Электронные копии документов Архивного фонда Российской Федерации: источниковедческие проблемы

346
Проблемы представления документов Архивного фонда РФ в электронной среде и способы их решения. Проведен обзор международного опыта реализации проектов публикации архивных материалов. Источниковедческий и археографический анализ публикуемых электронных копий и их описаний...

Ю.Ю. Юмашева,

заведующая Межкафедральной археографической лаборатории исторического факультета Московского государственного университета им. М.М. Ломоносова, канд. ист. наук, ведущий научный сотрудник

Проблемы представления документов Архивного фонда РФ в электронной среде и способы их решения. Проведен обзор международного опыта реализации проектов публикации архивных материалов. Источниковедческий и археографический анализ публикуемых электронных копий и их описаний. 

Бурное развитие и внедрение информационных технологий во все сферы деятельности человечества, начавшееся во второй половине XX в., в настоящий момент достигло очередной критической точки. В настоящее время повсеместно реализуются проекты перевода в цифровой формат максимально широкого круга традиционных источников информации (книг, архивных документов, фоно-, фоно-, видео- и киноматериалов, а также других объектов историко-культурного наследия), происходит изъятие оригиналов из непосредственного обращения. Достаточно назвать цифры объемов перевода документов Архивного фонда РФ, зафиксированные в государственной программе “Информационное общество 2011 – 2020 гг.”: к 2020 г. в электронный формат планируется перевести не менее 50% от общего числа единиц хранения. В Америке общественное движение по сбору подписей под петицией Президенту США выступило с призывом приступить к концентрации национальных усилий для оцифровки всей общественно значимой информации.

К 2020 г. в электронный формат планируется перевести не менее 50% от общего числа единиц хранения.

В петиции Администрации Президента США предлагается создать группу или Федеральную комиссию по сканированию, которая в течение одного года должна ответить на шесть вопросов:

1. Каковы объемы историко-культурного наследия народа США? Каковы объемы общественно значимой информации Администрации и всех национальных институциональных образований? Каково количество всех документов, изображений, видео и др. объектов?

2. Сколько времени потребуется на оцифровку всех этих материалов?

3. Сколько это будет стоить с учетом современных технологий? Есть ли соответствующие исследования на данную тему, и будет ли достигнута экономия от масштаба, которая минимизирует расходы на оцифровку?

4. Какова стратегия цифрового хранения всех этих материалов? Можно ли избежать цифрового устаревания?

5. Что должно войти в стратегию для выявления ограничений на использование материалов? Как определить и защитить информацию, охраняемую законом, содержащую персональные данные или секретные материалы?

6. Каковы экономические и неэкономические выгоды от усилий масштабной оцифровки?

К сожалению, и пользователи, ратующие за самый широкий доступ к объектам культурного наследия в виде электронных копий, и фондодержатели, активно поддерживающие проекты оцифровки, упускают из вида существенный аспект, а именно – утрату копией части информации, присущей оригиналу исторического источника.

Для копий на микроносителях потери включают утрату цвета и физической сущности подлинника, для электронных копий (на первый взгляд) – “только” утрата физической сущности.

Однако не все так просто. Отношение к использованию копий исторических источников в исторических исследованиях (при наличии оригинала) всегда была неоднозначной:

■ с одной стороны, традиционные методы источниковедческой критики существенное внимание уделяют анализу именно физической сущности (“внешняя критика”) источника (носитель информации, методы и материалы фиксации информации и т. п.), которая утрачена в копии;

■ с другой стороны, с позиций учения об информации, копия является самостоятельным объектом, сочетающим в себе информацию оригинала (чаще всего выраженную в символьной форме) с физической формой копии. При этом процесс создания копии – это процесс создания нового исторического источника, аутентичного оригиналу лишь отчасти в семантическом (содержательном) плане, и отличном в прагматическом (целевом) аспекте информации.

С позиций учения об информации, копия является самостоятельным объектом, сочетающим в себе информацию оригинала с физической формой копии.

Исходя из вышесказанного, очевидно, что широкомасштабный переход к цифровым технологиям и “отказ” от работы с оригиналом требуют незамедлительного совершенствования методов источниковедческого анализа, поиска новых подходов и методик, адекватных сложившимся реалиям работы с электронными копиями исторических источников.

Как создать методики

1. Определить понятия. Первым шагом в этом направлении должно стать изучение процесса создания электронных копий исторических источников с точки зрения учения об информации, методов источниковедения и практической реализации работ. 

