порядковые номера документов по коллекционной описи, приложенной к Акту приема предметов на постоянное хранение.

При поступлении в музей одного или нескольких документов без составления Коллекционной описи на них, они регистрируются в Книге поступлений музейных предметов основного фонда на постоянное хранение на основании Акта приема предметов на постоянное хранение.

Краткий протокол совещания у руководителя Федерального архивного агентства

Краткий протокол совещания у руководителя Федерального архивного агентства
посмотреть/скачать>>

После внесения записи в Книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение они передаются на ответственное хранение в отдел (сектор) или ответственному хранителю документальных фондов по Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение, который составляется в двух экземплярах: первый остается в отделе (секторе) учета, второй – хранится в деле фонда. К Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение прилагается Коллекционная опись на документы.

  1. Вторая ступень

Учет документов в фондохранилище музея ведется:

  • по книге учета поступлений документов – для учета каждого поступления документов в фондохранилище музея;
  • по списку фондов – для пофондового и количественного учета фондов;
  • по листу фонда – для учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи отдельно;
  • по архивной описи (на правах научного инвентаря)3 – для поединичного учета и определения общего количества единиц хранения по каждому фонду.

Документы, поступившие на ответственное хранение, записываются (регистрируются) в Книге учета поступлений документов. Каждое поступление независимо от объема получает один порядковый номер. Запись всех поступивших документов производится суммарно, согласно Акту приема предметов (документов) на ответственное хранение и приложенной Коллекционной описи на документы.

Формы учетных документов

№ п/п

Название файла

Название формы

Акт приема на пост.хранение.jpg

Форма акта приема на постоянно (временное) хранение

Форма заявления.jpg

Форма заявления

Коллекционная опись-титул.jpg

Титульный лист коллекционной описи на документы

Коллекционная опись-формуляр.jpg

Форма коллекционной описи на документы

Форма Книги поступлений.jpg

Форма Книги поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение.

Акт на ОХ.jpg

Форма акта приема предметов (документов) на ответственное хранение.

КП документов-Титул.jpg

Книга учета поступлений документов

КП документов- формуляр.jpg

Форма книги учета поступлений документов

Список архивных фондов-титул.jpg

Титульный лист списка фондов

Список архивных фондов-формуляр.jpg

Форма списка архивных фондов (коллекции)

Лист фонда-титул.jpg

Форма титульного листа фондов

Лист фонда-формуляр.jpg

Форма листа фонда

Архивная опись-титул.jpg

Титульный лист архивной описи

Архивная опись - формуляр.jpg

Форма архивной описи

Лист-заверитель.jpg

Форма листа-заверителя дела №

Карточка фонда -лицевая сторона.jpg

Карточка фонда (лицевая сторона)

Карточка фонда-оборотная сторона.jpg

Карточка фонда (оборотная сторона)

Форма сведений об изменениях.jpg

Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.___ г.

В Книгу учета поступлений документов записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов каждого фонда, ежегодно подводится итог поступивших за год единиц хранения.

Фонд заносится в список фондов только один раз при первом поступлении или при образовании фонда. Каждому фонду присваивается очередной порядковый номер. В списке фондов указывается полное название фонда.

Если в музее присутствуют фонды разных исторических эпох, то перед номером фонда советского периода через тире проставляется индекс “Р”, который сопровождает номер фонда во всех учетных документах.

В случае передачи фонда в другой музей или архив, а также если фонд был использован и позднее объединен с другим архивным фондом, освободившийся номер фонда другому фонду не присваивается.

Изменение нумерации фондов не допускается.

На 1 января каждого года в списке фондов составляется итоговая запись о фактическом наличии фондов в музее. В числителе дроби указывается общее количество фондов, а в знаменателе – количество фондов советского периода.

В листе фонда фиксируется количество описанных (включенных в архивную опись) и неописанных единиц хранения (дел, документов, листов).

Поступление документов фиксируется в листе фонда на основании Акта приема предметов (документов) на ответственное хранение, а выбытие (списание) – на основании приказа Министерства культуры.

Листы фондов располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и составляют, в зависимости от количества листов, один или несколько томов. Листы каждого тома нумеруются, составитель4 (хранитель) заверяет их количество. В случае изменения количества листов в томе составитель (хранитель) делает новую заверительную надпись.

К листам фондов в случае необходимости составляется карточный указатель фондов5, систематизированный по установленной музеем классификационной схеме. На карточках указателя фондов проставляется в обязательном порядке номер фонда, его название, крайние даты документов.

Архивная опись закрепляет результаты научной обработки (описания) фонда, систематизацию единиц хранения внутри фонда, выполняет функцию их учета.

