Разработка регламентов на ключевые бизнес-процессы, выполняемые в учреждениях культуры

220
Регламентация бизнес-процессов поможет сотрудникам учреждения добиваться лучшего результата за меньшее время, позволит стандартизировать действия работников вне зависимости от того, где находится учреждение и каков его размер. Посмотрим, на какой основе строится регламент и как его разработать...

О.В. Ветчанова,

заведующая научной библиотекой Самарского областного историко-краеведческого музея им. П.В. Алабина

Регламентация бизнес-процессов поможет сотрудникам учреждения добиваться лучшего результата за меньшее время, позволит стандартизировать действия работников вне зависимости от того, где находится учреждение и каков его размер. Посмотрим, на какой основе строится регламент и как его разработать

Деятельность учреждений культуры регулируется со стороны государства на федеральном, региональном и местном уровнях. Это выражается как в правовом (разработка соответствующих законов, указов, распоряжений), так и в нормативном (внедрение различных стандартов) обеспечении данной сферы. Помимо этого, все учреждения имеют внутреннюю нормативную документацию: устав, положения об отделах, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и пр. Но ни один из вышеперечисленных документов не содержит конкретного и поэтапного описания действий сотрудников при выполнении тех или иных процессов в ходе осуществления ежедневной трудовой деятельности.

 Внутренняя документация учреждений, как правило, не содержит поэтапного описания действий сотрудников при выполнении своих ежедневных функций.

Конечно, отдельные организации создают более или менее подробные памятки по основным видам работ (например, “Памятка библиографа”, “Памятка экскурсовода” и т. д.). Но они, как правило, используются внутри одной конкретной организации и не являются полноценным регламентом по своей структуре и содержанию. Здесь и далее под регламентом будет подразумеваться документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения того или иного бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения каждого этапа. А бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

Основными целями разработки регламентов в учреждениях культуры должны стать оптимизация всех направлений работы и повышение качества обслуживания пользователей (клиентов) данных учреждений.

С помощью регламентов организация сможет решить целый ряд задач:

■ повысить эффективность труда за счет усовершенствования используемых приемов и методов работы;

■ создать более комфортные условия для сотрудников и благоприятный микроклимат в коллективе за счет рационального распределения обязанностей, разграничения полномочий и ответственности между структурными подразделениями, а также исключения дублирования действий работников при выполнении того или иного бизнес-процесса;

■ увеличить рентабельность производства товаров и услуг за счет рационального использования всех имеющихся ресурсов (трудовых, временных, материально-технических), что приведет к снижению себестоимости и, следовательно, конечной цены на данные товары и услуги;

■ в конечном счете, повысить привлекательность учреждения в глазах потребителей и поднять спрос на предлагаемые им товары и услуги.

Разработкой регламентов должны заниматься, в первую очередь, крупные федеральные и региональные учреждения культуры, являющиеся научными и методическими центрами в своих сферах деятельности: государственные (республиканские, областные, краевые) музеи, библиотеки, клубные учреждения. В их планы должно входить не только создание регламентов, но и доведение этих регламентов до всех подведомственных организаций.

Небольшим муниципальным (в частности, сельским) учреждениям было бы особенно важно получать такие регламенты: не секрет, что при выполнении определенных видов работ их сотрудники часто действуют по наитию, не имея достаточной ресурсной и методической базы. Готовые регламенты могли бы стать хорошим подспорьем в практическом выполнении возложенных на них функций.

Разработкой регламентов должны заниматься, в первую очередь, крупные федеральные и региональные учреждения культуры, являющиеся научными и методическими центрами в своих сферах деятельности.

Регламент поможет избежать действий по наитию.

Какие же виды регламентов могут создаваться в учреждениях культуры? Это зависит от того, какие бизнес-процессы в них выполняются. Все бизнес-процессы делятся на три вида: 

■ управляющие – управляют функционированием системы. К таким бизнес-процессам относятся, например, корпоративное управление, стратегический менеджмент;

■ операционные – составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Например, это снабжение, производство, маркетинг;

■ поддерживающие – обслуживают основной бизнес. К таким процессам можно причислить бухгалтерский учет, подбор персонала и техническую поддержку.

В рамках данной статьи мы рассмотрим разработку операционных бизнес-процессов, характерных для большинства учреждений в области культуры. Но для начала нужно разобраться в следующих понятиях:

Технология – совокупность процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование учреждения. Многофункциональность работы учреждений культуры требует ее подразделения на технологические циклы – совокупность технологических процессов, связанных с осуществлением различных направлений деятельности учреждения. Под технологическими процессами понимаются операции, необходимые для выполнения определенного вида работ. Процессы далее расчленяются на операции, идущие в определенной последовательности. Каждая из операций завершает определенную стадию в технологическом процессе. Операции, в свою очередь, разделяются на отдельные элементы

При разработке регламентов важным моментом будет являться четкое разграничение этих понятий и определение, где заканчивается одна операция того или иного процесса и начинается другая. Для наглядности изобразим все вышесказанное в виде блок-схемы. Блок-схема – распространенный тип схем (графических моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями, указывающими направление последовательности.