Проблема создания качественных электронных копий чрезвычайно сложна и многогранна. Не вызывает сомнений тот факт, что она носит ярко выраженный междисциплинарный характер, а ее решение требует совместных усилий широкого круга специалистов, представляющих разные сферы науки и практической деятельности.

В качестве стартовой площадки для объединения усилий необходимо обозначить тему неразработанности терминологического аппарата, путаницу в дефинициях и в определении существа процессов создания электронных (цифровых) копий архивных документов (и шире – исторических источников любых типов и видов) и их последующего использования. С сожалением придется констатировать, с одной стороны, отсутствие (или противоречивость) нормативно-методических актов, национальных ГОСТов, вводящих единообразие в терминологию, описывающих и регулирующих технологические процессы, а с другой, – значительное негативное влияние, оказываемое заимствованием англоязычной технической терминологии, повсеместным распространением неудачных переводов, транслитераций, и иногда и “калек” с иноязычных терминов. При этом стоит особо подчеркнуть, что за рубежом данная терминология также не является строго унифицированной, а при переносе на отечественную почву трактовки лексических значений заимствованных терминов различаются уже не только у разных авторов, но даже в рамках одного и того же официального документа.

Без выработки единого словаря терминов, одинаково понимаемых как гуманитариями, так и техническими специалистами, без проникновения в специфику работы каждой из вовлеченных в процесс сторон, добиться качественного решения проблемы создания электронных копий исторических источников практически невозможно.

Тем более что сам процесс создания электронных копий включает в себя целый ряд вопросов, без получения ответов на которые (желательно, уже на самом первом этапе организации деятельности по оцифровке (сканированию)), сложно, а подчас и бессмысленно начинать проведение каких-либо работ.

2. Осуществление проектов оцифровки. Приступая к оцифровке и анализу ее результатов, необходимо ответить на ряд вопросов, среди которых можно назвать следующие:

1. Что и в какой последовательности сканируется?

2. Для чего сканируется?

2.1. Каковы требования для электронных копий различного назначения?

3. С помощью чего сканируется?

3.1. Каковы технические требования к оборудованию и персоналу?

4. Каковы требования к процессу сканирования?

5. Каковы требования к результирующему файлу (мастер-копии; копии второго и последующих поколений)?

5.1. Как обеспечивается аутентичность (адекватность) электронной копии оригиналу?

5.2. Как заверяется подлинность электронной копии и достоверность ее информации?

5.3. Как решаются проблемы авторского права в отношении электронной копии?

5.4. Каким образом поступать, если внешний вид оригинала изменился?

6. Как и где хранятся электронные копии?

6.1. Как обеспечивается информационную безопасность электронных копий?

7. Как учитываются электронные копии?

8. Как используются электронные копии?

8.1. Как ведется учет их использования?

Нетрудно заметить, что эти вопросы являются взаимосвязанными, и их рассмотрение по отдельности не приведет к получению искомого результата, т. е. решение должно быть комплексным. Более того, это решение должно быть скоординированным, в его формировании должны принять участие все организации, которые хранят исторические источники, – объекты музейного, архивного и библиотечного фондов; осуществляют создание электронных копий, занимаются решением вопросов их дальнейшего использования и сам пользователи.

К сожалению, крупнейшие российские держатели объектов историко-культурного наследия, которые должны решать данные проблемы, вырабатывая единую национальную методологию и методику оцифровки, предпочитают действовать самостоятельно и разобщено.

Этот подход не является эксклюзивно российским, он воспроизводится во многих странах. Однако в мировой практике осуществления проектов оцифровки объектов историко-культурного наследия существует и иной, более прогрессивный способ, предполагающий выработку и применение единых национальных (или международных) стандартов комплексной (т. е. междисциплинарной) организации проектов. Примером единых национальных подходов в области сканирования могут быть стандарты национальной концепции интероперабельности (Испания), размещенные в публичном доступе для общественного обсуждения. Такое же публичное обсуждение Руководства по оцифровке документов (Managing digitisation programs and projects) проекта “Выдержать проверку временем” (Future Proof NSW, начало реализации – 2008 г.) проходит в Австралии (Управление государственных документов штата Новый Южный Уэльс, Австралия, NSW State Records).

Примером единых национальных подходов в области сканирования могут быть стандарты национальной концепции интероперабельности (Испания). 