Опись составляется в трех экземплярах:

  1. первый (страховой) хранится в сейфе;
  2. второй (рабочий) находится у ответственного хранителя в соответствующем хранилище;
  3. третий выдается для работы с документами в процессе их использования в различных целях6.

Дело фонда

На каждый фонд заводится дело фонда.

В него включаются:

  1. документы по истории фондообразователя и фонда, отражающие процесс комплектования фонда;
  2. Акт приема предметов (документов) на ответственное хранение с коллекционной описью на документы;
  3. схема систематизации фонда;
  4. другие документы, фиксирующие работу по описанию, проверке наличия, изменениям в объеме фонда;
  5. информация о выбытии (списании), старые листы фонда после усовершенствования и переработки7 и т. д.

Учетные и другие документы включаются в дело фонда только после их окончательного оформления (утверждение, подписи, печать и др.).

Документы, фиксирующие изменения в объеме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы. На документы дела фонда составляется внутренняя опись.

При усовершенствовании или переработке учетных документов (список фондов, листы фондов, описи) старые учетные документы сохраняются. Отметка о переработке с указанием даты переработки, должности и подписи проставляется на старом и вновь составленном учетном документе.

Музей обеспечивает хранение основных учетных документов в сейфах. Учетные документы, за исключением третьего экземпляра архивной описи, исследователям не выдаются.

Описание архивных документов в музейной документации

Процесс научной обработки (описания)8 документов фонда состоит из следующих этапов:

  1. Предварительный просмотр документов
Предусматривает сверку документов фонда с учетной документацией (актами, коллекционными описями), ознакомление с историей фонда и фондообразователя, выяснение полноты, состава, содержания и хронологических рамок документов фонда.
  1. Систематизация документов по основным разделам типовой схемы систематизации (первичный разбор)
При первичном разборе проводится в соответствии с основными разделами типовой схемы. Типовая схема систематизации определяется видом фонда (личный, семейный, родовой и др.), родом деятельности фондообразователя, видами документов и др.
  1. Формирование единиц хранения
Формирование документов в единицу хранения внутри каждого раздела типовой схемы проводится по одному из определенных признаков (авторскому, корреспондентскому, хронологическому, номинальному и др.) или в их сочетании.
  1. Описание и научная аннотация единиц хранения9

Проводится одновременно с их формированием.

При описании единицы хранения устанавливаются:

  • виды документов;
  • автор;
  • адресат;
  • лицо или учреждение, создавшее документы;
  • название или заглавие документов;
  • содержание документов, степень их полноты, подлинность, язык, способ написания или воспроизведения,
  • опубликованность;
  • наличие приложений;
  • внешние особенности;
  • даты документов;
  • количество листов единицы хранения.

Заголовок единицы хранения должен обобщенно и точно отражать смысловое содержание и состав документов. Содержание документов излагается современным языком независимо от времени происхождения документа, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

По “Правилам организации хранения…”, в архивной описи описываются единицы хранения (дела), а не документы. Описание документов отнесено к научно-справочному аппарату. Тем не менее, на практике в музеях можно совмещать в описях и описание единиц хранения, и их оглавление (т. е. описание входящих в них документов).  При этом описание самих документов производится в соответствии с п. 5.4.3. главы “Общие требования к описанию архивных документов” “Правил организации хранения…”11.

  1. Составление схемы систематизации фонда
Составляется после формирования и описания единиц хранения.
  1. Расположение единиц хранения в соответствии со схемой систематизации и их шифровка, оформление обложек

Располагаются в соответствии со схемой систематизации фонда и нумеруются в валовом порядке. Все элементы описания полностью переносятся на обложку единицы хранения. Кроме того, на обложке указывается сокращенное название музея, номер по Книге поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение, архивный шифр, который состоит из номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения по описи.

При наличии в единице хранения особо ценных документов на обложке делается отметка – “ОЦ”.

В единицу хранения вкладывается лист-заверитель. В его первой графе оговаривается, есть ли в оформлении документов следующие особенности:

  • средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпеля, штампы, пломбы);
  • печати и оттиски;
  • карты, планы, чертежи, фотографии, рисунки, типографские материалы, чистые листы бумаги с водяными знаками и другие материалы, имеющие коллекционную или материальную ценность.

Во второй графе указываются соответствующие номера листов единицы хранения.

Если на одном листе документа имеется несколько особенностей оформления, то все особенности перечисляются отдельно в первой графе, а во второй графе соответственно проставляется номер этого листа. Если в документе на одном листе имеется несколько экземпляров марок или иных материалов, то во второй графе в скобках после номера листа единицы хранения указывается количество экземпляров.

Перечисленные выше особенности единицы хранения, состоящей из одного документа, переносятся на обложку.

Листы внутри единицы хранения нумеруются карандашом, не брошюруются и в дальнейшем единица хранения не пополняется.