  Как видно из блок-схемы, работа в библиотеке включает в себя несколько направлений (циклов). Для примера взяты три ключевых направления: работа с фондами, каталогизация и обслуживание. Все они изображены параллельными друг другу, так как протекают одновременно. Каждый цикл состоит из нескольких процессов, на схеме представлены лишь некоторые из них. Так, в цикл “Организация библиотечных фондов” вошли два процесса: “Комплектование” и “Учет”. Они также изображены параллельными, поскольку в библиотеке в одно и то же время может происходить комплектование фонда новыми изданиями и учет уже приобретенной литературы. Аналогичная ситуация и со следующим циклом “Каталогизация”: в библиотечных учреждениях происходят постоянные процессы обработки документов и ведения каталогов. Третий цикл “Обслуживание” на схеме представлен только одним процессом “Справочно-библиографическое обслуживание”. Однако на практике в него входит множество других процессов, протекающих одновременно: составление индивидуальных планов чтения, избирательное распространение информации, проведение дней специалистов, выставочная работа и другие, в зависимости от профиля библиотеки, ее ресурсов и потребностей пользователей. Каждый из представленных процессов разбит на операции и элементы, выполняемые в строгой последовательности друг за другом. При определенных обстоятельствах отдельные операции могут исключаться из общей схемы процесса. Например, если в библиотеке отсутствует предметный каталог, необходимость в предметизации документов отпадает. Но при этом последовательность выполнения не меняется. Так, уточнение запроса не может предшествовать его приему. С завершением последней операции процесса завершается и сам процесс, а затем начинается заново с выполнения первой операции.

Таким образом, с теоретической точки зрения регламент можно разработать на любой из вышеперечисленных процессов. Посмотрим, как это возможно осуществить на практике.

Во-первых, следует установить единые требования, которым должны соответствовать все бизнес-процессы, протекающие в учреждении. Перечислим их:

■ оптимальность – использование наиболее целесообразного набора операций и элементов, обеспечивающих качественное выполнение работы и рациональное использование ресурсов. Откажитесь от лишних операций или элементов, совмещайте отдельные операции в целях уменьшения трудоемкости и временных затрат. Разбивайте процессы на приблизительно равные по трудозатратам операции для равномерного распределения нагрузки на сотрудников; 

■ повторяемость – использование единообразного набора операций, элементов и их последовательности при выполнении одного и того же процесса. Причем в зависимости от конкретной ситуации отдельные звенья могут выпадать из цепи процесса без нарушения общей последовательности;

■ клиенториентированность – направленность процессов на удовлетворение запросов пользователей. В первую очередь это касается бизнес-процессов, связанных с обслуживанием. Следует помнить, что их конечной стадией является доведение результатов деятельности до потребителей и получение обратной связи о степени удовлетворенности последних;

■ рентабельность (окупаемость) – получение высоких результатов работы при сокращении уровня затрат.

Исходя из перечисленных критериев и строится регламент бизнес-процесса.

Разработка регламента, по сути, тоже является бизнес-процессом (далее – БП) и состоит из ряда последовательных шагов (операций). 

Структуру регламента можно представить в виде таблицы:

Табл. 1. Структура регламента бизнес-процесса

Наименование операции

Описание операции

Субъект

Ресурсы

Нормы времени

Перечисление в хронологическом порядке всех операций, необходимых для выполнения указанного БП, с разбивкой их на элементы

Подробное описание операций и элементов

Исполнитель и ответственный по каждой конкретной операции (если эти субъекты различаются, это следует указать в таблице)

Перечень ресурсов (информационных, материально-технических и пр.), необходимых для выполнения каждой операции

Временные трудозатраты, необходимые для выполнения каждой операции

Табличную часть регламента можно дополнить блок-схемой, о которой уже говорилось выше. Пример регламента в виде блок-схемы представлен в приложении. Очень важно, чтобы регламенты были разработаны на все ключевые процессы, выполняемые в учреждении, так как существование лишь разрозненных регламентов мало что даст для оптимизации и совершенствования общей технологии. Также необходимо не просто разработать регламент, но и внедрить его в практику работы, чтобы он не остался только “на бумаге”. 

Приложение

Блок-схема бизнес-процесса

“Создание рекомендательного библиографического указателя”

Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя учреждения культуры»
    Читать >>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

      Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
      Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ № ФС77-64203 от 31.12.2015, выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

      Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
      Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

      — 900 статей
      — 1500 ответов на вопросы
      — видеосеминары
      — множество форм и образцов документов
      — бесплатная правовая база
      — полезные калькуляторы
      — лучшие проекты в области культуры

      Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×