На последнем документе хотелось бы остановиться особо, т. к. в нем в концентрированной форме выражены идеи комплексной организации и менеджмента проектами, т. е. всего того, что включается в понятие интероперабельности. В Руководстве, в частности, говорится: “Важно четко определить цели и охват проекта, и тщательно отобрать документы. Планирование, методология управления проектами и разумные процедуры должны направлять процесс оцифровки, а персонал должен быть соответственно обучен для того, чтобы исполнять свои обязанности и воспринимать перемены. Должны быть приняты решения о том, проводить ли оцифровку своими силами или передать ее на аутсорсинг, о необходимом оборудовании и о критериях для выбора технических стандартов и метаданных, обеспечивающих пригодность графических образов для решения поставленных задач, а также сохранения ими основных характеристик документов. Должны быть определены и реализованы меры по обеспечению контроля качества оцифровки”

Перечисленные в Руководстве проблемы полностью совпадают с вынесенными в начало статьи вопросами, что еще раз подтверждает мысль о том, что они являются типовыми и для разных стран, и для разных фондодержателей (архивов, библиотек и музеев).

За рубежом координация усилий различных организаций по преодолению стоящих проблем осуществляется Международным советом архивов (МСА), который в программном документе “Стратегический курс на 2008–2018 гг.” обозначил основные направления своей деятельности. Заметное место среди них отведено “Поиску решений проблемы сохранения электронных документов и цифровых копий архивных документов, представляющих историческую ценность”, а также “использованию новых технологий (электронных документов и цифровых копий архивных документов на других носителях информации) для улучшения доступа к архивам”. 

К сожалению, придется признать, что в Российский Федерации, как и на всем постсоветском пространстве, зарубежный опыт организации комплексных проектов создания электронных копий исторических источников остался практически не замеченным и не востребованным. Единственным исключением из общего правила является попытка Федерального архивного агентства (Росархива) начать комплексное решение поставленных вопросов в рамках ведомственной программы информатизации Росархива и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг

Первым шагом в реализации Программы стало тотальное обследование государственных архивов субъектов федерации и создание информационной базы, позволяющей анализировать и проводить мониторинг проектов оцифровки, осуществляемых на местах. База была создана Всероссийским институтом документоведения и архивного дела по заказу Росархива в конце 2011 г. в рамках научно-исследовательской работы на тему “Изучение опыта оцифровки (сканирования) документов Архивного фонда в архивных учреждениях Российской Федерации”. Она обобщает опыт 93 государственных архивных учреждений субъектов федерации по переводу архивных фондов в цифровой вид, и позволяет получить определенный срез информации, характеризующий общую ситуацию в вопросах создания электронных копий.

Полученные сведения и сделанные на их основе выводы находятся в фарватере общих тенденций, которые сложились как в отечественной, так и в зарубежной практике оцифровки фондов библиотек, музеев, архивов.

Последнее утверждение основано на анализе многочисленных проектов, осуществляемых различными зарубежными институциями, в т. ч.  в рамках программы ЮНЕСКО “Память мира”. Одним из направлений этой программы является проект “Память мира в цифровую эпоху: оцифровка и сохранение” (“Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation”), прямо нацеленный на формирование электронных копий архивных, музейных и библиотечных фондов и развитие нового тренда в мировой историографии, известного под названием Digital History. Это направление предоставляет широкому пользователю возможность увидеть в режиме он-лайн электронные образы наиболее значимых исторических документов и артефактов, характеризующих конкретную историческую эпоху, событие, персоналию. 

Зримым воплощением этой тенденции стали осуществляемые различными общественными, научными и учебными организациями стран Европы и Америки проекты по созданию тематических исторических порталов, представляющих базы данных с описанием архивных, библиотечных документов и музейных артефактов, а также электронных образов этих исторических источников.

Опыт реализации этих проектов стал для соответствующих государственных структур многих стран основой понимания необходимости выработки единых правил, рекомендаций и стандартов, которые должны регулировать процессы создания и функционирования электронных ресурсов на основе оцифровки национальных исторических источников на всем протяжении их жизненного цикла: от момента постановки задачи о создании электронной копии до периода обеспечения сохранности и поддержания актуальности данного ресурса (т. н. “сопровождения”).

Сложность осуществления такого подхода, разработки, принятия и поддержания в актуальном состоянии нормативно-методических требований во многом связана с пониманием содержания каждого из этапов этих процессов и существа проблем, возникающих в ходе их реализации.

В качестве иллюстрации последней мысли вернемся к рассмотрению некоторых практических вопросов из списка проблем, связанных с организацией процесса создания электронных копий объектов историко-культурного наследия.

Первый вопрос о приоритетах в оцифровке: что и в какой последовательности сканируется?