В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда составляется одна или несколько описей.

  1. Составление и оформление описи10

включает в себя совокупность сведений о единице хранения: порядковый номер по описи, номер по Книге поступления музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение, заголовок, аннотацию (на особо ценные документы), крайние даты документов, количество листов, техника воспроизведения, сохранность, примечания.

При наличии особо ценных документов на титульном листе архивной описи и в графе “Примечание” ставится отметка – “ОЦ”.

Итоговая запись к описи помещается за последней описательной статьей и закрепляет (цифрами и прописью) количество единиц хранения, числящихся по данной описи, первый и последний номера единиц хранения по описи, отражает все особенности нумерации единиц хранения (пропуски номеров и литерные номера) и изменения в их количестве, произведенные на основе соответствующих актов. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, где указывается основание внесенных изменений.

Если к фонду, на который уже составлены архивные описи, поступили дополнительные документы, то в зависимости от характера и объема этих документов они могут включаться в фонд следующими путями:

  • внесением их в конец имеющейся архивной описи (при небольшом их количестве);
  • составление на них самостоятельной архивной описи (при значительном количестве документов);
  • составление новой архивной описи на весь фонд.

Если архивная опись состоит не из одного, а из нескольких томов, то итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последующем томе дается также сводная итоговая запись по всем предыдущим томам.

Заверительная надпись к описи (тому) составляется на отдельном листе-заверителе, содержит сведения о количестве листов описи (тома) и подписывается составителем.

  1. Составление научно-справочного аппарата к описи

Содержит:

  • титульный лист;
  • оглавление;
  • предисловие;
  • список сокращений;
  • указатель.

На титульном листе указываются: полное название музея, название и номер фонда, название и номер описи (по листу фонда), крайние даты документов, внесенных в опись. Для описей, имеющих несколько томов, на титульном листе указывается также и номер тома.

Оглавление отражает структуру описи. В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели.

Предисловие содержит историю фонда и фондообразователя, общую характеристику фонда или его части, на которую составлена данная опись, особенности формирования единиц хранения, их описания и систематизации, научно-справочного аппарата к описи. В предисловии даются сведения о музейных предметах, поступивших в музей в составе фонда личного происхождения. При наличии нескольких томов описи предисловие составляется только к первому тому и включает общую характеристику всех последующих томов. Предисловие подписывается составителем.

Сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращенных слов. В список не включаются общепринятые сокращения (шт., км, тыс., млн и др.).

Указатели к архивной описи составляются только для больших по объему и сложных по составу и содержанию фондов.

При приведении ранее составленных описей в соответствие с требованиями данных Правил проводится целенаправленная работа по усовершенствованию и переработке описей.

Централизованный учет документов государственного Архивного фонда РФ

Данный функционал отнесен к полномочиям Федерального архивного агентства12. Принцип централизации государственного учета документов государственного Архивного фонда РФ обеспечивает взаимосвязь учета документов АФ РФ вне зависимости от места их хранения.

Инструментом осуществления централизованного учета является Центральный фондовый каталог (ЦФК Росархива), а также фондовые каталоги органов управления архивным делом в субъектах Федерации.

Первоначально ЦФК Росархива велся в виде карточного каталога описаний фондов. С января 2011 г. тестовая версия отраслевого программного комплекса Центральный фондовый каталог – федеральной государственной информационной системы, представляющей сведения о составе Архивного фонда Российской Федерации и предназначенной для информационного обеспечения пользователей архивными документами, – представлен в сети Интернет.

Читайте бесплатно в системе «Культура»:

Автоматизированный учет документов Архивного фонда в музейной и архивной практике

архивный фондО состоянии и перспективах развития автоматизированного учета документов Архивного фонда у архивистов подробно рассказывалось на страницах журнала13.

Так, с 1996 г. в архивной сфере Российской Федерации внедряются и применяются единые отраслевые программные средства для осуществления автоматизированного учета документов Архивного фонда – программные комплексы “Архивный фонд”, “Фондовый каталог”, “Центральный фондовый каталог”, предназначенные для использования в государственных, региональных и муниципальных архивах (первый), в органах управления архивным делом субъектов Федерации (второй) и в Федеральном архивном агентстве (третий)14.

В 2000 г. в масштабах отрасли был утвержден “Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах”, действующий до сих пор.

В рамках Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений15, утвержденной в декабре 2011 г. в качестве основного механизма реализации функции единого государственного учета документов Архивного фонда в электронной форме, предполагается использование ведомственной Единой автоматизированной информационной системы. Она состоит из уже упомянутых программных комплексов: “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” и “Центральный фондовый каталог”.