Ответ на данный вопрос чрезвычайно актуален для всех организаций, хранящих как письменные, так и вещественные исторические источники. Тем не менее, не будет преувеличением сказать, что большинство фондодержателей, активно занимающихся процессом создания электронных копий хранящихся у них артефактов и документов, не имеют перспективных планов перевода фондов в цифровой вид. 

Первой институцией в Российской Федерации, которая обозначила задачу формирования перспективного поэтапного плана оцифровки с последующим его мониторингом, стало Федеральное архивное агентство. В рамках уже упомянутой Программы информатизации на 2012–2013 гг. предусматривается осуществление работ по определению приоритетов в оцифровке документов и созданию перспективного поэтапного плана сканирования документов Архивного фонда. Очевидно, что Программа информатизации Росархива будет реализовываться не только на федеральном уровне, но и на уровне архивных учреждений субъектов Российской Федерации, и, следовательно, набор перечисленных в ней мероприятий станет типовым для разработки и реализации региональных программ информатизации архивов.

В Национальной программе сохранения библиотечных фондов Российской Федерации, и в “Основных направлениях развития деятельности по сохранению библиотечных фондов в Российской Федерации на 2011 – 2020 годы”, одобренных решением коллегии Минкультуры России от 29.11.2011 № 16 ничего не говориться не только о формировании единого перспективного плана перевода библиотечных фондов в цифровой вид, но и о принципах и приоритетах отбора книжных памятников для формирования страхового фонда документов библиотек.

Справедливости ради необходимо сказать, что в п. 7 “Планирование работ по созданию страхового фонда документации” ГОСТ Р 33.505–2003. “Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием” отмечается, что “При планировании работы по созданию СФД Национального наследия первоочередному копированию подлежат документы национального наследия, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе. Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций – держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций” и оформляется в виде ежегодного плана в каждой организации-фондодержателе.

Это направление (создание перспективного плана оцифровки) не нашло своего отражения и в утвержденной постановлением Правительства РФ № 186 «О федеральной целевой программе “Культура России (2012–2018 годы)”».

Но независимо от создания планов, процессы оцифровки уже идут, и в качестве приоритетов для определения последовательности обычно обозначаются:

■ оцифровка уникальных и особо ценных документов;

■ оцифровка наиболее востребованных документов;

■ оцифровка ветхих документов (документов в плохом физическом состоянии);

■ оцифровка тематических коллекций (как правило, фотоколлекций, собраний метрических книг, ревизских сказок и т. п. – т. е. тематика генеалогии и “датная” тематика, приуроченная к определенной исторической дате).

Этот перечень приоритетов можно экстраполировать на опыт любых учреждений культуры, которые занимаются оцифровкой. Мотивация такого выбора понятна и очевидна: желание архивистов, библиотекарей, музейщиков сохранить оригинал путем его изъятия из непосредственного обращения в читальном зале не подвергается ни сомнению, ни осуждению. Но при этом за скобками оказывается вопрос: как будет “чувствовать” себя оригинал после проведения процедуры оцифрования (сканирования)?

Вопрос о выборе сканирующего оборудования рассматривается не в связи с задачей работы с оригиналами объектов историко-культурного наследия, а совершенно отдельно.

К сожалению, серьезность проблемы выбора сканирующего оборудования с точки зрения его безопасности для оригинала ускользает от внимания многих участников проектов оцифровки. Тем не менее, ее актуальность не зависит от времени и находит все большее подтверждение в выступлениях специалистов разных стран на различных форумах.

В России тоже много говорилось на эту тему в течение 2011 г. в рамках конференции в г. Королев, на ежегодной библиотечной конференции в г. Судак.

Более того, оценив масштаб проблемы, Федеральное архивное агентство в конце 2011 г. сумело силами НИИ репрографии (г. Тула) осуществить Научно-исследовательскую работу по разработке для целей оцифровки фондов и распространить по архивным учреждениям страны специальную компьютерную программу и рекомендации по выбору сканирующего оборудования. Это программное обеспечение, построенное на применении метода анализа иерархий, должно хотя бы отчасти помочь в вопросах выбора сканеров. 

Справедливости ради следует сказать, что тема негативного воздействия сканеров на оригиналы далеко не исчерпана. Она должна быть изучена с привлечением специалистов многих областей, и, прежде всего, реставраторов. Она требует изучения влияния различных существующих и применяющихся моделей сканирующего оборудования на коллекциях эталонов носителей информации (папируса, пергамена, бумаги разных периодов) и писчих материалов с непременным использованием методик старения. Эта экспертная работа должна быть постоянной и налаженной, а через процедуру оценки применимости для работы с объектами культурного наследия должны проходить все модели оборудования, которые предполагается использовать для решения задач оцифровки.