Однако следует признать, что данные программные комплексы предназначены, прежде всего, для автоматизации учета документов Архивного фонда в архивных учреждениях. При этом они обладают потенциалом представления в базах данных информации о любых хранящихся в архивах вещественных и письменных исторических источниках (включая книжные памятники) и расширения набора дополнительных атрибутов для отражения в своей структуре информации о предметах, например, из музейного или библиотечного фондов, где хранятся и описываются архивные документы. Однако запросов на развитие программных комплексов в данных направлениях архивистам никто не направлял.

К сожалению, придется признать, что в настоящий момент ни одна из существующих и активно используемых в музейной сфере автоматизированных систем по учету предметов музейного фонда, разработанных коммерческими организациями, не дает возможности вести учет и описание архивных документов, хранящихся в музейных собраниях, в соответствии с описанными и действующими правилами и инструкциями.

Не учитывает эту специфику и Государственный каталог Музейного фонда. И это при том, что в утвержденной 19 июля 2011 г. Концепции Государственного каталога Музейного фонда (далее – Концепция) зафиксирована позиция, согласно которой Госказалог является учетным документом, а в перечне законодательных актов, являющихся правовой основой для создания и ведения Госкаталога, под п. 15 указаны “Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН”, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19.

Это положение было проигнорировано и при выборе стандарта формата сведений – LIDO (п. 5.7. Концепции). Данный формат16 относится к группе библиотечных коммуникативных форматов, предназначенных для обмена и агрегирования информации (т. е. группировки, обобщения и “усреднения” терминологии – развития стандартизованного лингвистического обеспечения, позволяющего довольно просто осуществлять примитивные поисковые процедуры). Очевидно, что формат, предназначенный для однократной записи информации об объекте, основанный на словарях и тезаурусах, сразу же войдет в противоречие с имеющейся учетной документацией и принципами ее формирования и ведения17 как в архивной, так и в музейной практике. Более того, он никоим образом не предназначен для проведения учета архивных документов, находящихся на хранении в музейных фондах.

В этой связи уместно спросить: так каким же образом, учитывая функцию государственного учета, которую должен выполнять Госкаталог, будут теперь учитываться и описываться архивные документы, находящиеся в музеях? В том числе, как они будут описываться в автоматизированных системах, применяемых в музеях? Какие сведения будут отражаться в Госкаталоге музейного фонда об архивных документах: описание фонда, описи (тома описи), заголовок дела, атрибуты описания единичного документа? Будут ли вообще представлены архивные документы в рамках Госкаталога? Как эта информация будет соотноситься и с традиционным учетом архивных фондов и с архивными автоматизированными системами, внедренными по всей стране?

Понять высказанную обеспокоенность нетрудно, если обратиться к статистике. Музеи и библиотеки страны хранят примерно 2,6% всего объема документов Архивного фонда РФ18. Это примерно 12,544 млн дел, из них около 9 млн19 хранится в музеях и может быть отнесена к особо ценным. Но в объеме самого Музейного фонда РФ (по итогам проверки наличия музейных фондов, опубликованных летом 2011 г., – 73,14 млн предметов), архивные документы составляют 1/8 часть!

Как правило, одной из причин невозможности совмещения в программном обеспечении учета музейного и архивного учета разработчики называют разные принципы, лежащие в основе этих учетных систем. Между тем, этот аргумент полностью несостоятелен.

К примеру, в 2005 г. в Государственном историческом музее, продолжавшем выполнять свои функции научно-методического центра для исторических музеев страны, была принята и начала реализовываться Программа информатизации учетно-фондовой работы20. Несколько лет назад в Отделе письменных источников, хранящем документы Архивного фонда (более 73 тыс. единиц хранения, почти 15 млн листов), была предпринята попытка создания такого программного обеспечения, которое бы удовлетворяло требованиям музейной “Инструкций по учету…” и обеспечило возможность полномасштабного архивного учета. В отделе был смакетирован и апробирован программный модуль, совмещающий в себе как требования музейного учета, так и традиционный учет архивных документо21 и представляющий отдельные позиции источниковедческого анализа и элементы научно-справочного аппарата в виде тематических указателей и классификаторов. К сожалению, этот опыт так и остался “внутримузейным” и невостребованным.

Резюмируя вышесказанное: в настоящий момент существует достаточное количество действующих нормативно-методических актов, подробно описывающих процедуру учета и описания (в традиционной – “бумажной” форме) документов Архивного фонда в составе музейных собраний. Их исполнение является обязательным для всех организаций.

Вместе с тем, произошедшие за последние десятилетия изменения в правовом поле, а также активное внедрение информационных технологий в сферу учета историко-культурных ценностей настоятельно требуют согласования подходов к описанию и учету “чужих” объектов культурного наследия в отраслевых информационно-справочных системах, а впоследствии – приведения в соответствие с установившимися реалиями действующих нормативно-правовых актов и модернизации самих АИС.

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×