ВЫНОС В ТЕКСТЕ

На сегодняшний день без ответа остаются два ключевых вопроса о том, кто (какое ведомство) создаст рабочую группу, способную решать данные задачи? кто будет осуществлять финансирование этих работ? Еще раз подчеркнем, что решение этих задач входит в круг интересов всех структур, которые, так или иначе, работают в области оцифровки историко-культурного наследия.

При этом нелишне напомнить, что ответ на вопрос о сохранности подлинников исторических источников и продлении их существования во времени носит не узкопрофессиональный характер, а является мерилом состоятельности и ответственности всего научного сообщества независимо от того, к какому направлению (теоретическому или практическому) научного знания относится тот или иной его представитель.

Второй вопрос. Его следует формулировать, учитывая то, что задачи оцифровки объектов историко-культурного наследия стали всемирным трендом. Для чего (с какой целью) и для кого (кто является потребителем электронных копий) проводится оцифровка документов?

Вариантов ответа может быть много. Остановимся на самых очевидных. Поскольку электронные копии исторических источников на сегодняшний день не могут рассматриваться в качестве страхового фонда в силу отсутствия соответствующей нормативно-методической базы, следовательно, оцифровка ведется для формирования фонда пользования (в читальных залах, в режиме удаленного доступа). 

Необходимо признать, что пользовательская аудитория не монолитна. В ней выделяются различные группы пользователей, которые предъявляют свои специфические требования к качеству электронных копий исторических источников. 

Абстрагируемся на время от такой пользовательской группы, как интернет-серфингисты, для которых вопрос качества копии вообще не является приоритетным, или для тех, кого интересует только символьная составляющая информации, т. е. текст без детализации, внешнего оформления книги, документа, без истории создания, бытования и т. п.

Поговорим об исследователях, трактуя этот термин максимально широко, и причисляя к ним людей, занимающихся не только чистой наукой, но и преподаванием, и обучением, и просветительством.

Для этой пользовательской аудитории вопрос аутентичности (адекватности) электронной копии оригиналу исторического источника, ее репрезентативности, полноты, достоверности и юридической значимости (в отдельных случаях), т.е. всего того, что также должно быть отнесено к понятию “качества”, выходит на первый план. Эти элементы источниковедческого анализа (которые в разных научных дисциплинах могут так и не называться) являются обязательной частью любого исследования независимо от области науки, в которой работает тот или иной исследователь.

Значение перечисленных характеристик становится особо критичным в связи с тем, что на практике пользователи работают не с электронными мастер-копиями, сделанными с оригиналов, а с копиями второго и последующих поколений (т.е. преобразованных и специально подготовленных для представления в читальных залах или в режиме удаленного доступа), которые и формируют фонд пользования. Технологическая линейка создания этих копий (в отличие от технологии микрофильмирования, применяемой для создания СФД), во-первых, не имеет на сегодняшний день разработанных, принятых и действующих стандартов, а во-вторых, включает обязательную процедуру преобразования(ий) (графической обработки, изменения форматов, миграции, интеграции в другие программы и т.п.) электронной мастер-копии в нужный формат, вид и т. п., т. е. предполагает абсолютно не регламентированное вмешательство исполнителя(лей) в электронную мастер-копию, или рабочую копию, сделанную с мастер-копии. 

В результате жизненно важным является необходимость понимания комплексности понятия качества электронных копий и необходимости его (качества) обеспечения одновременно по многим параметрам, среди которых можно выделить:

■ качество описания оригинала исторического источника и отдельного, самостоятельного описания его цифровой копии;

■ качество сканирования (оцифровки);

■ качество графической обработки электронной копии;

■ качество хранения и использования электронной копии. 

Продолжение следует...



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Рассылка




© Актион-МЦФЭР, 2006–2017. Все права защищены.

Информация на данном сайте предназначена только для работников учреждений культуры.
Свидетельство о регистрации средства массовой информации Эл № ФС77-64930 от 24 февраля 2016г.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы скачать файл на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников учреждений культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Сайт предназначен для работников учреждений Культуры!

Чтобы продолжить чтение статей на портале CULTMANAGER.RU, пожалуйста, зарегистрируйтесь.
Это займет всего 57 секунд. Для вас будут доступны:

— 900 статей
— 1500 ответов на вопросы
— видеосеминары
— множество форм и образцов документов
— бесплатная правовая база
— полезные калькуляторы
— лучшие проекты в области культуры

Вы также получите подарок — pdf- журнал «Справочник руководителя учреждения культуры»

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль